Службові відмітки на документах

Відео: У Краснодарському краї собака, врятована поліцейським, залишається служити в поліції

Документообіг установи - це сукупність взаємопов`язаних процедур, що забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення або надходження і до завершення виконання або відправлення. Кожна процедура фіксується на документах у вигляді спеціальних, так званих службових, відміток. Які службові відмітки повинні бути відомі вам як професійним секретарям? Який порядок їх оформлення? Відповіді на ці та інші питання ви знайдете в статті.

Службовими вважаються позначки:

• про надходження документа в електронній формі
• резолюція;
• про контроль;
• про виконавця;
• про виконання документа і направлення його до справи;
• про контроль;
• про завірення копії;
• ідентифікатор електронної копії документа.

Відмітка про надходження документа в організацію

Дана позначка проставляється в нижньому правому куті документа і містить: найменування організації-одержувача, черговий порядковий номер і дату надходження (при необхідності - години та хвилини). Допускається використання з цією метою гумового штампа або ручного нумератора.

                                                                                      ТОВ "Вимпел"

                                                                                     Вх. № 145

Дата 02.04.2005

Функції керівника на стадії обробки вхідних або внутрішніх документів полягають в ознайомленні з кожним з них, оцінці ситуації, що виникла, прийнятті будь-якого рішення і оформленні його у вигляді резолюції.

резолюція

Вимоги до написання резолюцій викладені в ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ".

резолюція ДОКУМЕНТА - реквізит, що складається з надпісіна документі, зробленої посадовою особою і містить прийняте ним рішення

Як правило, на документі має бути одна резолюція. Наступні резолюції можливі в тому випадку, якщо деталізується

порядок виконання документа. Вказівка про виконання документа дається одному або декільком особам, тому одним з обов`язкових вимог до резолюції є її адресність. Для підвищення

виконавської дисципліни необхідно встановити відповідального за іcполненіе рішення, який може притягнути до відповідальності інших співробітників, або чітко визначити ступінь відповідальності кожного. Відповідальний виконавець має право скликання співвиконавців.

Текст резолюції повинен бути побудований коротко, чітко і коректно

Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то відповідальним за виконання рішення є той співробітник, який названий першим.

Текст резолюції повинен бути гранично ясний, складений коротко, чітко і коректно, щоб у виконавця не виникало необхідність звернення за роз`ясненнями до керівника.

Іноді потрібно дати більш розгорнуті вказівки виконавцям. Тут багато що залежить насамперед від аналізованої ситуації для даної організації. Якщо ситуація є типовою, то і рішення відповідних питань повинно ґрунтуватися на деякій звичною схемою.

зміст вказівки, безумовно, буде залежати і від кваліфікації виконавця, чим вона вища, тим більшу свободу дій йому можна надати. Бажано в кінці тексту резолюції вказати Термін виконання рішення. Це буде свого роду стимул до дії і форма контролю за виконанням документа. підпис керівника (Без розшифровки) і дата написання резолюції також є її невід`ємною частиною і визначають початок дії. Відсутність цих реквізитів вказує на неправильне оформлення резолюції.

Резолюція пишеться від руки в верхньому правому куті над текстом. Якщо немає вільного місця, вона може бути поставлена на будь-якому вільному місці лицьового боку документа.

Багато керівників, з різних причин, воліють оформляти резолюцію на додатковому аркуші формату А6, прикріплюючи його до документа скріпкою. Такий спосіб надає документу більш естетичний вигляд, але, з іншого боку, в цьому випадку можлива втрата резолюції (лист може відкріпити), а при здачі справ в архів скріпка вилучається і лист з резолюцією підшивається як окремий документ.

Таким чином, резолюція повинна включати: прізвище, ініціали виконавця, завдання, термін виконання, підпис керівника, дату резолюції, наприклад:

Караваєву В.Ю.

прошу підготувати

до 14.04.2005 проект наказу про звільнення Смирнова В.К.

в зв`язку з закінченням терміну трудового договору.

10.04.2005

Відмітка про виконавця

Відповідно до ГОСТ 6.30-2003 відмітка про виконавця містить: ініціали, прізвище виконавця документа та номер його телефону. Її розташовують на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа в лівому нижньому кутку, наприклад:

А.В. Петров

123 45 67

Часто зустрічається наступний порядок написання позначки про виконавця:

Петров Олександр Володимирович

123 45 67

Якщо документ підлягає подальшому розмноженню засобами розмножувальної техніки, то цей реквізит слід вказувати тільки на лицьовій стороні.

Відмітка про контроль

Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих документів. Відмітка про контрольпроставляється праворуч на верхньому полі першого аркуша за допомогою штемпеля "Контроль" або літери "К". Документи можуть мати типові і індивідуальні терміни виконання.

Значна кількість типових термінів встановлено в законах і у відомчих підзаконних актах.

Наприклад, про надання статистичної та фінансової звітності, пред`явленні претензій за якістю продукції, подачі апеляцій на рішення фінансових і судових інстанцій і ін.

В рамках конкретної організації можуть бути встановлені типові терміни виконання і для документів, що не знайшли відображення в законах і підзаконних нормативних актах. Після їх затвердження і включення в якості додатку в Табель форм документів або Інструкцію з діловодства у вигляді переліку вони також стають типовими для всіх працівників даної організації.

індивідуальний термін виконання вказується в резолюції або в тексті документа тільки в тому випадку, якщо цей термін відрізняється від встановленого керівництвом організації або автором документа або відсутній в переліку.

