Нормативні документи компанії
Організація діловодства - Нормативні документиДержавна система документаційного забезпечення управління. Основні…
З цієї статті ви дізнаєтеся:
Інструкція з діловодства - це основний локальний нормативний акт компанії, що регламентує технологію роботи зі службовою документацією. Проте, вона не відноситься до числа обов`язкових документів підприємства. Винятком є тільки державні організації. Акт не має єдиної уніфікованої форми, а його зміст не регламентується законодавством.
Незважаючи на це, вимоги Держстандарту зобов`язують всі компанії сформулювати і зафіксувати принципи політики в області діловодства. Це необхідно для того, щоб будь-яка організація могла "забезпечувати необхідні для роботи докази, звітність та іншу інформацію про свою діяльність" (ДСТУ ISO 15489-1-2007 СИБИД. Управління документами. Загальні вимоги). Крім того, документування інформації, згідно з Федеральним законом «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації», є обов`язковою умовою її включення в інформаційні ресурси.
Ефективна робота з інформацією потребує нормативного регламенті. В першу чергу це стосується технологічних процесів діловодства. Документаційне забезпечення управління є частиною системи управління якістю. Для того щоб підвищити ефективність адміністративних процесів, необхідна раціональна система діловодства. Правила, прийоми, процеси створення офіційної документації, порядок документообігу, - всі ці процеси доцільно регламентувати і стандартизувати.
Інструкція з діловодства відноситься до розряду локальних нормативних актів. Її призначення - регламентувати технології роботи з документами в межах конкретної організації. Інструкцію розробляють з урахуванням специфіки сфери діяльності компанії, її документально-інформаційних процесів. Якщо ця умова виконана, твердження інструкції сприяє оптимізації діловодства.
Інструкція з діловодства. нюанси оформлення
Правовою базою для розробки інструкції служать законодавчі правові акти у сфері інформації, документації та архівної справи. При його створенні можна керуватися правилами діловодства та методичними рекомендації з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади.
Якщо рішення про розробку інструкції з діловодства у 2017 році прийнято, необхідно визначити, кому доручити цю важливу і відповідальне завдання. Як правило, її підготовкою займається служба документаційного забезпечення. У процесі також можуть брати участь архів і юридична служба. Подібний розподіл обов`язків характерно для великих організацій. Якщо ж у фірмі немає служби ДОУ, розробку інструкції доручають відповідального за роботу з документами співробітнику.
В цілому, в процесі розробки інструкції можна виділити кілька етапів:
Інструкція з діловодства. Оформляємо документи правильно
Використовуючи нормативні, методичні, інформаційно-довідкові документи компанії, а також дані опитувань лінійних керівників, необхідно вирішити, які види документів і діловодних процесів будуть порушені в нормативному акті. Для цього доцільно визначити:
Перераховані вище відомості служать базою для розробки проекту інструкції. Після затвердження керівником організації або видання відповідного наказу, нормативний акт вводиться в дію. Інструкцію з діловодства необхідно довести до відома кожного співробітника. Якщо мова йде про велику компанії, доцільно провести навчання персоналу, щоб роз`яснити її зміст, розповісти про нові правила роботи.
Нормативно-методичні документи міжгалузевого дії не регламентують зміст і структуру інструкції з діловодства в 2017 році. При її розробці можна керуватися прикладом, наведеним у Методичних рекомендаціях Інституту документознавства та архівної справи (ВНИИДАД): «Розробка нормативних документів з документаційного забезпечення організації». Відомості про можливу структурі і положеннях можна почерпнути в обов`язкових для державних організацій методичних рекомендаціях.
Як правило, інструкція з діловодства складається із загальних положень, тематичних розділів і додатки.
Загальні положення роз`яснюють мету і призначення нормативного акта, його нормативну базу, відповідальність за дотримання інструкції. Цей розділ містить перелік регламентованих процесів і документів, визначає допоміжні нормативні акти, описує основні принципи діловодства. В якості окремого розділу може бути приведена розшифровка базових понять.
