План навчання користувачів роботі в сед

При уявній простоті завдання складання плану навчання, проте, їй слід приділити особливу увагу.

Критерієм успішного впровадження СЕД є як успішне проведення випробувань системи, так і ступінь задоволеності користувачів від роботи з системою. Останній фактор багато в чому залежить не тільки від інтерфейсу системи, але і від успішності проведеного навчання, готовності користувачів змінити звичні й усталені для них способи роботи. Тому при розробці плану навчання важливо не стільки визначити етапи та часові витрати на навчання, скільки правильно виділити цільові групи користувачів і пропрацювати індивідуальний підхід для кожної навченою групи.

Розробка підходу включає в себе визначення форми і місця проведення навчання для кожної виділеної групи користувачів, а також формат, програму і способи контролю отриманих знань для кожної групи виходячи з її цільового призначення.

У загальному випадку при складанні плану навчання повинні бути визначені наступні складові:

Відео: Введення в СЕД ДЕЛО

1. Цільові групи користувачів.
2. Форма навчання для кожної групи.
3. Місце проведення навчання для кожної групи.
4. Графік навчання.

Система автоматизації діловодства і документообігу: цільові групи користувачів

Даний параметр визначає кількість і склад груп учнів користувачів з точки зору функціонального використання системи.

Відео: Робота з Lotus Notes

Наприклад, виділення групи рядових користувачів і групи адміністраторів системи.

Далі рядових користувачів рекомендується розбити на групи: виходячи з займаної позиції, наприклад, виділити в окремі групи вище керівництво і рядових співробітників, або виходячи з рольового участі в бізнес-процесах, автоматизованих за допомогою СЕД, наприклад, виділити в окремі групи секретарів-діловодів, вище керівництво, виконавців і т.д.

Для кожної цільової групи повинна бути розроблена індивідуальна програма навчання. При цьому важливо приділяти увагу як методичної складової, так і способом викладу матеріалу, тому що Останнім дозволяє зняти в ряді випадків психологічні бар`єри, які в подальшому можуть перешкодити користувачам «прийняти» нову систему і застосовувати її у своїй роботі.

Форма навчання

Форма навчання може бути очної та заочної. У першому випадку проводяться групові або індивідуальні консультації користувачів. У другому випадку навчання засноване на самостійному вивченні користувачами наданих їм методичних матеріалів з подальшим тестуванням і виконанням контрольних завдань.

Варто відзначити, що заочне навчання користувачів має сенс вводити тільки в інформаційно розвинених організаціях, де практикується підвищення кваліфікації співробітників за допомогою самостійного вивчення методичних матеріалів. В якості методичного забезпечення для самостійного вивчення можуть бути використані документи: посібники, презентації і навіть відеоролики.

За кількістю учасників виділяють групове та індивідуальне навчання. Індивідуальне навчання, як правило, проводиться тільки для керівництва організації.

Місце проведення навчання

При очній формі навчання користувачів зазвичай проводиться в навчальному класі на території організації-замовника СЕД або на території організації, що здійснює впровадження СЕД. У більшості випадків навчання йде на території замовника в спеціально обладнаному навчальному класі. У разі індивідуального навчання (наприклад, навчання керівництва організації) навчання проводиться на робочому місці користувача.

Варіанти проведення навчання