Нумерація вихідних листів і наказів

За матеріалами форуму.

- Доброго дня колеги! Я секретарем працюю зовсім недавно, підкажіть, будь ласка, як мені почати нумерацію вихідних листів і наказів з нового року. Просто листи і накази я складаю сама ...

- Реєстрація починається з першого номера.

- Тобто виходить так: 11.01.08 № 01?

- Порядковий реєстраційний номер присвоюється, починаючи з номера 1, з 1 січня до 31 грудня кожного року включно.
Для внутрішніх документів звичайно застосовується проста порядкова нумерація, наприклад: наказ № 28, протокол № 3, акт № 7.
Реєстраційний номер вхідних і вихідних документів зазвичай складається як мінімум з двох частин:
- порядкового номера в межах масиву документів з початку календарного року;
- номера справи за номенклатурою справ.
Послідовність розташування цих частин реєстраційного номера може бути, наприклад, такий:
- для вхідних документів: 218 / 08-17, де 218 - черговий порядковий реєстраційний номер, а 08-17 номер справи, в яке буде підшитий виконаний документ;
- для вихідних документів: 11-03 / 532, де: 11-03 - номер справи, в яке буде підшита копія відправленого документа, а 532 - черговий порядковий номер.
У невеликих організаціях може застосовуватися проста порядкова нумерація.

- Не у всіх компаніях або на виробництвах це номер справи, у нас наприклад 11 - код станції, 01, 02, 03 - нумерація листів куди вони направляются..Так що не всіх це може бути застосовано)

- У мене реєстрація ведеться так:
01 / 05-01 де
01 - код підрозділу (філії)
05- структурне відокремлення в моєму філії, він же є порядковий номер папки по номенклатурі справи)
01- номер вихідний документа
код підрозділу це для мене важливо нас в регіоні 6 філій, і я знаю, точно, що цей лист моє,




- Вітаю!
Чи не киньте напризволяще з вкрай актуальним вопросом.Подскажіте в якому нормативному або методичному документі я можу знайти відповідь на наступне питання:
чи дійсно необхідно зберігати в секретаріаті абсолютно всі вихідні листи підприємства, в тому числі і ті, що пишуть від імені компанії начальники структурних підрозділів, але на підпис директору не відправляти? (Передають у зовнішнє середовище через факсимільний зв`язок). Якщо директор уполномоівает начальника підрозділу вести від свого імені не контрактну листування (наприклад, звичайна листування з постачання), необхідно мати секретарю оригінал листа за підписом виконавця та начальника даного відділу, або можна подібні листи зберігати тільки в підрозділі-автора листа?

- Документи, які видаються підрозділами, знаходяться на оперативному зберіганні до здачі в архів. У секретаріаті зберігаються документи, що пройшли реєстрацію (журнал вихідних). У деяких випадках можливе поточне зберігання документів підрозділу (в копіях), якщо вони зачіпають стратегічні питання організації.
Тобто у Вас зберігаються документи за підписом генерального директора або заступників. Всі документи підрозділів, особливо що стосуються листування за договором / контрактом, знаходяться в підрозділі.
Якщо компанія невелика, то зберігання всієї документації здійснюється секретарем. Тоді необходмости розділити вихідні документи або по компаніям-адресатам-клієнтам, або вести суцільну реєстрацію. Якщо інформація виходить назовні, вона повинна бути зареєстрована, тобто мати дату створення і індивідуальний номер.

- Вітаю! Підкажіть, будь ласка, як краще вчинити-в журналі реєстрації вихідної кореспонденції були пропущені 15 номерів в лютому місяці. Як правильно оформити цей пропуск і яким документом це регламентується? Заздалегідь дякую всім за відповіді.




- Ніякими ... В журналі самі номери записані? Залишіть як є! Може знадобитися ...

- Добридень! Можливо хтось зможе підказати по реєстрації вихідних листів. З нового року хочемо змінити реєстрацію вихідних листів, але у мене немає іншого практичного досвіду в цьому питанні. На даний час в організації вихідні листи пишуть співробітники офісу і зберігають їх в наскрізному порядку в папці, відкритій для всього офісу на сервері, тобто вихідні листи реєструються на момент створення листи. З нового року хочемо почати реєстрацію вихідних листів від руки, безпосередньо перед подачею листа на підпис керівництву. Але як це здійснити, в ситуації, коли листи потрібно зберегти з можливістю редагування і подальшого легкого доступу до них, і при цьому вести свою реєстрацію. Тобто яке давати ім`я файлів проектів вихідних листів?