Тематичні розділи охоплюють повну послідовність діловодних процесів. Зміст інструкції з діловодства, як правило, складається з трьох основних частин:
Даний розділ містить перелік видів документів, що використовуються в компанії для документування її діяльності: адміністративної, організаційної та інформаційної. Визначаються правила підготовки та оформлення документації, порядок її погодження та затвердження, регламентується її виготовлення і розмноження. Встановлюється порядок використання і зберігання бланків, печаток, штампів.
У цьому тематичному розділі інструкції з діловодства містяться положення, що регламентують технологію документообігу. Найчастіше він складається з наступних підрозділів, що відбивають стадії процесу:
Склад перерахованих вище розділів інструкції з діловодства залежить від специфіки діяльності компанії, умов роботи і прийнятої технології діловодства. У нього можна додатково включити підрозділи, які регламентують роботу зі зверненнями громадян, використання документів з обмеженою сферою поширення, технічне забезпечення діловодства.
додатки
У додатку до інструкції з діловодства включають довідково-ілюстративний матеріал, що містить актуальну інформацію про роботу з усіма видами документації.
До нього відносяться затверджені бланки, перелік нерегістріруемих, що затверджуються і завіряються документів, форми реєстраційних журналів, форма номенклатури справ. Крім того, додатки можуть включати схеми документальних потоків, приклади оформлення та зразки заповнення, відбитки печаток і штампів.
Перші етапи діловодства в організації
Інструкція з діловодства - нормативний акт, що відображає весь процес роботи зі службовою документацією. Вона служить основою раціонального документообігу, скорочує терміни обробки і пошуку документів, встановлює правила їх зберігання. У разі, коли інструкція складена з урахуванням потреб компанії, вона здатна звести до мінімуму типові помилки в роботі. Крім того, даний нормативний акт сприяє уніфікації діловодних процесів і, як наслідок, підвищує їх результативність.
Організація діловодства - Нормативні документиДержавна система документаційного забезпечення управління. Основні…
Відео: Організація діловодстваорганізація діловодстваУ новому розділі сайту "організація діловодства" ми зібрали для…
Відео: Локальні нормативні акти організаціїСистематизація та зберігання документів - Нормативні документиФЗ «Про…
Відео: Аудит підприємств і організацій, наказове діловодство, штрафи ПФРРобота будь-якої організації, так або інакше,…
Локальні нормативні акти становлять правову основу діяльності конкретної організації, так як містять норми, обов`язкові…
Діловодство компанії давно вийшло за рамки діяльності по документуванню і забезпечення документообігу. У сучасному…
Інструкція з ведення діловодства в організації як основний локальний нормативний документ організації. Основні розділи…
Для ефективного управління будь-якою організацією необхідно грамотно, оперативно і на високому рівні обробляти…
Відео: Як складати ефективні посадові інструкції для персоналуІнструкція з діловодства - це офіційний документ, на…
Багато організацій стикаються з великою кількістю труднощів і помилок при організації архіву документів. Тому…
Одним з найважливіших етапів створення в організації ефективного діловодства є архівне діловодство. Воно покликане…
Документаційне забезпечення організації є одним з найважливіших етапів роботи з інформацією в будь-якій компанії. Про…
Відео: Військові пенсії в 2017 роціДокументаційне забезпечення в 2017 році грає важливу роль в управлінні організацією.…
Стаття присвячена особливостям роботи з документами на різних етапах діловодства. Дізнайтеся, які існують види…
Нормативні документи з діловодства регламентують цей важливий вид організаційної діяльності підприємства. Ними…
Відео: Організація кадрового діловодстваРозробка і впровадження системи діловодства в 2016 році - нагальна потреба для…
Інструкція з діловодства не входить в число обов`язкових нормативних актів для більшості організацій. Проте, багато…
Організація діловодства на підприємстві необхідна, щоб забезпечити ефективність управлінських процесів. Документообіг…
На сьогоднішній день діловодство - це діяльність з управління документами: адміністративними, кадровими, фінансовими і…
Впровадження системи управління якістю (СУЯ) на основі вимог ISO 9001: 2008 (ДСТУ ISO 9001-2011) визначає необхідність…
Основним локальним нормативним актом у сфері роботи з документами традиційно є інструкція з діловодства, в якій…