Наказ без помилок

Наказ - розпорядчий документ, що видається керівником організації. З юридичної точки зору наказ - акт управління, владне розпорядження керівника, віддане в межах його повноважень. Наказ видається в письмовій формі і містить норми, доручення, обов`язкові для виконання.

Підстави для класифікації наказів

У практиці управлінської діяльності прийнято накази по основній діяльності відокремлювати від наказів по особовому складу. Підставою для цього є термін зберігання наказів: накази по основ- ної діяльності зберігаються постійно *, а накази по особовому складу - 75 років, а також те, що для багатьох наказів по особовому складу є уніфіковані форми **, обов`язкові для застосування і за структурою тексту відрізняються від наказів по основній діяльності. З огляду на цю обставину, далі ми будемо говорити про накази по основній діяльності, для яких немає уніфікованих форм, а тому можна вважати, що вони складаються у вільній формі, наскільки це поняття - вільна форма - можна застосовувати до документа.

Ще однією підставою для класифікації наказів є правовий статус інформації, що міститься в наказі. З цієї точки зору накази поділяються на нормативні правові акти і правові акти ненормативного характеру.

До нормативних правових актів належать накази, якими затверджуються нормативні документи - правила, положення, інструкції, регламенти, стандарти організацій та ін. (По документоведческой класифікації це - організаційно-правові документи), тобто документи, що містять положення, норми тривалої дії і розраховані на широке коло організацій або осіб. Правовими актами ненормативного характеру є накази, які містять доручення разового характеру. Як правило, такі доручення мають конкретного виконавця (виконавців) і термін виконання.

Відео: Базар БЕЗ ПОМИЛОК 15 RYTP / ПУП

Нормативна база

Єдиним нормативним документом, що встановлює поря- док і правила підготовки наказів, є Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затв. Наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 08.11.2005 № 536). Типова інструкція встановлює склад реквізитів наказу, порядок підготовки та оформлення наказів. У додатках 5-6 до інструкції наведені зразки оформлення наказів. І хоча Типова інструкція призначена для федеральних органів виконавчої влади, інші органи влади, а також багато державних і недержавних організації використовують положення Типової інструкції у власних інструкціях з діловодства. Незважаючи на це на практиці при підготовці і оформленні наказів допускаються помилки.

Типові помилки в наказах

Розглянемо найбільш типові помилки, що зустрічаються при підготовці і оформленні наказів по основній діяльності. Кваліфікуючи те чи інше явище як помилку, будемо спиратися на положення Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади. Приклад: преамбула (констатуюча частина) наказу організації ldquo-Про створення Комісії з переходу на нову систему оплати трудаrdquo-.

Відповідно до Положення про встановлення систем оплати праці працівників федеральних бюджетних установ, затвердженим постановою Уряду РФ від 5 серпня 2008 року № 583 п р и к а з и в а ю: ...
коментар: в даному випадку в якості обґрунтування виступає посилання на нормативно-правовий акт, виданий Кабінетом Міністрів України. При посиланні на документи в преамбулі до наказу необхідно наводити повні вихідні дані документа: назва структурного підрозділу, найменування органу, який видав документ, дату, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту. Якщо дається посилання на документ, затверджений будь-яким органом, вказують вид документа, орган, яким він затверджений, дату затвердження. Слід мати на увазі також, що офіційного скорочення слів ldquo-Російська Федераціяrdquo- у вигляді ldquo-РФrdquo- не існує. слова ldquo-Російська Федераціяrdquo- вживаються у вигляді повного найменування або скороченого - ldquo-Россіяrdquo-, яке в офіційних документах вживається тільки в скорочених найменуваннях федеральних органів виконавчої влади (МЗС Росії, Мінздоровсоцрозвитку Росії та ін.). Отже, в даному випадку преамбула повинна формулюватися таким чином:

Відповідно до Положення про встановлення систем оплати праці працівників федеральних бюджетних установ, затвердженим постановою Уряду Російської Федерації від 5 серпня 2008 року № 583 ldquo-Про введення нових систем оплати праці працівників федеральних бюджетних установ та федеральних державних органів, а також цивільного персоналу військових частин, установ і підрозділів федеральних органів виконавчої влади, в яких законом передбачена військова і прирівняна до неї служба, оплата праці яких в даний час здійснюється на основі Єдиної тарифної сітки з оплати праці працівників федеральних державних учрежденійrdquo-, п р и к а з и в а ю: ...Приклад: преамбула в наказі ldquo-Про заходи щодо забезпечення протипожежної безопасностіrdquo-.

27 грудня 2008 р неробочий час сталася пожежа в будівлі філії Федерального державної установи охорони здоров`я ldquo-Центр гігієни і епідеміологііrdquo- в Калузькій області в Сухінічская районі. В результаті пожежі пошкоджено будівлі головного корпусу і гаражних боксів, а також майно в них. Причиною загоряння стало відсутність належного контролю за працюючими електроприладами і енергоспоживанням, відсутність на об`єкті охоронної та протипожежної сигналізації, несправність засобів автоматичного протипожежного захисту системи електропостачання. У зв`язку з порушенням правил протипожежної безпеки, що призвело до пожежі та матеріальні збитки, п р и к а з и в а ю: ...Коментар: в даному випадку підставою для видання наказу послужила надзвичайна ситуація - пожежа. Однак наказ видається не тільки в зв`язку з пожежею, а й для попередження подібних ситуацій в майбутньому. Крім того, в наказах не використовується повествовательная манера викладу. В даному випадку констатує частина потрібно викласти наступним чином:

У зв`язку з пожежею 27 грудня 2008 р неробочий час в будівлі філії Федерального державної установи охорони здоров`я ldquo-Центр гігієни і епідеміологііrdquo- в Сухінічская районі Калузької області, які виникли через відсутність контролю за працюючими електроприладами і енергоспоживанням і заподіяла значну матеріальну шкоду (пошкоджені будівлі головного корпусу і гаражних боксів), і з метою забезпечення пожежної безпеки на об`єктах: підвищення відповідальності за експлуатацію електрообладнання та системи електропостачання, забезпечення охоронної та протипожежної сигналізації та засобів автоматичного протипожежного захисту системи електросну бженія п р и к а з и в а ю: ...
В окремих ситуаціях в преамбулі до наказу необхідно посилатися не тільки на нормативний документ, а й на мету управлінської діяльності, яка повинна бути реалізована за допомогою наказу, або на обставини, що склалися в діяльності. Преамбула в цьому випадку може будуватися за однією із схем:

1) посилання на обставини (або формулювання мети), посилання на нормативний документ;
2) посилання на нормативний документ, посилання на обставини (або формулювання мети).

Вибір того чи іншого варіанту преамбули залежить від того, що є безпосереднім приводом для видання наказу.
Укладач наказу може вибрати неправильну послідовність частин преамбули.Прімер: преамбула в наказі акціонерного товариства ldquo-Про внесення змін до організаційно-функціональну структуру обществаrdquo-.

Відповідно до рішення Ради директорів суспільства (протокол від 15.01.2009 № 1) та з метою вдосконалення організаційно-функціональної структури і процесів управління суспільством п р и к а з и в а ю ...Коментар: в даному випадку на перше місце в преамбулі поставлена посилання на рішення Ради директорів суспільства, а потім сформульована мета, в той час як на перше місце слід поставити мету прийняття рішення. Преамбула повинна бути сформульована таким чином:

З метою вдосконалення організаційно-функціональної структури і процесів управління суспільством і відповідно до рішення Ради директорів суспільства (протокол від 15.01.2009 № 1) п р и к а з и в а ю ...
Преамбула до наказу відділяється від розпорядчої частини словом ldquo-пріказиваюrdquo-, яка відповідно до Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади друкується в розрядку. У багатьох організаціях прийнято слово ldquo-пріказиваюrdquo- друкувати з нового рядка великими літерами, від кордону лівого поля або з абзацним відступом. Обидва варіанти можна вважати прийнятними, наприклад, в наказі організації про затвердження форм планових і звітних документів:

З метою вдосконалення організації роботи товариства та під зміна порядку, встановленого наказом суспільства від 25 грудня 2008 року № 81 ldquo-Про планування роботи обществаrdquo-,
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити форми місячних планів роботи і звітів про роботу підрозділів товариства (додатки 1, 2).
2. Ввести з 01 березня 2009 р твердження місячних планів роботи і звітів про роботу підрозділів товариства заступниками генерального директора товариства відповідно до встановленого розподілу обов`язків між ними.
3. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника генерального директора товариства Невзорова Д.М.
Форма викладу розпорядчої частини наказу залежить від характеру прийнятих рішень. Якщо наказ носить нормативний характер, а також якщо рішення, викладені в наказі, є за своєю суттю організаційними, в пунктах розпорядчої частини управлінські рішення формулюються наступним чином: ldquo-затвердити ... rdquo-, ldquo-створити ... rdquo-, ldquo-ліквідувати ... rdquo-, ldquo-утворити ... rdquo- і т. п., при цьому, як правило, не вказується виконавець і термін виконання. Якщо рішення є конкретними дорученнями, в пунктах розпорядчої частини вказується особа, відповідальна за виконання доручення, зміст доручення і термін його виполненія.Прімер: пункт розпорядчої частини в наказі про затвердження штатного розкладу.

НАКАЗУЮ:
1. Ввести в дію з 01.01.2009 затверджене штатний розклад.
2. ...
Додаток: штатний розклад - 3-го листка.Коментар: в цьому прикладі відразу кілька помилок. По-перше, неправильно сформульовано управлінське дію. Даний наказ є наказом, що затверджує штатний розклад, тому в пункті 1 наказу має бути сказано: ldquo-Затвердити штатний розпис організації на 2009 г.rdquo-. В даному випадку штатний розпис затверджується на рік, тому включати до наказу фразу про введення документа в дію взагалі не потрібно: штатний розклад буде затвердженим з дати видання наказу. Вказівка в формулюванні рішення року - ldquo -... на 2009 г.rdquo- - означає, що затверджене штатний розклад почне діяти з 01.01.2009. Якби штатний розклад вводилося в дію, наприклад, з 01.03.2009, в пункті розпорядчої частини варто було б сказати: ldquo-Затвердити штатний розпис організації та ввести в дію з 01.03.2009rdquo-.

Оскільки затверджується документ завжди є додатком до наказу, посилання на додаток потрібно зробити у відповідному пункті розпорядчої частини таким чином:

НАКАЗУЮ:
1. Затвердити штатний розпис організації на 2009 р (додаток).
2. ...
Робити посилання на додатки в наказах таким чином, як в при- ведення вище прикладі, не прийнято.

Відео: Говоримо без помилок 12 RYTP / пуп рітп

Наказ - розпорядчий документ, тому пункти наказу не повинні містити рекомендацій або побажань, вони повинні носити розпорядчий характер. Для цього в пунктах розпорядчої частини наказу використовується невизначена форма дієслів доконаного виду: організувати, провести, розробити, затвердити, створити, ліквідувати і ін. Приклад: пункт розпорядчої частини в наказі про створення Комісії з переходу на нову систему оплати праці.