Інструкція з підготовки і передачі документів до архіву

У статті буде розглянуто один з найважливіших локальних нормативних актів щодо зберігання документів - інструкція з підготовки та передачі справ в архів організації. Ця інструкція в рівній мірі необхідна як співробітникам структурних підрозділів, так і працівникам служби ДОУ. Першим - тому, що є покроковим керівництвом по обробці документів при підготовці їх до зберігання, а другим - тому, що покладає зазначені обов`язки на підрозділи організації і дає право вимагати від них передачі в архів коректно скомпонованих і оформлених справ. Зразок інструкції наводиться в статті.

Оскільки уніфікованої і обов`язкової для всіх організацій форми інструкції з підготовки та передачі документів до архіву організації не існує, кожна компанія розробляє її самостійно, виходячи з власних традицій і потреб в зберіганні документів. В якості основи для розробки інструкції використовуються Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву 06.02.2002, далі в статті - «Основні правила»).

Вже згадана інструкція проходить звичайний шлях локального нормативного акта: працівник архіву розробляє її проект, який узгоджується із зацікавленими посадовими особами і затверджується керівником організації. Всі структурні підрозділи повинні отримати копію інструкції.

Приклад інструкції з підготовки та передачі документів до архіву

Наведемо зразок інструкції з підготовки та передачі документів до архіву звичайної недержавної організації. Після прикладу прокоментуємо положення інструкції, що стосуються питань прийому в архів документів з невеликими термінами зберігання, а також зберігання та знищення електронних документів.

№ п / п

Індекс справи за номенклатурою

Заголовок справи за номенклатурою

крайні дати

Термін зберігання

Кількість листків

Примітка

Справи в кількості ______________________________________ од. хр. на зберігання здав:

(цифрами та прописом)

№ п / п

індекс документа

Дата документа

заголовок документа

Номери аркушів од. хр.

Примітка

Разом: ___________________________________________________________ документів

(цифрами та прописом)

Кількість аркушів внутрішнього опису ____________________________ документів

(цифрами та прописом)
(Найменування посади працівника структурного підрозділу)	(Підпис)	(розшифровка підпису)

«___» ______________ 20___ р

(Найменування посади працівника служби ДОУ)

(Підпис)

(розшифровка підпису)

«___» ______________ 20___ р

додаток 5

до інструкції з підготовки та передачі документів до архіву

(Затв. Генеральним директором ТОВ «Альтаїр» 26.12.2014)

ЛИСТ-засвідчувач СПРАВИ № ________________

У справу подшито і пронумеровано ____________________________________________________________________________

(цифрами та прописом)

листів, в тому числі: