Систематизація та зберігання документів
Систематизація та зберігання документівУ новому розділі сайту "Систематизація та зберігання документів" ми зібрали для…
Терміни зберігання вхідної та вихідної документації залежать від виду документа. Рекомендується за загальним принципом зберігати документацію не менше трьох років, що зручно для проходження перевірок кожні три роки. Окремі документи можуть зберігатися менше або більше, журнали реєстрації зберігаються до 5 років. Розберемося в нюансах.
Вхідна документація - це все листи, документи або заяви, які надходять в організацію.
Будь-яка компанія щодня обробляє масу входить ділової документації. Щоб документи не загубилися і відповідальні особи могли отримати позначку про доставку, ведеться реєстрація вхідних листів. Самі листи зберігаються в організації.
За загальним правилом термін зберігання вхідної документації становить 5 років. Більшість листів ділового характеру, які надходять в організацію, потрібно зберігати 5 років в архіві і витягувати при необхідності (спірних ситуаціях, запитах наглядових органів). Термін зберігання можна встановити для окремих листів за ступенем їх важливості для організації.
Формуючи справи, пам`ятайте, що небажано розривати пов`язані листи, такі як лист-прохання і лист-відповідь. Ці ділові листи об`єднують в одній справі.
Відхиляються від загального правила терміни зберігання вхідних ділових листів встановлюють за класифікацією типів листів, що надходять в організацію. Кожному виду листів присвоюється свій термін. Можна розрізняти листи з листуванням, листи з інформацією про надання послуг. При формуванні справ не можна об`єднувати в одну справу листи з різним терміном зберігання.
Встановлюючи скорочені терміни зберігання окремих видів вхідної документації, пам`ятайте, що вхідні листи від органів державної влади повинні зберігатися не менше 5 років. Іноді для листування з тими чи іншими органами може потребувати кількох справ.
Рекомендуємо матеріали по темі:
Вихідні документи - це всі листи і документи, які організація надсилає поштою або з кур`єром, передає зовнішнім особам і організаціям.
Вихідна документація, як і входить, зберігається в організації в загальному випадку 5 років. Для окремих документів або листів можна цей термін збільшити. Окремі ділові листи можна зберігати 10 і більше років. Підстави для такого тривалого зберігання потрібно закріпити в інструкції з діловодства організації.
Реєстрація документів підтверджує те, що лист отримано або надіслано. Листа присвоюється номер в порядку, встановленому в інструкції з діловодства. Інформацію про ділової документації обов`язково фіксують. Вхідна та вихідна документація в організації реєструється у відповідних журналах. Журнали потрібні, щоб систематизувати потік документації, знайти запис про листи за запитом, упевнитися, що державний орган, який надіслав запит, отримав відповідь. Журнали оформляються друкарським способом і закуповуються щорічно.
Починаючи з першого числа нового року потрібно почати новий журнал з першого робочого дня. Облік вхідної та вихідної документації можна вести в електронному вигляді, але в традиційному діловодстві все електронні записи повинні дублюватися в паперовому варіанті. Графи журналів можуть відрізнятися в залежності від друкарні-виготовлювача. Виберіть той, який враховує всі вимоги вашого діловодства або замовте в друкарні журнал з вашими графами.
Журнали виготовляються різного формату, в жорсткому і м`якій палітурці. Вибирайте той, з яким буде зручніше працювати.
Є й інші переваги журналів реєстрації. За ним можна встановити, чи правильні реквізити листа, коли воно було відправлено. Це допоможе уникнути непорозумінь і дозволити сумніви в разі помилки або затримки листи.
Журнали реєстрації зберігаються 3 роки.
Після закінчення терміну зберігання вхідної та вихідної документації всі документи і листи знищують, про що складають акт.
Систематизація та зберігання документівУ новому розділі сайту "Систематизація та зберігання документів" ми зібрали для…
Користь організації централізованого зберігання документів холдингу очевидна: це і економія коштів, і можливість…
В кінці календарного року необхідно провести експертизу цінності зберігаються в організації та її структурних…
Всі вхідні та вихідні листи секретар реєструє з присвоєнням унікального номера, заносить в базу. Як правильно…
Робота з вхідними документами може стати сущим кошмаром для будь-якого секретаря, якщо вона не організована і не…
Відео: Листи прийшли на адресу за пропискою потрібно отримувати, що робити, якщо судове лист повернулосяОдне з важливих…
У будь-яку організацію надходить безліч вхідних документів - листи, преса, рекламні листівки та буклети, і т.д. Щоб…
Багато компаній, що крокують в ногу з часом, вже давно оцінили зручності та переваги використання електронних…
Відео: влоги: організація і зберігання документів, готуємо рулетики з сьомгою, мої ЮВЕЛІРНІ ПРИКРАСИ! BY MariaОдним з…
Будь-яка організація постійно отримує кореспонденцію, робота з якої входить в посадові обов`язки секретаря. Від того,…
Кожна організація часто отримує вхідні документи з інших компаній або від контролюючих органів. Для того, щоб в…
Діяльність будь-якої організації пов`язана з великою кількістю різних документів. І чим більше компанія, тим більше і…
У посадові обов`язки кожного секретаря входить робота з вхідною кореспонденцією. Крім того, що її слід передати…
Терміни зберігання документів за номенклатурою справ різні, а прописуються вони в спеціальних переліках. Інформацію з…
Кожна організація повинна організувати збереження і доступність документів протягом усього терміну їх зберігання. Саме…
У кожній організації повинно бути забезпечено зберігання документів відповідно до їх термінами. Відомо, що різні види…
Кожна організація повинна щорічно здавати на зберігання справи, що складаються з завершених документів. Це необхідно…
Архівне зберігання документів в 2017 році має бути організовано в кожній компанії для забезпечення доступу і збереження…
Будь-яка організація повинна щорічно проводити експертизу цінності та визначати терміни зберігання документів. Однак…
Кожен секретар повинен вміти працювати не лише з внутрішньою документацією в організації, але і з вхідною…
Стаття присвячена особливостям роботи з документами на різних етапах діловодства. Дізнайтеся, які існують види…