Впровадження електронного документообігу: як це відбувається на практиці

Впровадження електронного документообігу в організації складається з декількох етапів. В першу чергу рекомендується автоматизувати роботу відділів, через які проходять найбільші потоки документів, в яких необхідний суворий контроль документів і де впровадження СЕД дає максимальний ефект. Як правило, служба документаційного забезпечення управління - це той підрозділ, де СЕД впроваджується в першу чергу.

Підготовчий етап

Уточнення цілей, які хоче досягти замовник, впроваджуючи систему електронного документообігу. Цей етап вже був докладно описаний в попередньому матеріалі, присвяченому формуванню технічного завдання (ТЗ), тому зараз ми не будемо детально його розбирати.

Найголовніше - це те, що розуміння мети впровадження СЕД починається з аналізу та класифікації проблем, наприклад таких:

• інформація втрачається;
• приходить не за призначенням;
• приходить із запізненням;
• надходить не до того, до кого слід;
• не повна або не точна;
• дістається дорого і т. п.

Саме співробітники служби ДОУ, як правило, володіють ситуацією, пов`язаною з переміщенням документів в організації, можуть дати повний і вичерпний перелік проблем і, крім того, проранжувати їх за ступенем критичності і виразності.

Необхідно також отримати відповіді від співробітників організації на наступні питання:

• Для яких саме документів потрібно електронний документообіг?
• З якою метою планується впровадження? У чому полягає передбачувана вигода? Яка буде мотивація у різних категорій співробітників?
• Який відсоток документів підлягає формалізації? Який наступний тираж документа? Як часто ви перебудовуєте компанію (кожні 4 місяці, кожні півроку, один раз на рік)?

Відповіді на ці питання фахівці служби ДОУ теж можуть дати, і ці відповіді принесуть велику користь керівництву компанії при прийнятті рішення про впровадження.

Обстеження і оптимізація документообігу замовника

Особливістю технології впровадження інформаційної системи в російській організації є проведення обстеження документообігу. На відміну від західних компаній, де документообіг, як правило, формалізований і нічого обстежити вже не потрібно.

Обстеження необхідно провести, щоб уточнити існуючу схему документообігу (маршрути і типи документів, правила їх реєстрації, секретність документів і багато інших, пов`язані з цим питання).

При обстеженні проводиться аудит технічної інфраструктури організації, кваліфікації користувачів. Чим детальніше це буде проведено, тим більше гарантованим буде врахування побажань всіх відділів, що беруть участь в документообігу, і, відповідно, більш успішним впровадження СЕД.

Обстеження включає:

• аналіз організаційної структури, виявлення основних бізнес-процесів, потоків робіт і формальний опис схеми руху документів.

Для виконання цих робіт співробітники служби ДОУ можуть залучатися як експерти;

• складання номенклатури документів, формування довідників і класифікаторів, надання вказівок.

Цю частину робіт краще фахівців служби ДОУ ніхто не зможе виконати просто тому, що краще за них ніхто не володіє ситуацією;

• аналіз IТ-інфраструктури і використовуваних облікових систем.

Дану частину робіт зазвичай виконують співробітники IТ-підрозділів, а також наступну;

• валідація (звірка) характеристик обладнання Замовника на предмет відповідності поставленим цілям і вимогам програмного продукту;
• виявлення доцільності внесення додаткового функціоналу в систему. Це питання вирішується шляхом переговорів з керівниками Замовника, оскільки додатковий функціонал вимагає додаткових фінансових витрат, що не завжди доцільно.

На цьому етапі співробітники служби ДОУ можуть залучатися як предметних експертів, консультантів, а також виступати модераторами в разі дискусії і розбіжності в думках серед інших учасників команди впровадження;

Відео: Автоматизація документообігу на базі LanDocs (Впровадження СЕД)

• узгодження етапів і термінів впровадження з усіма зацікавленими особами. Тут необхідно враховувати відпустки, обсяг поточної завантаження і інші специфічні нюанси бізнесу замовника (наприклад, сезонність).

Співробітники служби ДОУ можуть частково взяти на себе роль менеджерів проекту, оскільки вони зазвичай знають поточний рівень завантаження різних служб і можуть оцінити терміни впровадження досить реалістично;

• формування робочої групи, розмежування зон відповідальності.

Обстеження організації на предмет можливого впровадження системи електронного документообігу здійснюється зверху вниз відповідно до організаційної структури, починаючи від опитування вищого і середнього керівної ланки і закінчуючи аналізом руху документообігу на робочих місцях.

В рамках обстеження руху документообігу формується особлива група співробітників, які називаються «ключовими користувачами». Дані співробітники грають істотну роль в ході виконання проекту.

На стадії обстеження підприємства ключові користувачі беруть участь в анкетуванні і интервьюировании, а на наступних етапах проекту виконують роль сполучної ланки між проектною групою з боку Виконавця і кінцевими користувачами Замовника.

