Факсиміле: ключові аспекти використання

Процедуру підписання документів можна оптимізувати розподілом повноважень і наданням права підпису заступникам керівника, іншим працівникам відповідно до їх компетенції або використанням факсимільного відтворення підпису керівника (ів) / працівників.

Час від часу в кожній організації виникають ситуації, коли терміново необхідний підпис керівника на документі, а він зайнятий або відсутній. Або навпаки - керівник з подивом дивиться на стопку документів, яку повинен підписати, і резонно цікавиться - чи не можна якось оптимізувати цей процес.

Який порядок виготовлення факсиміле?
Як враховується факсиміле?
Які основні види документів, в яких заборонено використання факсиміле?
Як зберігати і знищувати факсиміле?

Відео: Рада Юриста :: використання факсиміле

визначення факсиміле

У законодавстві поняття факсиміле не визначено, і єдиним документом, який регламентує можливі випадки його застосування, є Цивільний кодекс Російської Федерації (ГК РФ) *.

Відео: Виготовлення факсиміле

Звернувшись до словників, знаходимо такі визначення факсиміле:

Факсиміле ** (від лат. Fac simile - зроби подібне) - 1) точне відтворення графічного оригіналу (документа, рукописи, підписи) фотографічним або друкованим способом-2) кліше-печатка, що відтворює власноручний підпис.

Відео: Факсиміле замовити

Факсиміле *** - 1) точне відтворення рукопису, документа, підписи, зображення-кліше, що відтворює таку подпісь- 2) про рукописи, документі, підписи, зображенні: точно відтворений.

Однак після моменту прийняття керівником рішення про застосуванні факсиміле до моменту його фактичного використання повинно відбутися важлива подія - процес роботи з факсиміле необхідно регламентувати. Це може бути зроблено за допомогою видання локального нормативного акта - наказу про використання факсиміле або окремого положення / інструкції про факсиміле.

Видання окремого положення / інструкції про факсиміле більш переважно у великих компаніях з великим документопотоком, різноманітним видовим складом документів, наявністю факсиміле не тільки у першої особи, але і у інших працівників. Ці чинники диктують потребу найбільш детально прописати основні принципи роботи з факсиміле, зокрема:

Порядок виготовлення факсиміле.
Порядок обліку факсиміле.
Порядок використання факсиміле (включаючи проАГАЛЬНІ види документів, на яких може проставлятися факсиміле, і перелік осіб, відповідальних за виготовлення, проставлення, зберігання факсиміле).
Порядок зберігання факсиміле.
Порядок передачі факсиміле.
Порядок знищення факсиміле.
Відповідальність за порушення встановленого порядку роботи з факсиміле.

Розглянемо докладніше кожен з пунктів.

Порядок виготовлення факсиміле

Встановлюючи порядок виготовлення факсиміле, потрібно визначити:

Відео: Додавання шрифту, отрисовка факсиміле, переклад лого в криві

хто займається виготовленням факсиміле (посадова особа або структурний підрозділ);
процедуру узгодження зразка факсиміле.

Обов`язок по організації виготовлення факсиміле зазвичай покладається на службу документаційного забезпечення, яка розміщує замовлення в штемпельно-граверних підприємствах.

Для виготовлення якісного факсимільного відтворення підпису керівнику необхідно розписатися кілька разів на чистому аркуші паперу, з декількох варіантів вибирається найкращий зразок для факсиміле. Розмір особистого підпису повинен збігатися з бажаними розмірами факсимільного зображення.

В даний час переважно виготовляються факсиміле з автоматичною оснащенням, що забезпечує швидке проставлення добре помітного друкованого відбитка на великій кількості документів.

облік факсиміле

Наступним етапом при роботі з факсиміле є його облік в спеціальній формі - журналі обліку. Якщо в організації використовується невелика кількість факсиміле (наприклад, тільки першої особи), облік факсиміле може вестися в журналі обліку печаток і штампів організації (приклад 1).

Юридичний