Журнали реєстрації документів

У кожного секретаря в процесі роботи з`являються десятки всіляких журналів реєстрації. Деякі скрупульозно ведуться з року в рік, інші ж перестають існувати буквально через пару днів.

Відео: Які повинні бути журнали реєстрації і як їх прошити - Олена А. Пономарьова

Функції журналів реєстрації

Фіксування факту створення / надходження в організацію документа, надання документа, поряд з іншими реквізитами, юридичної сили.

  1. Впорядкування масиву документів, вибудовування їх у хронологічному порядку.
  2. Відправна точка контролю: адже саме від дати реєстрації документа відраховується термін його виконання.
  3. Зберігання довідкової інформації про документи.
  4. Нарешті, незамінна функція пошуку документів.

Що таке реєстрація?

На це питання найкраще відповість нормативний документ «Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів. Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003 »(затв. Росархивом):

3.8. Реєстраційний номер документа (реквізит 12) складається з його порядкового номера, який може доповнюватися на розсуд організації літерним позначенням найменування документа, посади (або прізвища) підписала, індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавців і ін.

Відео: Заповнення журналу реєстрації інструктажу на робочому місці

Реєстрації підлягають всі створюються в організації документи і надходять від інших організацій і фізичних осіб. Документи реєструються децентралізовано. Реєстраційний номер є обов`язковим реквізитом кожного документа.




Реєстрація документа полягає в запису необхідних відомостей про документ у реєстраційних форми, присвоєння документу відповідного реєстраційного номера і проставлення його безпосередньо на документі.

Відео: Внутрішні документи журнал реєстрації

Наявність на документі реєстраційного номера свідчить про те, що він включений до інформаційного масиву організації.




Реєстраційний номер документа, складеного спільно двома і більше організаціями, складається з реєстраційних номерів документа кожної з цих організацій і може проставлятися через косу риску згідно з послідовністю зазначення авторів в документі.

Місце проставлення реєстраційного номера залежить від використовуваного бланка та виду документа.

Які журнали реєстрації потрібно вести?

Перерахуємо мінімальний набір журналів реєстрації документів, що діють в канцелярії організації. Кожен з журналів забезпечений універсальною формою. Підкреслимо, що ні в одному з обов`язкових нормативних актів ці форми не закріплені, а отже, організація має право взяти їх за основу і розширити (або скоротити) виходячи зі своїх потреб:

  • Журнал обліку вхідних документів
  • Журнал обліку вихідних документів
  • Журнал обліку наказів по основній діяльності
  • Журнал обліку службових записок
  • Журнал обліку договорів

Перераховані документи, які рекомендується враховувати, утворюються в діяльності практично кожної організації, незалежно від її розміру, форми власності та кількості працівників. З ростом компанії і збільшенням штату з`являються нові основні типи і види документів, а слідом за ними створюються нові журнали.

Мінімальний набір реєстраційно-облікових документів для відділу кадрів представлений в таблиці.

Основні реєстраційно-облікові документи для відділу кадрів



ІНШЕ

Бланки документів у 2017 році фото

Бланки документів у 2017 році

Будь-який документ має ряд обов`язкових реквізитів, які залежать від найменування документації. Бувають ситуації, в…

Бланк документа фото

Бланк документа

Незалежно від того, якими бланками користується організація, в будь-якому випадку бланк повинен бути побудований…

Реєстрація документів фото

Реєстрація документів

У будь-якій організації існує ряд документів, які, так чи інакше, мають відношення до роботи самого підприємства. А щоб…

Вихідні документи фото

Вихідні документи

Дізнайтеся, як відрізнити вихідні документи від вхідних і внутрішніх, в якому порядку здійснюється реєстрація вихідних…

Розпорядчі документи фото

Розпорядчі документи

Дізнайтеся, що представляють собою розпорядчі документи, які їх види може містити система розпорядчих документів…

Внутрішні документи фото

Внутрішні документи

Дізнайтеся, що представляють собою внутрішні документи, які види внутрішніх документів в 2016 році найчастіше…

Документи діловодства фото

Документи діловодства

Стаття присвячена особливостям роботи з документами на різних етапах діловодства. Дізнайтеся, які існують види…

Вхідні документи фото

Вхідні документи

Дізнайтеся, як відбувається обробка вхідних документів в 2016 році, які існують види вхідних документів, чому…

» » Журнали реєстрації документів