Як скласти інформаційний лист

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• якими бувають інформаційні листи-
• як скласти інформаційне лист-
• які стандартні фрази ви можете використовувати в інформаційному пісьме-

Якими бувають інформаційні листи

Інформаційний лист оформляється за правилами ділового листування, його структура відповідає загальній структурі ділового листа.

Різновиди інформаційних листів в залежності від цілей і призначення:

- лист-повідомлення (повідомлення, повідомлення) - наприклад, про зміну цін, призначення нового директора, зміни реквізитів компанії, відвантаження продукції і т. П .;

наприклад:

ТОВ «Алфавіт» повідомляє про зміну з 01.12.2016 р банківських реквізитів.

Банківські реквізити: ... нові повністю.

- лист-заяву - наприклад, про намір компанії відкрити філію в новому місті;

- лист-підтвердження - про отримання документів, товарів, грошових коштів,

- лист-нагадування - про дату заходу, про терміни надання послуг, закінчення робіт і т. Д. 

- рекламно-інформаційний лист (реклама продукції, послуг).

Часто до такого листа додаються супровідні матеріали, де інформація надається в розгорнутому вигляді і більш детально, наприклад, новий прайс-лист, або інформація про нові послуги компанії.

Як скласти інформаційний лист

1. Інформаційний лист складається на бланку організації. У лівому верхньому кутку повинні бути вказані реквізити (назва, адреса, телефон), дата та вихідний номер документа. Якщо лист є відповіддю, вкажіть також номер і дату вхідного документ - листи-запити.

Відео: як написати інформаційний лист батькам зі школи

2. Лівий верхній кут - місце для відомостей про адресата. Якщо інформаційний лист адресовано безпосередньо керівнику компанії, напишіть його дані - П.І.Б., посада і т. Д.

3. Вкажіть тему інформаційного листа. Наприклад: "Про проведення загальних зборів акціонерів", або "Про нову лінійку продукції".

4. У змістовній частині листа повинна бути вказана інформація, яку ви хочете повідомити. Так як цей лист - інформаційне, воно повинно починатися з формулювання: "Доводимо до вашого відома ...", "Сповіщаємо / інформуємо вас про ...". Уникайте багатослівність, пишіть упорядковано і коротко. Пам`ятайте: типове інформаційний лист, наприклад, про призначення нового генерального директора, має займати 4-5 рядків. Це стосується і рекламних текстів - навіть текст комерційної пропозиції не повинен займати більше одного аркуша).

5. Якщо до інформаційного листа додаються додаткові документи або матеріали, в кінці листа необхідно вказати про це.

наприклад:

Копія протоколу зборів Ради директорів № 12 від 02.11.2016 р на 7 аркушах додається.

6. Підписує інформаційний лист керівник компанії, іноді його заступник або навіть секретар (якщо уповноважений). Якщо ви готуєте масову розсилку, можна використовувати факсиміле.

Які стандартні фрази ви можете використовувати в інформаційному листі

Інформаційний лист, як і будь-який документ, повинно відповідати нормам етикету ділового листування. Нижче наведемо кілька формулювань, які допоможуть вам правильно подати необхідну інформацію.

У листах-повідомленнях змістовна частина починається так:

Повідомляємо, що затримка оплати ... сталася через ...

Доводимо до Вашого відома, що керівництво компанії прийняло рішення ...

Сповіщаємо, що ми ...

Доводимо до Вашого відома, що ...

Повідомляємо, що, на жаль, не можемо ...

Вирази для пояснення причин, мотивів:

Відповідно до протоколу ...

У відповідь на Ваш запит…

На підтвердження нашої телефонної розмови ...

У зв`язку з важким становищем ...

Ми не можемо доставити Вам товари ... в силу наступних причин ...

1. від третьої особи однини:

Компанія «Альфа» не заперечує ... / ТОВ «Бета» гарантує ...

2. від третьої особи множини:

Компанія "Альфа" в партнерстві з компанією "Бета" але просять ...

3. від першої особи множини:

Просимо ... / Підтверджуємо ... / Повідомляємо ...

Відео: Як скласти супровідний лист

Інформаційний лист від фізичної особи починається:

1. від першої особи однини:

Відео: мотиваційний лист: як написати? що писати?

Доводжу до Вашого відома ... / Прошу ... / Ставлю Вас до відома ...

2. від першої особи множини:

Приймаємо ... / Вітаємо ...

В інформаційному листі-підтвердженні використовуйте фрази:

З вдячністю підтверджуємо отримання Вашого замовлення і приступаємо до його виконання ...

Компанія "Альфа" підтверджує умови поставки обладнання ...

Запрошення може виглядати так:

Запрошуємо Вас взяти участь в конференції ...

Просимо взяти участь в засіданні ...

Запрошуємо представника Вашої компанії відвідати ...

Фрази для листи-нагадування:

Нагадуємо, що за планом спільних робіт Ви повинні ...

Нагадуємо, що відповідно до ... Ви повинні ...

Нагадуємо Вам, що Ваша заборгованість з оплати становить ...

Нагадуємо вам, що термін надання рукописи закінчується ...

Для підтвердження гарантійних зобов`язань перед постачальниками вкажіть:

Оплату гарантуємо.

Терміни виконання гарантуємо.

Якість виробів гарантуємо.

У заключній частині інформаційного листа висловіть впевненість у подальшій співпраці, принесіть вибачення і т. Д .:

Сподіваємося, що наша прохання буде виконано.

Сподіваємося на подальшу співпрацю.

З побажаннями успіхів.

Переконливо просимо Вас не затримувати відповідь.

Просимо вибачити нас за затримку з відповіддю / за допущену помилку.