Термін виконання вхідних документів загальноприйнято обчислювати в календарних днях з моменту фіксації факту їх надходження в організацію, а створюваних - з моменту їх доведення до виконавців, якщо в документі, звичайно, не обговорений інший термін.

Згідно ГСДОУ зняти документи з контролю може лише посадова особа, що встановила контроль, або відповідальний виконавець після фактичного виконання завдань, запитів, повідомлення результатів зацікавленим особам та організаціям або іншого документованого підтвердження виконання.

Термін виконання може продовжити тільки організація або посадова особа, його встановили, або вищестояще керівництво.

На практиці в разі, коли термін виконання документа до моменту його реєстрації або в ході розгляду встановлено бути не може, встановлюють умовний термін виконання, який коригують по ходу виконання документа.

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

Дана позначка проставляється після виконання документа по суті питання. Таким чином, наявність позначки про виконання документа і направлення його до справи свідчить про те, що робота над ним повністю завершена.

Відмітка включає наступні дані:

• посилання на дату і номер документа про його виконання або при відсутності такого документа - короткі відомості про виконання;
• запис "До справи", номер справи, в якій буде зберігатися документ. Вона підписується і датується виконавцем документа або керівником відповідного структурного підрозділу.

У справу № 03-05

направлена відповідь

від __________ № _________

29.04.2005

Іноді секретарі розписуються в даній позначці замість виконавця, що може бути розцінено як перевищення повноважень, оскільки вирішити, виконаний документ чи ні, має право тільки виконавець або керівник.

Відмітка про наявність додатка

Якщо до документа є додатки, то повинна бути зроблений відповідний запис. відмітка про наявність додатка вноситься після тексту документа перед підписом. Порядок оформлення додатка описаний в ГОСТ 6.30-2003.

Існує кілька варіантів оформлення додатків.

Відео: У чому різниця між Доповідними і службовими записками?

1. Документи-додатки надсилаються адресату з супровідним листом. Якщо вони перераховані в тексті листа, то їх назви вдруге не вказують.

Додаток: на 1 л. в 1 прим.

2. Лист має програму без назване в тексті. В цьому випадку вказують його найменування, кількість аркушів та кількість примірників.

Додаток: прайс-лист на 1 л. в 1 прим.

3. Лист має кілька додатків. Їх нумерують у валовому порядку із зазначенням числа листів і кількості що направляються примірників.

Додаток: 1. Перелік документів на 1 л. в 1 прим.

                          2. Довідка про доходи на 1 Л.В 1 прим.

4. У сброшюрованном додатку не вказується кількість аркушів.

Додаток: в 5 прим.

5. До супровідного документа додається документ, що має додаток. У цьому випадку кількість аркушів додатка підсумовують.

Додаток: лист Мін`юсту РФ від 02.02.05 № 123 / 05-02

                          і додаток до нього, всього на 5 л.

6. Документи-додатки надсилаються не за всіма зазначеними в документі адресами. При цьому в позначці про наявність додатка роблять посилання "тільки в перший (другий, третій) адреса".

Додаток: на 1 л. в 1 прим. в першу адресу.

Відмітка оформляється від нульового положення табулятора (без абзацу) і відділяється від основного тексту документа 3 міжстроковими інтервалами.

Відмітка про завірення копії

Дана отметкапроставляется на копіях документів і виписках з документів. Копія документа виготовляється і видається з дозволу керівника установи або відповідного структурного підрозділу.

Організація за допомогою такої позначки може завірити копії тільки своїх документів. Однак існують спеціальні установи, які можуть завіряти будь копії, - це архівні установи і нотаріат.

У звичайних же установах дозволяється виготовляти копії документів, виданих іншими установами, якщо це необхідно для оперативного вирішення справ, що стосуються прийому громадян на роботу, навчання, посвідчення їх трудових, житлових та т. П. Прав, при формуванні особових справ працівників

і т. д. (копії дипломів, свідоцтва та посвідчення про отримання освіти).

Копія документа відтворюється на бланку даної установи, завіряється підписом посадової особи, яка засвідчує відповідність її змісту оригіналу. Якщо копія виробляється не на бланку, то при її знятті необхідно повністю відтворити текст бланка оригіналу. В даний час при наявності розмножувальної техніки, різних копіювальних апаратів слід враховувати, що «копія» документа і "завірена копія документа" - це дві різні речі. Копія документа без "позначки про завірення копії" не має юридичної сили.

Засвідчувальний підпис виглядає наступним чином:

вірно

Начальник відділу кадрів І.І. Сомов

02.04.2005

При пересиланні копії в інші установи або видачі на руки окремим особам на ній слід проставляти печатку. При складанні виписки з документа (наприклад, протоколу), якщо вона залишається в організації, печатку ставити не треба.

При оформленні копій, що стосуються особистих прав і інтересів громадян (архівна копія, виписка), на документі, з якого знято копію, проставляється відмітка - кому, коли вона видана, а на ній самій - відмітка про те, що оригінал зберігається в даній організації.

Замовлення на виготовлення копій організаційних або розпорядчих документів оформляється спеціальним документом, який включає: номер замовлення, дату його передачі, тираж (кількість примірників), а також вказівку на спосіб виготовлення копії. Замовлення підписується керівником підрозділу і приймається до виконання розмножувальної службою (якщо вона є). Тираж копій повинен відповідати дійсним потребам.

Ідентифікатор електронної копії документа

Ідентифікатором електронної копії документа є відмітка (колонтитул), що проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації.

Е: О Службові листи 12.04.2005

Службові відмітки дозволяють простежити всі стадії обробки документа. Правила їх оформлення необхідно знати і застосовувати в своїй роботі секретарям всіх рівнів.