Оптимізація документообігу організації

В.Ф. Янков,


канд. іст. наук, доц.,


зам. директора ВНІІДАД

Будь-яка діяльність компанії відбивається в документах, і, щоб поліпшити якість робочих бізнес-процесів, необхідно поліпшити документообіг, т. Е. Оптимізувати його. Під оптимізацією документообігу розуміється комплекс заходів організаційного, технічного, програмно-технічного і оргпроектного характеру, виконуваних організацією.

Оптимізація документообігу дозволяє:

  
-визначити склад документів (видів, різновидів, форм документів), які використовуються організацією в її діяльності (т. е. при реалізації функцій, завдань, адміністративних і бізнес-процесів);


-визначити склад документопотоков організації та їх внутрішню структуру;


-регламентувати маршрути руху документів в рамках документопотока, окремих груп (комплексів) документів, що беруть участь в реалізації функцій, завдань, адміністративного та бізнес-процесу;


-встановити, якщо це необхідно, тимчасові параметри проходження документа в цілому за встановленим для нього маршруту і (або) тимчасові параметри виконання окремих операцій в процесі документообігу.

До організаційних заходів щодо оптимізації документообігу відноситься розробка нормативних правових актів організації і методичних документів, що встановлюють вимоги, правила, рекомендації з організації документообігу, як в цілому по організації, так і на окремих ділянках роботи з документами або за окремими видами документів.

Відео: Діловодство і документообіг в організації

Наприклад, при роботі з документами, що містять конфіденційну інформацію, як правило, в організаціях розробляється система захищеного документообігу, що має цілком специфічні особливості в порівнянні з відкритим діловодством (документообігом) і регламентована окремої інструкцією по конфіденційного документообігу. Аналогічним чином в деяких організаціях вирішується питання регламентації документообігу в процесі розгляду звернень громадян або в договірній роботі, де весь процес від укладення договору до його виконання, включаючи документи, які супроводжують цей процес, може бути регламентований окремим нормативним документом, наприклад, положенням про ведення договірної роботи .

Крім цього до заходів організаційного характеру відноситься:

• правильна організація роботи служби ДОУ;



• раціональний розподіл функціональних обов`язків між працівниками служби ДОУ;



• організація роботи з документами в структурних підрозділах.

З огляду на, що об`єктивною тенденцією є постійне зростання обсягів документообігу (за даними ВНІІДАД, який з 2007 р веде моніторинг документообігу в федеральних органах виконавчої влади, щорічно документообіг збільшується на 5-7%), забезпечити оптимальну організацію документообігу неможливо тільки заходами організаційного характеру, інакше довелося б постійно збільшувати чисельність діловодного персоналу. Допомогти в цьому можуть заходи технічного характеру і оргпроектние роботи по вдосконаленню документообігу.

Оскільки документообіг - це складний технологічний процес переміщення документів по пунктах (інстанціях), на яких здійснюються творча робота з документами (підготовка проектів документів, узгодження документів, підписання (затвердження) та ін.) І їх технічна обробка (сортування документів, обробка для пересилки по поштою, сканування, реєстрація, копіювання, попередній розгляд, передача з однієї інстанції в іншу і ін.), організувати рух документів оптимальним чином можна тільки із застосуванням т ехніческіх засобів.

В сучасних умовах застосування технічних засобів можливе не тільки на етапах, де з документом відбуваються так звані рутинні (нетворчі) операції, але і там, де ведеться творча робота з документами.

До технічних засобів відносяться засоби оргтехніки (копіювально-розмножувальна техніка, фальцевальние, маркірувальні апарати і ін.) І засоби комп`ютерної техніки, що надають широкі можливості для підготовки документів, проведення електронного узгодження, забезпечення документообігу, організації оперативного зберігання документів (застосовуючи комп`ютерну техніку, організації можуть використовувати системи електронного документообігу, текстові і табличні редактори (Word, Excel і ін.), електронну пошту, факс та інші прикладений і я).

маршрут документів

Однією з основних характеристик документообігу є маршрут документів.

маршрут - це шлях, по якому проходить документ або комплекс взаємопов`язаних документів при вирішенні певного завдання або реалізації певного адміністративного чи бізнес-процесу.

