Внутрішні документи - регулятори документаційного забезпечення управління

Значення і необхідність розробки внутрішніх документів в діяльності конкретної організації. Склад організаційних документів. Статут як основний локальний нормативний акт. Оформлення цього документа. Загальні вимоги до оформлення положень

Відео: Урок 3. Нормативні положення з документаційного забезпечення управління. Частина 1

Управлінські процеси і їх документальне забезпечення в будь-якій організації вимагають обов`язкового регулювання. Регуляторами виступають, перш за все, норми законодавчих та інших правових актів, прийнятих компетентними державними органами. Відповідно до них діють нормативно-методичні документи загальнодержавного (міжгалузевого) дії, що встановлюють правила, методи і технологічні прийоми роботи, в тому числі з документарної інформацією.

Однак поряд з цим важлива роль належить внутрішнім організаційним документам, які розробляються і приймаються самими установами, організаціями та підприємствами. Саме вони регламентують управлінські дії, тобто встановлюють порядок і фіксують певні умови їх ефективного виконання в конкретній організації. Серед таких умов можна виділити визначення чіткої структури та правового статусу певного ланки управління, закріплення його функцій і порядок функціонування, кооперацію і поділ праці працівників. Крім того, дуже важливо розробити і закріпити правила виконання різних видів робіт, зокрема з документаційного забезпечення управління.

Необхідність розробки і управління внутрішніми документами диктується законодавством, яке визначає їх як регулятори внутрішнього життя будь-якої структури. Будучи локальними нормативними актами, вони складають правову основу діяльності конкретної організації, так як містять норми, обов`язкові для виконання як органами управління, так і працівниками.

До складу організаційних документів входять установчі документи, зокрема:

  • статут;
  • положення (про організацію, про структурний підрозділ, про колегіальному органі, про певну сферу діяльності);
  • інструкції (посадові інструкції, інструкції по окремим видам діяльності);
  • ряд інших видів документів.

Документаційне забезпечення є основною забезпечує функцією управління. Від того, як воно організовано, у багато залежить ефективність управлінської діяльності. У свою чергу, порядок роботи з документами в конкретній організації безпосередньо пов`язаний з організацією управління і залежить від структури апарату управління, компетенції та функцій органів управління, структурних підрозділів і т. Д. Тому до складу нормативної та методичної бази документаційного забезпечення управління відносять і ті локальні акти, які регулюють організацію управлінської діяльності конкретної фірми, установи.

У їх числі, перш за все, слід назвати статут, положення про структурні підрозділи або внутрішніх органах управління і посадові інструкції.

Статут

Основним локальним нормативним актом є статут - звід правил, що регулюють діяльність установ, організацій, їх взаємовідносини з іншими установами, організаціями і громадянами, права та обов`язки в певній сфері управління, господарської та іншої діяльності.

Норми статуту обов`язкові для виконання органами управління, структурними підрозділами та працівниками організації. Всі інші внутрішні нормативні (організаційні) документи повинні йому відповідати.

На підставі статуту діють юридичні особи (установи, організації та підприємства) різних форм власності та організаційно-правових форм.

У їх числі державні та муніципальні підприємства, господарські товариства і товариства, некомерційні організації (фонди, асоціації та ін.). Вимоги до статутів організацій і підприємств різних організаційно-правових форм закріплюються відповідними законодавчими актами, наприклад Федеральними законами від 14.11.2002 № 161-ФЗ "Про державні та муніципальних унітарних підприємствах", від 26.12.1995 № 208-ФЗ "Про акціонерні товариства", від 08.02.1998 № 14-ФЗ "Про товариства з обмеженою відповідальністю" та ін. Вони визначають склад інформації, що входить в зміст документів, і порядок посвідчення статутів.

Статут унітарного підприємства відповідно до Федерального закону "Про державні та муніципальних унітарних підприємствах" повинен містити:

Відео: Класифікація систем документації

  • повне та скорочене фірмові найменування унітарного підприємства;
  • вказівка на місце знаходження унітарного підприємства;
  • мети, предмет, види діяльності унітарного підприємства;
  • відомості про орган або органи, які здійснюють повноваження власника майна унітарного підприємства;
  • найменування органу, що управляє унітарного підприємства (керівник, директор, генеральний директор);
  • порядок призначення на посаду керівника унітарного підприємства, а також порядок укладення, зміни і припинення з ним трудового договору відповідно до трудового законодавства і іншими містять норми трудового права нормативними правовими актами;
  • перелік фондів, створюваних унітарним підприємством, розміри, порядок формування і використання цих фондів;
  • інші положення, передбачені цим Законом та іншими федеральними законами.