- Зробіть дві папки: "Проекти листів" (листи можна нумерувати назва фірми дата створення ромашка-11-10-2011 (як варіант)) в загальному доступі, друга папка у Вас (щоб ви могли контролювати всі зміни) "вихідні 2011", куди ви після підписання, реєстрації та переносите (вирізати-вставити або копіювати - вставити) лист відповідно перейменовуєте його або «зберегти як» папка «Вихідні»

- А навіщо реєструвати, як виходить до подачі на підпис? Ми реєструємо вже підписана, безпосередньо перед відправкою. У нас є папка "на підпис" туди складають на підпис без реєстрації, потім підписане реєструється і відправляється, не підписане, віддається на доопрацювання. Виконавці самі приходять за своїми листами і допрацьовують.
Як дізнатися чиє лист? Внизу зобов`язали писати виконавця, як годиться)))
Ніяких проблем, що є проектом, це всього лише проект, поки не підписано, відповідає виконавець, наша справа нагадати, якщо є терміни. Якось так.

- Спасибо за ответ:) Взагалі так і треба робити за всіма правилами, тому що дата листа ставиться на момент відправлення його адресату
А проекти цих листів десь зберігаються? Чи можна їх знайти в короткі терміни через якийсь час? Або ці проекти зберігаються у виконавців? А підписані листи ви залишаєте собі після відправки по факсу?
Наше керівництво хоче, щоб всі проекти листів лежали в одному місці, щоб мати доступ до них з будь-якого комп`ютера в офісі. Ось і виходить що там йде своя звичайна порядкова нумерація, а нам потрібно ставити нумерацію відповідно до свого журналу.

Відео: 2 Навчання СЕД Вихідні листи

- Проекти цих листів у нас зберігають виконавці. Підписані листи, якщо відправляємо факсом і не потрібно відправляти оригінал, підшиваються в папку. Якщо оригінал потрібно продублювати, відправити поштою, робиться копія та копія підшивається в папку з позначкою, що надіслано поштою, число, якщо рекомендованим - бланк і відповідно звіт факсу, що він пройшов, теж прикріплюється до листа.
Якщо вже керівництво хоче, щоб проекти були доступні, можна створити окрему папку, куди виконавці будуть поміщати їх, відповідно, це буде треба вже вводити і реєстрацію проектів, не бачу сенсу. Тоді треба буде після підписання листа якось робити прив`язку відправленого листа до проекту (((Ну можна в проекті десь ставити позначку "відправлено і № вихідного", щоб потім можна було знайти, зіставити.
Відповідно і в вихідних теж повинна бути окрема графа з посиланням на номер письма - проекту. як то все складно виходить, навіть не знаю, чи потрібно?
Адже до проекту № листи не присвоїли, оскільки не відомо пройде чи ні ... Головоломка, однако. )))

- Реєструються тільки повністю оформлені і підписані листи. причому не в ДЕНЬ відправки (вона може бути 1 раз в тиждень), а в день підписання листа керівництвом, або на наступний день, якщо підписання було після 16:00. Документу прсваівается номер складається з цифри позначає справа в яке він буде зашитий і наскрізний номер по журналу реєстрації (наприклад 01-28 / 2458, де 01- номер підрозділу, 28 номер справи, 2458 - наскрізний номер).

Відео: Клієнт. Створення і відправка вихідного листа

- Добридень! Накази керівника по основній діяльності можуть же реєструватися в окремому журналі? І існує якась уніфікована форма журналів за наказами?

- Всі форми журналів:
- журнал реєстрації вихідних документів,
- журнал реєстрації вхідних документів,
- журнал реєстрації внутрішніх документів,
і багато іншого, причому і самі форми журналів, і приклади їх заповнення, ви знайдете в статті:
"Організація діловодства - Форми документів" на нашому сайті.



ІНШЕ

Інструкція з діловодства ооо фото

Інструкція з діловодства ооо

Відео: Інструкція з діловодстваЗа матеріалами форуму.- Вітаю всіх! Намагаюся скласти Інструкцію з діловодства в ТОВ,…

Види листів фото

Види листів

За службовим обов`язком секретарю доводиться мати справу з різними листами: як вхідними, так і вихідними. З цієї…

Лист-повідомлення фото

Лист-повідомлення

Відео: Листи прийшли на адресу за пропискою потрібно отримувати, що робити, якщо судове лист повернулосяОдне з важливих…

Службове лист фото

Службове лист

Найчастіше багато секретарі в своїй роботі стикаються з необхідністю роботи зі службовими листами. Більш того, в…

Реєстрація документів фото

Реєстрація документів

У будь-якій організації існує ряд документів, які, так чи інакше, мають відношення до роботи самого підприємства. А щоб…

Вихідні документи фото

Вихідні документи

Дізнайтеся, як відрізнити вихідні документи від вхідних і внутрішніх, в якому порядку здійснюється реєстрація вихідних…

Вхідна кореспонденція фото

Вхідна кореспонденція

Кожен секретар повинен вміти працювати не лише з внутрішньою документацією в організації, але і з вхідною…

Документи діловодства фото

Документи діловодства

Стаття присвячена особливостям роботи з документами на різних етапах діловодства. Дізнайтеся, які існують види…

» » Нумерація вихідних листів і наказів