Як оформити виписку з документа

Досить часто секретарю доводиться оформляти виписки з документів для партнерських організацій, наглядових органів, співробітників компанії та інших осіб. При цьому працювати доводиться з внутрішніми документами, зміст яких може становити комерційну таємницю, та й скласти виписку не так просто. Розберемося в нашому матеріалі, які вимоги до неї пред`являють.

Що таке виписка з документа і коли її оформляють

Виписка з документації складається з відтвореної частини або декількох частин внутрішнього документа, оформленого в письмовому вигляді. Найчастіше такі виписки потрібні тоді, коли не можна передати третім особам весь документ. Якщо ні конфіденційності, ні обсягу немає, достатньо копії. Виписка - це з точки зору виконавця діловодний аналог копії документа, який оформлюється, якщо є така потреба.

Це може бути пов`язано з наявністю в ньому такої інформації, яка становить для компанії комерційну таємницю. Інший випадок, коли стане в нагоді виписка, відноситься до документів великого обсягу. В цьому випадку весь документ просто не потрібен прохачеві, а досить лише тієї частини, яка містить потрібну інформацію.

При цьому відразу ж стає зрозуміло, що необхідно отримати чіткий запит від сторонньої організації або зацікавленої особи, яка інформація йому потрібна.

Виписки запевняють підписом аналогічно копій документів, про що повинно бути вимога в інструкції з діловодства компанії. Можна передбачити різний порядок засвідчення виписки для внутрішнього користування і для сторонньої організації. У другому випадку печатка організації обов`язково, а в першому можна обійтися іншими реквізитами.

Читайте в електронному журналі:

  • Правила формування справ
  • Звернення громадян до архіву організації
  • Номенклатура справ організації: цілі, функції, порядок розробки

Вимоги до оформлення виписки з документа

Деякі відомства встановлюють жорсткі вимоги до оформлення виписки з окремих документів, але для приватної компанії ці вимоги є обов`язковими. Досить буде врахувати головні принципи формування цього типу документа.

Зверніть увагу, що на виписці з документа секретар повинен вказати номер і дату внутрішньої реєстрації оригіналу документа, на який оформляється виписка. Також пам`ятайте, що особистий підпис керівника або учасника документа не потрібна для оформлення виписки.

Приклад оформлення виписки документа на основі наказу

Виписку оформляють на звичайному аркуші, залишають повністю шапку документа з усіма реквізитами за одним винятком: в назву додають перед видом документа слова:




"Виписка з наказу"

У виписці з документа обов`язково потрібно залишити як є реєстраційний номер і дату вихідного документа.

Вступну частину документа, наприклад, преамбулу наказу по основній діяльності або причини видання наказу по особовому складу, потрібно також залишити без редагування і повністю внести в виписку.

А ось розпорядчу частину потрібно скоротити, залишивши лише суттєві сторони документа, які відносяться до запиту. Наприклад, можна залишити один або кілька пунктів наказу.




Потім в виписку вносять посаду особи, яка заснувало (видало) наказ, ПІБ або ініціали та прізвище без підпису.

Засвідчення виписки з документа

Особливістю цього формату надання інформації про внутрішні документи компанії є необхідність відповідальній особі запевнити виписку. Засвідчення оформляється наступним чином. В самому кінці документа ставиться запис «Вірно», вказується дата запевнення, посаду, ініціали та прізвище відповідальної особи (найчастіше це секретар), підпис і печатку компанії.

Відео: Що таке справжня банківська виписка по рахунку і як вона виглядає

Виписка стає юридично значимим документом лише після запевнення.

Покрокова інструкція з оформлення виписки з документа

Крок 1. Вивчіть вихідний документ

Відео: Кадастрова виписка, кадастровий паспорт: навіщо потрібні і як отримати?

Визначте, яка частина документа-оригіналу потрібна.

Крок 2. Виділіть цитати

Відео: У Азербайджані виписка з нерухомості буде видаватися в режимі on-line

У виписці не можна міняти формулювання, цитати повинні точно збігатися з вихідним документом. Виділіть і скопіюйте всю необхідну інформацію, включаючи реквізити документа.

Крок 3. Оформіть виписку

Перепишіть заголовок документа за зразком вище, вставте вибрані цитати з исходника, реквізити документа (дату, номер, відповідальна особа).

Крок 4. Запевніть

Коли виписка готова, завірте її. Це обов`язки секретаря або кадрового працівника, якщо колишній співробітник подав запит з приводу роботи у вашій організації.

Додайте печатка і підпис керівника компанії, якщо це передбачено локальним нормативним актом з діловодства.



ІНШЕ

Дублікати документів фото

Дублікати документів

Багато секретарі зважаючи на малу досвіду роботи не знають про існування різниці між дублікатом документа і його…

Виписка з наказу фото

Виписка з наказу

Багато секретарі та діловоди часто стикаються з необхідністю створення виписки з наказу. При цій процедурі може…

Бланки документів у 2017 році фото

Бланки документів у 2017 році

Будь-який документ має ряд обов`язкових реквізитів, які залежать від найменування документації. Бувають ситуації, в…

Бланк документа фото

Бланк документа

Незалежно від того, якими бланками користується організація, в будь-якому випадку бланк повинен бути побудований…

Реквізити в 2017 році фото

Реквізити в 2017 році

Кожен офіційний документ має ряд реквізитів, які надають даній діловому папері юридичну силу. Більш того, обов`язковий…

Розпорядчі документи фото

Розпорядчі документи

Дізнайтеся, що представляють собою розпорядчі документи, які їх види може містити система розпорядчих документів…

Оформлення додатків фото

Оформлення додатків

Багато управлінські документи мають додатки. Додатком до документа може бути як самостійний, остаточно оформлений і…

Що таке виписка з егрюл фото

Що таке виписка з егрюл

Відео: Як отримати офіційну виписку з ЕГРЮЛ і ЕГРІПДля отримання виписки з ЕГРЮЛ або ЕГРІП Ви можете звернутися в…

» » Як оформити виписку з документа