Точками на цьому шляху є інстанції, через які проходить документ (документи), т. Е. Робочі місця, на яких здійснюються операції з документом, тому головне завдання в організації документообігу - забезпечити оперативне проходження документа по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу , при цьому повинні бути виключені повторні операції, поворотні рухи документа, не обумовлені ділової необхідністю.

Для вирішення цього завдання в організаціях проводяться оргпроектние роботи, в ході яких виробляються найбільш оптимальні маршрути документів. Як правило, така робота проводиться при впровадженні систем електронного документообігу (СЕД), оскільки оптимізація документообігу - одна з умов успішного впровадження СЕД в організації.

Результати роботи по оптимізації документообігу закріплюються в різних документах. До таких документів належать:

• табель форм документів;



• маршрутно-технологічні схеми (блок-схеми);



• графіки документообігу;



• схеми переміщення документів і ін.

Здебільшого при підготовці цих документів використовується графічний спосіб подання інформації, що дозволяє наочно і в достатній мірі формалізована показати або тільки рух документа (документів), або послідовність операцій, що здійснюються в ході реалізації якої-небудь функції (завдання) або процесу, і, відповідно , рух документів, що використовуються при вирішенні даного завдання або реалізації процесу.

Табель форм документів

Табель форм документів - це перелік форм документів, що застосовуються в діяльності організації, з характеристикою статусу документів, основних етапів їх підготовки та проходження.

Табель включає всі форми документів, що створюються в діяльності організації, але він не дає повного уявлення про маршрут документів, оскільки в ньому, як правило, позначаються тільки найбільш важливі і значущі з точки зору документообігу операції по обробці документів, такі як підготовка документа (Зазвичай в табелі вказується підрозділ або посада працівника, в зоні відповідальності якого знаходиться підготовка документа), узгодження (візування) документа (В табелі вказуються підрозділи або посади працівників, що беруть участь в узгодженні документа), підписання (затвердження) документа і деякі інші.

Крім того, табель включає найменування тільки тих документів, які готуються в організації, і не включає форм документів, що надходять в організацію.

Основне завдання табеля форм документів - визначити склад форм документів, що застосовуються в організації в процесі документування її діяльності, а оскільки табель форм документів затверджується керівником організації і є документом, обов`язковим для застосування, його можна розглядати як спосіб оптимізувати склад документів (види, різновиди, форми документів), що застосовуються в організації. Оскільки не існує єдиної встановленої форми табеля, кожна організація, яка проводить подібну роботу, може виходячи з власних потреб і вирішуваних завдань розробити для себе форму табеля.

Блок-схеми

Найбільш повно відобразити документообіг можна за допомогою маршрутних (маршрутно-технологічних) схем, графіків, блок-схем.

При побудові маршрутних схем і оперограмм необхідно детально вивчити технологію виконання кожного виду роботи, при цьому слід визначити, з чого дана робота починається (що служить підставою для її початку), з чого вона складається, на які етапи поділяється, ніж завершується виконання роботи, яку форму приймає кінцевий її результат, як фіксується її закінчення або настання нового циклу її виконання.

схема - графічне представлення послідовності виконання завдання, в якому використовуються символи для відображення операцій, даних, потоків документів і ін.

Блок-схема - різновид схем, що описують алгоритми або процеси, в яких окремі кроки (ланки процесу) зображуються у вигляді блоків різної форми, з`єднаних між собою стрілками.

У схемах використовуються спеціальні символи (блоки різної форми) відповідно до ГОСТ 19.701-90 *, ось деякі з них:

* ГОСТ 19.701-90. "Єдина система програмної документації. Схеми алгоритмів, програм, даних і систем. Позначення умовні і правила виконання". https://intemet-l.aw. ru / gosts / gost / 28346 /.

Відео: Електронний документообіг: оптимізація бізнес-процесів

Для створення блок-схем використовуються різні програмні засоби, наприклад, MS Visio. Але блок-схему можна намалювати навіть в MS Word, для цього потрібно використовувати фігури, що зображують елементи блок-схем.

Схема руху документів може бути представлена у вигляді таблиці, в лівих колонках якій зазначаються операції і види документів, що супроводжують дані операції, в заголовках граф вказуються пункти проходження документа, а в поле таблиці з використанням символів і стрілок позначається переміщення документа (документів).

Приклад блок-схеми, яка описує процедуру проведення державної екологічної експертизи (відтворюється тільки початкова частина схеми)