Зберігання документів

У кожної організації, підприємства або установи, які здійснюють будь-якої вид діяльності, формується безліч документів різної цінності. І від того, наскільки якісно і грамотно буде організовано процес зберігання документації, буде залежати весь робочий процес в цілому. Зберігання документів в цілому поділяється на архівне, оперативне і зберігання в електронному вигляді.

Далі ми більш детально розповімо про те:

скільки зберігаються документи-
що таке оперативне зберігання документів-
як здійснюється архівне зберігання документів-
які умови зберігання електронних документів.

Терміни зберігання документів

В результаті діяльності будь-якої організації створюється величезна кількість документів, що мають різне ціннісне значення. Частина інформації, що міститься в цих документах, має значення лише для вирішення якихось конкретних завдань, і з часом втрачає свою цінність. Довготривале зберігання таких документів недоцільно. Інша частина документів має більш довгострокове значення, проте є документи, які містять цінну інформацію для наукових і практичних цілей. Такі документи повинні зберігатися постійно.

Виходячи з цього, визначають терміни зберігання документів:

до 10 років (тимчасові);
понад 10 років (тимчасові);
постійні.

Визначення термінів зберігання документів

Головне значення має міститься в документах інформація. На термін зберігання абсолютно не впливає те, в якій формі створені документи, на паперовому носії або в електронному вигляді.

Читайте по темі в електронному журналі

Як змінилися терміни зберігання у документів з особового складу? Чи можна накази по відпустках, відрядженнях, про стягнення, як раніше, зберігати п`ять років?
Передача документів на зберігання в архів організації
Передача електронних документів в архів організації

Відео: Організація зберігання документів в будинку від Nataly Gorbatova

Оперативне зберігання документів

Відповідно до ГОСТ Р 7.0.8-2013 оперативне зберігання документів - це зберігання документів в структурному підрозділі до їх передачі в архів організації або знищення. Іншими словами, це зберігання документів в період їх виконання і практичного використання.

У період виконання документи повинні зберігатися у виконавця в спеціальних папках із зазначенням наступних даних:

інтервал дат (початок і закінчення використання);
загальна кількість містяться в цій папці листів;
вказівка термінів зберігання;
ПІБ виконавця і його контактний телефон;
додаткові написи ( «на підпис», «для підрозділу», «на узгодження» і т.д.).

Відео: Організація зберігання документів в будинку по новому. Nataly Gorbatova

Під час роботи папки можуть знаходитися на столі виконавця, проте слід прибирати в шафу після закінчення робочого дня. Документи, що знаходяться на виконанні, повинні зберігатися в доступному місці на випадок відсутності виконавця на роботі. Обов`язково повинна бути організована збереження документів і зручність їх використання. Для цих цілей використовують спеціальні шафи з замком.

Коли термін оперативного зберігання документів закінчується, проводиться експертиза цінності документів, за результатами якої цінні документи готують до передачі на архівне зберігання, а втратили цінність йдуть на знищення.

Архівне зберігання документів

Справи, передані на архівне зберігання, повинні бути розміщені в приміщенні, спеціально відведеному для цієї мети.

Архів повинен бути ізольований від інших приміщень в будівлі, в ньому повинна дотримуватися чистота, пожежна безпека і сухість. Освітлення також грає важливу роль, найкраще використовувати приміщення без вікон, з штучними джерелами світла. Дані вимоги встановлені п. 4.2 «Основних правил роботи архівів організації» (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002).

Передача документів на зберігання в архів організації

Для правильної організації архівного зберігання документів є можливість найняти в штат відповідного фахівця з достатнім рівнем кваліфікації та освіти. Однак найчастіше організації зберігають документи в державному (муніципальному) архіві, уклавши з ними договір.

Зберігання електронних документів

За законодавством зберігання електронних документів не сильно відрізняється від зберігання паперу, тим не менш, слід враховувати важливі відмінності.

За вимогами ГОСТ Р 54989-2012 / ISO / TR 18492: 2005 «Забезпечення довготривалого збереження електронних документів» необхідно постійно забезпечувати читабельність і доступність електронного документа для сучасних пристроїв, що зчитують. Комп`ютерна техніка дуже швидко застаріває, як і програмне забезпечення, внаслідок чого виникає проблема зчитування інформації сучасними пристроями і програмами.

Зберігання електронної пошти

Відео: Організація та зберігання документів

Для вирішення даної проблеми необхідно здійснювати періодичну перезапис інформації з застарілих носіїв на більш сучасні. Крім цього, документи повинні містити ідентифікаційні дані. Користувач повинен мати можливість знайти потрібний файл швидко, без необхідності відкривати кожен документ.

Електронний документ повинен бути доступний для читання на початковому пристрої, програмне забезпечення, на тому, на якому він зберігається в даний час і на тому, що буде використовуватися для зберігання документа в майбутньому. Також необхідно забезпечити автентичність документа, його збереження в первісному вигляді, без будь-яких змін і викривлень. Для цього необхідно забезпечити відповідальне зберігання, безпечне середовище зберігання, управління доступом і захист.

вкладені файли

Доступно тільки авторизованим користувачам

Положення про архів (бланк) .doc
Посадова інструкція завідувача архівом (начальника архівної справи) (бланк) .doc
Посадова інструкція секретаря (бланк) .doc

Відео: Флайледі / FlyLady. Організація та зберігання документів

Доступно тільки передплатникам

Положення про архів (зразок) .doc
Посадова інструкція завідувача архівом (начальника архівної справи) (зразок) .doc
Посадова інструкція секретаря (зразок) .doc

Юридичний