В ході обстеження використовуються наступні методи збору інформації:

• запит на надання інформації;
• анкетування;
• інтерв`ювання та обговорення.

Запити на надання інформації та анкетування використовуються на ранніх стадіях обстеження для збору первинної інформації. Анкети готуються консультантами Виконавця і заповнюються респондентами Замовника.

Питання в анкетах відповідають предметної області респондента і спрямовані на отримання інформації, безпосередньо пов`язаної з впровадженням електронного документообігу в організації. Як правило, це питання про потік документів, їх кількості, терміни надходження і передачі, маршрутах проходження, ступеня конфіденційності і ін.

Відео: Чи впливає криза на цілі впровадження електронного документообігу?

Під час проведення інтерв`ю з респондентами Замовника консультанти Виконавця задають питання на основі інформації, отриманої в результаті попереднього анкетування.

Крім попередніх опитувань, однакових для всіх співробітників організації, в ході обстежень можуть проводитися і спеціалізовані опитування серед співробітників, а також персональне інтерв`ювання.

Але головне: при аналізі проведеного обстеження потрібно знайти ті можливості для вдосконалення, які будуть затребувані кожним з учасників (хоча б на рівні керівників підрозділів). Після цього потрібно ці переваги майбутньої системи активно просунути (внутрішні комунікації) і заручитися підтримкою більшості учасників. Для цього необхідно пояснити користувачам, які вигоди і переваги вони отримають після впровадження системи. Тоді ці люди будуть підтримувати проект впровадження і допомагати вирішувати виникаючі в процесі впровадження проблеми.

Якщо ж впровадження електронного документообігу здійснюється за принципом «як є», то проблеми, які в будь-якому випадку виникнуть, вирішувати буде набагато складніше, оскільки вони будуть викликати тільки негативні реакції учасників процесу.

Етап підготовки технічного завдання

При підготовці ТЗ фіксуються вимоги:

• до обсягу функціональності системи;
• до налаштування системи;
• до організаційної структури:
• структура системи управління;
• перелік відповідальних за експлуатацію системи осіб;
• до технічних характеристик системи (планований режим використання і обсяг оброблюваної інформації, кількість обслуговуваних користувачів, очікувані періоди їх пікової активності);
• до способів забезпечення безпеки і надійності;
• до технічної інфраструктури:
• апаратні вимоги до робочих станцій;
• апаратні вимоги до серверів;
• список устаткування, на яке необхідно встановити систему (включає місце розташування і конфігурацію);
• до обсягу робіт:
• детальний опис вимог щодо зміни функціональності;
• опис додаткових послуг;
• опис процесу і обсягів навчання;
• до переліку серверів;
• до переліку робочих місць (із зазначенням способу підключення до сервера):
• конфігурація мережі;
• вимоги до операційної системи, встановленої на серверах і робочих станціях;
• тип використовуваних серверів баз даних.

Етап укладання договору

• Затвердження ТЗ. Воно необхідне для розуміння обома сторонами обсягу і складу робіт для мінімізації можливих непорозумінь типу: «Ви ж нам обіцяли?» - «А ви ТЗ почитайте, там про це нічого не написано».
• Затвердження графіка і вартості робіт.
• Затвердження обсягу та режиму технічної підтримки.

Етап підготовки інфраструктури

Приведення технічної інфраструктури замовника у відповідність до вимог технічного завдання. Сюди входить закупівля і установка необхідного обладнання.

На цьому і наступному етапах роль співробітників служби ДОУ в основному контролює (щоб всі заходи були виконані якісно і в строк, навіть якщо за їх зміст несуть відповідальність інші служби).

Етап інсталяції системи

Інсталяція системи складається з наступних етапів.

• Установка серверного програмного забезпечення.
• Установка користувальницьких робочих місць.
• Тестування працездатності системи.
• Налаштування системи відповідно до організаційної структури організації.

етап навчання

Навчання технічного фахівця - включає повний курс навчання адміністратора системи:

• установка системи на сервер;
• встановлення та налаштування клієнтської частини системи;
• робота та налаштування системи;
• настройка організаційної структури;
• адміністрування системи.

Групове навчання користувачів в режимі презентації: огляд можливостей програмного продукту, цікаві особливості.

Етап дослідної експлуатації

Випробування системи в умовах, наближених до умов подальшої штатної експлуатації, з метою виявлення прихованих відхилень від технічного завдання і неврахованих вимог.

Дослідна експлуатація полягає в безпосередній роботі співробітників організації з функціонуючої і налагодженою системою.

етап коригування

Коригування функціоналу системи на основі результатів дослідної експлуатації.

Тут співробітники служби ДОУ можуть перевіряти, наскільки точно розробники і впроваджувачі врахували побажання компанії-замовника і наскільки коректно в цілому працює СЕД з точки зору користувачів.

Введення в промислову експлуатацію

Введення системи в промислову експлуатацію з передачею на супровід фахівцям і службі технічної підтримки компанії-замовника. Підписання акту про завершення робіт по проекту.