Федеральний закон "Про акціонерні товариства" встановив перелік обов`язкових відомостей, які повинні міститися в статутах усіх типів акціонерних товариств на території РФ. До їх числа відносяться:

  • повне та скорочене фірмові найменування товариства;
  • місце знаходження товариства;
  • тип суспільства (відкрите чи закрите);
  • кількість, номінальна вартість, категорії (звичайні, привілейовані) акцій і типи привілейованих акцій, що розміщуються суспільством;
  • права акціонерів - власників акцій кожної категорії (типу);
  • розмір статутного капіталу товариства;
  • структура і компетенції органів управління товариства та порядок прийняття ними рішень;
  • порядок підготовки і проведення загальних зборів акціонерів, у тому числі перелік питань, рішення по яких приймається органами управління товариства кваліфікованою більшістю голосів або одноголосно;
  • відомості про філії та представництва товариства;
  • інші положення, передбачені цим Законом та іншими федеральними законами.



Як бачимо, зміст статутів різниться. Однак очевидно, що значна частина інформації стосується питань управління внутрішніми документами на відповідних підприємствах і в організаціях, а значить, визначає і порядок документування різних управлінських ситуацій.

Єдиних державних вимог до форми статуту як виду документа і до структури його тексту не встановлено.

Форма статуту державного підприємства входить до складу форм, включених в Уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації (УСОРД). У ній представлена структура тексту, що складається з певних розділів, а також відзначені місця для проставлення засвідчують реквізитів. Крім того, наказом Мінекономрозвитку Росії від 25.08.2005 № 205 затверджено "Зразковий статут федерального державного унітарного підприємства, заснованого на праві господарського відання". На основі цих документів конкретні унітарні підприємства розробляють свої статути.

Форма статуту недержавної комерційної організації сучасним російським законодавством не регламентується. До недавнього часу в РФ діяв Типовий статут акціонерного товариства відкритого типу (АТВТ), затверджений Указом Президента РФ від 01.07.1992 № 721. У Типовий статут були включені наступні розділи:

  1. Назва та місцезнаходження Товариства.
  2. Юридичний статус Товариства.
  3. Цілі і предмет діяльності Товариства.
  4. Статутний капітал.
  5. Права і обов`язки акціонерів.
  6. Збори акціонерів.
  7. Рада директорів і Правління.
  8. Засідання Ради директорів.
  9. Компетенція Ради директорів.
  10. Генеральний директор і Правління.
  11. Облік і звітність Товариства.
  12. Ревізійна комісія.
  13. Ліквідація та реорганізація Товариства.

У 2003 р указ був скасований, а це означає, що типова форма статуту акціонерного товариства не використовується як обов`язкова, але може служити основою для розробки конкретних акціонерними товариствами своїх статутів. Крім того, практика діяльності недержавних організацій виробила певні підходи до складання та оформлення цього документа.

оформлення статуту

Статут оформляється на стандартних аркушах паперу формату А4




і має титульний лист. На титульному аркуші міститься назва виду документа - СТАТУТ і найменування організації із зазначенням її організаційно-правової форми. Далі вказують місце складання (наприклад, Москва) і рік. У правому верхньому кутку титульного аркуша поміщають гриф обмеження доступу до статуту.

Статути державних і муніципальних установ, організацій і підприємств затверджуються вищестоящими органами державного управління і органами місцевого самоврядування. Статути недержавних організацій повинні бути затверджені засновниками або учасниками товариств і товариств.

Текст статуту складається з розділів, які мають заголовки і нумеруються арабськими цифрами.

Організації визначають самі, які розділи і в якій кількості включати в документ. Важливо, щоб в статуті містилася вся необхідна для організації і діяльності суспільства інформація і щоб вона не суперечила сучасному законодавству.

Відео: Урок 7. Поняття реквізиту документа. Частина 1

Загальні вимоги до оформлення положень

Значна роль в регламентацію діяльності в цій належить і таким організаційного документу, як положення.

