Журнали реєстрації документів
У кожного секретаря в процесі роботи з`являються десятки всіляких журналів реєстрації. Деякі скрупульозно ведуться з…
Виписка з документації складається з відтвореної частини або декількох частин внутрішнього документа, оформленого в письмовому вигляді. Найчастіше такі виписки потрібні тоді, коли не можна передати третім особам весь документ. Якщо ні конфіденційності, ні обсягу немає, достатньо копії. Виписка - це з точки зору виконавця діловодний аналог копії документа, який оформлюється, якщо є така потреба.
Це може бути пов`язано з наявністю в ньому такої інформації, яка становить для компанії комерційну таємницю. Інший випадок, коли стане в нагоді виписка, відноситься до документів великого обсягу. В цьому випадку весь документ просто не потрібен прохачеві, а досить лише тієї частини, яка містить потрібну інформацію.
При цьому відразу ж стає зрозуміло, що необхідно отримати чіткий запит від сторонньої організації або зацікавленої особи, яка інформація йому потрібна.
Виписки запевняють підписом аналогічно копій документів, про що повинно бути вимога в інструкції з діловодства компанії. Можна передбачити різний порядок засвідчення виписки для внутрішнього користування і для сторонньої організації. У другому випадку печатка організації обов`язково, а в першому можна обійтися іншими реквізитами.
Читайте в електронному журналі:
Деякі відомства встановлюють жорсткі вимоги до оформлення виписки з окремих документів, але для приватної компанії ці вимоги є обов`язковими. Досить буде врахувати головні принципи формування цього типу документа.
Зверніть увагу, що на виписці з документа секретар повинен вказати номер і дату внутрішньої реєстрації оригіналу документа, на який оформляється виписка. Також пам`ятайте, що особистий підпис керівника або учасника документа не потрібна для оформлення виписки.
Виписку оформляють на звичайному аркуші, залишають повністю шапку документа з усіма реквізитами за одним винятком: в назву додають перед видом документа слова:
"Виписка з наказу"
У виписці з документа обов`язково потрібно залишити як є реєстраційний номер і дату вихідного документа.
Вступну частину документа, наприклад, преамбулу наказу по основній діяльності або причини видання наказу по особовому складу, потрібно також залишити без редагування і повністю внести в виписку.
А ось розпорядчу частину потрібно скоротити, залишивши лише суттєві сторони документа, які відносяться до запиту. Наприклад, можна залишити один або кілька пунктів наказу.
Потім в виписку вносять посаду особи, яка заснувало (видало) наказ, ПІБ або ініціали та прізвище без підпису.
Особливістю цього формату надання інформації про внутрішні документи компанії є необхідність відповідальній особі запевнити виписку. Засвідчення оформляється наступним чином. В самому кінці документа ставиться запис «Вірно», вказується дата запевнення, посаду, ініціали та прізвище відповідальної особи (найчастіше це секретар), підпис і печатку компанії.
Виписка стає юридично значимим документом лише після запевнення.
Крок 1. Вивчіть вихідний документ
Визначте, яка частина документа-оригіналу потрібна.
Крок 2. Виділіть цитати
У виписці не можна міняти формулювання, цитати повинні точно збігатися з вихідним документом. Виділіть і скопіюйте всю необхідну інформацію, включаючи реквізити документа.
Крок 3. Оформіть виписку
Перепишіть заголовок документа за зразком вище, вставте вибрані цитати з исходника, реквізити документа (дату, номер, відповідальна особа).
Крок 4. Запевніть
Коли виписка готова, завірте її. Це обов`язки секретаря або кадрового працівника, якщо колишній співробітник подав запит з приводу роботи у вашій організації.
Додайте печатка і підпис керівника компанії, якщо це передбачено локальним нормативним актом з діловодства.
У кожного секретаря в процесі роботи з`являються десятки всіляких журналів реєстрації. Деякі скрупульозно ведуться з…
Відео: У Краснодарському краї собака, врятована поліцейським, залишається служити в поліціїНа перший погляд, службові…
Багато секретарі зважаючи на малу досвіду роботи не знають про існування різниці між дублікатом документа і його…
Одним з найбільш складно розв`язуваних питань в роботі з документами є їх узгодження. Створення єдиного регламенту або…
Багато секретарі та діловоди часто стикаються з необхідністю створення виписки з наказу. При цій процедурі може…
Найважливішим параметром життєвого циклу документа є термін його виконання. Як його відстежувати і як працювати з…
Будь-який документ має ряд правил, згідно з якими він повинен бути оформлений. Правильне оформлення документів в 2017…
Будь-який документ має ряд обов`язкових реквізитів, які залежать від найменування документації. Бувають ситуації, в…
Незалежно від того, якими бланками користується організація, в будь-якому випадку бланк повинен бути побудований…
Кожен офіційний документ має ряд реквізитів, які надають даній діловому папері юридичну силу. Більш того, обов`язковий…
Порядок затвердження документів - основоположна схема, яка гарантує стабільну роботу підприємства будь-якого типу.…
Для більшості офіційних типових документів існують певні правила їх оформлення, які регламентовані державними…
Відео: «Перелік і порядок оформлення документів, необхідних при реалізації пасіки», Кондратьєва А.АУ…
Процедура погодження проектів документів - одна з найважливіших при оформленні документів. Управлінські документи…
Дізнайтеся, що представляють собою розпорядчі документи, які їх види може містити система розпорядчих документів…
Інструкція з діловодства не входить в число обов`язкових нормативних актів для більшості організацій. Проте, багато…
Основні реквізити документа, їх наявність і розміщення відповідно до встановлених регламентами - одна з умов, що…
Багато управлінські документи мають додатки. Додатком до документа може бути як самостійний, остаточно оформлений і…
У програмі вебінару, підготовленого журналом «Довідник секретаря та офіс-менеджера» спільно з Центром…
Відео: ПДР п.14.1 / або / Як ОСКАРЖИТИ постанову ДАІ + Клопотання про неявку в суд [Texnar]Витяг з протоколу підписує…
Відео: Як отримати офіційну виписку з ЕГРЮЛ і ЕГРІПДля отримання виписки з ЕГРЮЛ або ЕГРІП Ви можете звернутися в…