Дослідження і аналітика в службі доу

Повноцінної службі ДОП не обійтися без дослідницької та аналітичної роботи. По-перше, потреба в регулярному зборі інформації щодо кожного з діловодних процесів відповідальні за нього працівники відділу відчують самі.

Неможливо, наприклад, уточнити номенклатуру справ, не звернувшись в кожне з підрозділів організації.

По-друге, постійного моніторингу процесів діловодства вимагають і положення «ДСТУ ISO 15489-1-2007. Національний стандарт Російської Федерації. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги »(затв. Наказом Ростехрегулірованія від 12.03.2007 № 28-ст). Якщо компанія прагне відповідати вимогам системи менеджменту якості, то уважне ставлення до документів - її обов`язок (див. П. 10 ДСТУ ISO 15489-1-2007):

Відзначимо, що большая частина регулярних досліджень відносяться до архівної справи. Це пояснюється тим, що зберігання документів - єдиний з обов`язкових і контрольованих на державному рівні процесів діловодства.

ситуаційні дослідження

Ситуаційні дослідження виконуються за потребою, якщо:

• знизилася ефективність бізнес-процесу (необов`язково діловодного), і потрібно з`ясувати причини цього явища;
• компанію чекають локальні організаційні зміни самого різного масштабу: від впровадження СЕД до реорганізації;
• зміни у федеральному законодавстві стосуються процесів діловодства (недавнє скасування обов`язковості печатки юридичної особи) або методичного регулювання цієї діяльності, наприклад, видання нового ГОСТу.

Таким чином, ситуаційні дослідження проводяться в залежності від потреб всієї організації або окремих її підрозділів. Перерахувати їх представляється скрутним: занадто велике розмаїття приводів. Але не можна забувати, що велику допомогу в проведенні цих досліджень можуть надати відомості, які служба ДОУ збирає на регулярній основі.

Методи дослідження

При виконанні своїх досліджень служба ДОУ використовує кілька методів. Перерахуємо і охарактеризуємо їх.

Відео: «Фонтан» (2006). Психологічний аналіз. сенс фільму

Особисте інтерв`ю

Мабуть, це найдієвіший, але і самий витратний за часом метод отримання інформації:

 з метою отримати відповідь на питання працівник служби ДОУ розмовляє особисто з працівниками організації та керівництвом.

Особисте інтерв`ю може проходити як віч-на-віч, так і відразу з групою працівників у формі наради.

Наведемо приклад списку питань, озброївшись яким, представник служби ДОУ відправиться на бесіду з керівником, в підпорядкуванні якого знаходяться кілька відділів компанії. Дослідження в нашому прикладі - початковий етап заходів по оптимізації процесу узгодження документів. Отже, питання які можна задати керівнику в ході інтерв`ю з ним:

• Як часто вам доводиться погоджувати проекти документів?
• Чи існує стандартний термін, протягом якого ви повинні повернути виконавцю узгоджений (не узгоджені) проект документа?
• Ви розглядаєте проекти самі або доручаєте це комусь із підлеглих?
• (Якщо відповідь на попереднє запитання - доручення) В який термін Ваші підлеглі повинні розглянути проект документа і представити Вам своє рішення?
• Ви погодите проекти документів тільки в частині, що стосується Вашого підрозділу, або звертаєте увагу і на інші сторони (Фінансову, юридичну)?
• Чи повинні Ви погоджувати документи, що не мають прямого відношення до діяльності Вашого підрозділу?
• Чи здійснює секретар перевірку правильності оформлення реквізитів проекту документа, перш ніж передати його Вам на узгодження?

Як приклад інтерв`ю з групою працівників можна привести обговорення термінів зберігання для документів, які не входять до типові переліки, або терміни зберігання яких занадто короткі і потребують збільшення. Ніхто, крім безпосередніх учасників виробничого або бізнес-процесу, не може призначити або продовжити термін зберігання документів, тому доводиться піднімати це питання на оперативних або інших нарадах. Інший метод дослідження для цього не підходить, тому що питання потребує обговорення.

Пропозиція респондентам анкет і опитувальних листів

Анкети хороші, якщо респонденту потрібно вибрати з декількох варіантів відповідей один або відповісти коротким реченням. Коли потрібно зібрати кількісну інформацію і представити її в певній формі, вдаються до опитувальних листів. Отримані від колег заповнені опитувальні листи зводяться в один, після чого можна приступати до аналізу інформації.

Приклад опитувального листа, який отримали для заповнення структурних підрозділів в рамках вивчення документального фонду

спостереження

Цей метод збору інформації по праву заслуговує на звання одного з найбільш точних, правда, застосуємо він тільки для оцінки якості виконання процесу або збору поведінкових маркерів його учасників. Кількісну інформацію методом спостереження зібрати не вдасться, зате він незамінний, якщо потрібно описати для подальшої оцінки дії учасників процесу.

Самостійне вивчення документів

У цьому випадку працівник служби ДОУ, відповідальний за проведення аналізу, особисто вмощується за документи і працює з ними, не привертаючи колег з інших відділів.

Наприклад, аналізує в кінці року локальні нормативні акти, перевіряючи відповідність їх реальному стану речей.

Дослідження, які проводяться регулярно, зазвичай описані в локальних нормативних актах організації: в інструкції з діловодства, правила оформлення справ та передачі їх на зберігання і т.п. Ситуаційні дослідження вимагають спеціального розпорядження керівника, який оформлюється зазвичай наказом по основній діяльності.

Таким чином, робота служби ДОУ - це аж ніяк не тільки реєстрація документів і розподіл їх по адресатам. Це ще й постійний збір і аналіз інформації. Можна простежити цікаву закономірність: чим краще йдуть справи у організації, тим більший порядок панує в її документах, і ніколи навпаки. А основа цього порядку - постійний моніторинг діловодних процесів.