Потрібно мати на увазі, що положення - поліфункціональні нормативні акти. Вони можуть регламентувати діяльність організації (представництва, філії) в цілому, маючи в цьому випадку значення статуту, а також структурного підрозділу або комісії (Положення про управління справами або Положення про експертну комісію). Такі положення визначають порядок освіти, статус, компетенцію, права, обов`язки та організацію роботи певної структури.

Положення можуть бути типовими, зразковими або індивідуальними. Наприклад, Типове положення про освітній установі вищої професійної освіти (вищому навчальному закладі) РФ. Як випливає з назви, є типовим документом для всіх вищих навчальних закладів РФ.

Прикладом індивідуального положення є Положення про Міністерство економічного розвитку і торгівлі РФ, розроблене тільки для Мінекономрозвитку оссии. Потрібно відзначити, що якщо для певних видів установ, організацій і підприємств розроблені типові або зразкові положення, індивідуальні розробляються на їх основі.

Положення про організацію

Положення про організацію - це правовий акт, на підставі якого діють державні бюджетні організації. Положення також є правовою основою організації і діяльності її представництв і філій. Документ визначає статус організації, порядок її створення, місце в системі управління, внутрішню структуру, функції, компетенцію, обов`язки, порядок реорганізації

і ліквідації. У структурі таких положень зазвичай в окремий розділ виділяються контроль, перевірка і ревізія діяльності.

Положення про організації входять до складу уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), тому формуляр документа уніфікований. При його оформленні обов`язково вказується:

  • найменування вищестоящої організації;
  • найменування організації, для якої розроблено положення;
  • вид документа;
  • дата і номер документа;
  • місце складання або видання документа;
  • гриф затвердження;
  • заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".

Положення підлягає затвердженню в вищестоящої організації (можливо, спеціально виданим документом, наприклад, наказом).

Такого оформлення та посвідчення дотримуються і при розробці положень про філії та представництва недержавних компаній. Роль вищестоящої організації грає в даному випадку головна компанія (її найменування вказують на документі). Крім того, головна компанія затверджує Положення про представництво (філії).

Відповідно до УСОРД в уніфіковану структуру тексту положення про організацію включаються такі розділи:

  • Загальні положення.
  • Основні завдання.
  • Функції.
  • Права та обов`язки.
  • Керівництво.
  • Взаємовідносини. Зв`язки.
  • Майно і кошти.
  • Контроль, перевірка і ревізія діяльності.
  • Реорганізація і ліквідація.

Така структура тексту цілком застосовна для положень про представництва (філіях) компаній. Однак потрібно враховувати, що вони, по суті, є відокремленими підрозділами компаній, тому в положенні повинні чітко прописуватися правові основи їх взаємодії з головними компаніями.

Текст положення викладається окремими пунктами, які нумеруються арабськими цифрами і мають заголовки для зручності читання і користування текстом.

У практиці діяльності організацій, що мають внутрішні органи управління і складну організаційну структуру, найважливішим регулятором внутрішньої управлінської діяльності є положення, призначені для закріплення і розмежування функцій кожного органу управління та структурного підрозділу. Такі положення розробляються як в державних організаціях, так і в організаціях недержавної форми власності.

Про посадових інструкціях і інструкціях з діловодства читайте в журналі "Довідник секретаря та офіс-менеджера".



ІНШЕ

Інструкція з діловодства фото

Інструкція з діловодства

Локальні нормативні акти становлять правову основу діяльності конкретної організації, так як містять норми, обов`язкові…

Наказ без помилок фото

Наказ без помилок

Шановні учасники спільноти PRO-Секретаріат! За вашими численними проханнями розміщуємо на сайті статтю В.Ф. Янковий…

Види нормативних документів фото

Види нормативних документів

У посадові обов`язки секретаря входить робота з різними документами, в число яких також входять нормативні документи.…

Документаційне забезпечення фото

Документаційне забезпечення

Документаційне забезпечення організації є одним з найважливіших етапів роботи з інформацією в будь-якій компанії. Про…

Організаційні документи фото

Організаційні документи

У статті розглядається система організаційних документів: дізнайтеся, яку функцію виконують організаційні документи,…

Внутрішні документи фото

Внутрішні документи

Дізнайтеся, що представляють собою внутрішні документи, які види внутрішніх документів в 2016 році найчастіше…

» » Внутрішні документи - регулятори документаційного забезпечення управління