Форми документів

Відео: Форми документів з інтернету: використовувати чи ні?

Систематизація та зберігання документів - Формидокументов

В цьому підрозділі ви знайдете шаблони і приклади, необхідні для правильної систематизації та зберігання документів організації: формування номенклатури справ, проведення експертизи цінності, підготовки документів до архівного зберігання.

Систематизація документів і формування справ

номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в діловодстві організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. У номенклатуру справ включаються всі документи, що утворюються в діяльності організації, крім технічної документації та друкованих видань.
Після закінчення календарного року до номенклатури справ складається підсумковий запис про кількість заведених справ по різних категоріях: постійного і тимчасового термінів зберігання. По кожній категорії справ підраховується також кількість не закінчених в минулому календарному році справ (Перехідних) та кількість справ з відміткою ЕПК.Справа - це документ або сукупність документів, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку.

Форма Номенклатури справ організації
Приклад Номенклатури справ організації (Файл доступний тільки передплатникам)
Форма Номенклатури справ структурного підрозділу організації
Форма підсумкового запису до номенклатури справ організації
Приклад підсумкової записи до номенклатури справ організації (Файл доступний тільки передплатникам)
Наказ про підготовку НД організації (Файл доступний тільки передплатникам)

Експертиза цінності документів

Експертиза цінності документів - це вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх на постійне зберігання.
За результатами експертизи цінності документів в організації складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню.

Приклад оформлення Положення про експертну комісію (Файл доступний тільки передплатникам)
Форма опису справ постійного зберігання
Форма опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання
Форма опису справ з особового складу
Приклад описи справ постійного зберігання (Файл доступний тільки передплатникам)
Форма акта про виділення до знищення справ
Приклад акту про виділення до знищення справ (Файл доступний тільки передплатникам)

Підготовка документів до архівного зберігання

Передані в архів справи підлягають повному оформленню, яке передбачає: підшивку чи палітурку справи-нумерацію аркушів справи-складання листа-заверітеля- складання, в необхідних випадках, внутрішнього опису документів-внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення назви організації, реєстраційного індексу справи, крайніх дат справи, заголовка справи) .
В кінець кожного справи підшивається чистий бланк листа-завірителя, а в початок - для обліку особливо цінних документів - бланк внутрішнього опису документів справи. Лист-засвідчувач складається в справі на окремому аркуші, в книгах - на зворотному боці останнього чистого аркуша, в картотеках - на окремому чистому аркуші формату карточкі.Внутренняя опис документів справи складається для обліку документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, облік яких викликається специфікою даної документації (особливо цінні, особисті, судові, слідчі справи і т.д.), а також для обліку справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, сформованих по різновидах документів, заголовки яких не раск ивают конкретний зміст документа.

Форма листа-завірителя справи
Приклад листа-завірителя справи (Файл доступний тільки передплатникам)
Форма внутрішнього опису документів
Приклад оформлення внутрішнього опису документів (Файл доступний тільки передплатникам)
Форма обкладинки справи
Приклад оформлення обкладинки справи (Файл доступний тільки передплатникам)
Форма підсумкового запису та засвідчувального напису
Приклад підсумкової записи і засвідчувального напису (Файл доступний тільки передплатникам)
Форма опису справ організації постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу структурного підрозділу організації
Форма примірного договору

Повернутися в розділ "Систематизація і зберігання документів"