Внутрішнє узгодження документів

У процедурі підготовки документів важлива роль належить погодженням - експертизі підготовленого проекту документа зацікавленими особами. Узгодження документів може бути внутрішнім (узгодження проекту документа з посадовими особами та працівниками організації) і зовнішнім (узгодження проекту документа з іншими організаціями).

Внутрішнє узгодження називається також візуванням, а відмітка про внутрішньому узгодженні, що проставляється на документі або аркуші погодження, - візою. Розглянемо особливості внутрішнього погодження документів.

Коло осіб, що візують документ

Узгодження документа проводиться до підписання або затвердження документа. Керівник організації, підписує або затверджує документ, завжди повинен звертати увагу на наявність на документі необхідних віз. Узгодження документа всіма зацікавленими особами необхідно для прийняття правильного управлінського рішення, дозволяє підвищити якість прийнятих рішень і відповідальність працівників організації за їх виконання.

Візування документа проводиться всіма зацікавленими особами, тобто тими, кого в тій чи іншій мірі зачіпає зміст документа, кому потім доведеться виконувати документ.

Візуються всі документи, що містять управлінське рішення, прийняте одноосібно керівником, наприклад правила, положення, інструкції, регламенти, штатний розклад, накази, розпорядження, вказівки, договори (цивільно-правові, трудові), ділові листи, акти, довідки, доповідні і службові записки та ін.

Не підлягають візуванню документи, що відображають колегіальну діяльність - діяльність по спільному прийняттю рішень, наприклад постанови, рішення, акти.

Коло осіб, що візують документ, визначається виконавцем (відповідальним виконавцем). До візуванню проекту документа, як правило, залучаються посадові особи, компетентні в розгляді поставлених питань, і особи, які будуть виконувати прийняті рішення.

Наприклад, накази по основній діяльності, як правило, візуються:

• керівником підрозділу, який підготував проект документа;
• керівниками зацікавлених підрозділів (виконавців);
• юридичною службою;
• заступниками керівника організації;
• службою документаційного забезпечення управління.

Відео: Узгодження документів в системі документообігу

Накази по особовому складу, як правило, візуються:

• керівником служби персоналу;
• головним бухгалтером (накази про прийом, переведення, звільнення, заохочення, встановлення надбавок та ін.);
• керівниками зацікавлених підрозділів;
• юридичною службою;
• працівником, якого торкається зміст наказу (після підписання наказу керівником).

Відео: Узгодження документа

Ділові листи візуються:

• виконавцем;
• керівником підрозділу, який підготував лист;
• керівниками зацікавлених підрозділів (бухгалтерії, юридичної служби та ін.), якщо цього вимагає зміст листа;
• заступником керівника організації, що курирує це питання, якщо лист підписує керівник.

Якщо в процесі узгодження в проект документа вносяться значні поправки, доповнення, зауваження, документ підлягає доопрацюванню виконавцем, після чого - повторного візування.

Процес візування документа

Візи можуть проставлятися: на самому документі (на лицьовій стороні останнього аркуша документа за підписом), на звороті останнього аркуша документа або на окремому аркуші погодження (візування).

При візуванні розпорядчих документів віза найчастіше проставляється на звороті останнього аркуша документа (оригіналу) або окремому аркуші погодження. Лист узгодження оформляється наступним чином:

проекту наказу "Про ..."

Найменування посади особи Підпис, дата І.О. Прізвище

Найменування посади особи Підпис, дата І.О. Прізвище

Відео: Навчальні ролики

Найменування посади особи Підпис, дата І.О. Прізвище

...

Виконавець - І.О. Прізвище, посада, підрозділ, телефон

Під візами і зазначенням виконавця на аркуші погодження можуть зазначатися відомості про розсилання. Оформляється це, як правило, в такий спосіб:

Лист узгодження є невід`ємною частиною документа і поміщається в справу на зберігання разом з документом.

Якщо основний документ (наказ, розпорядження, правила, інструкція, положення та ін.), Що підлягає узгодженню, має додатки, кожен додаток візується керівником підрозділу-виконавця.

Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів "віза включає в себе: підпис і посаду візує документ, розшифровку підпису (ініціали та прізвище), дату підписання.

наприклад:

Відео: Сценарій "Обробка заявки"

Якщо посадова особа, візує документ, має зауваження щодо проекту документа або в принципі не погоджується із запропонованим рішенням, візу оформлюють таким чином:

або:

Віза може включати і інші записи, наприклад: "З проектом не згоден", "Маю зауваження", "Згоден з урахуванням зауважень і доповнень" та ін. Думка посадової особи оформляється на окремому аркуші у вигляді довідки і разом з проектом повертається виконавцю на доопрацювання. Виконавець може погодитися з зауваженнями і врахувати їх при доопрацюванні проекту документа, але може залишитися при своєму колишньому думці і не враховувати висловлені зауваження. Якщо при доопрацюванні проекту залишаються невраховані зауваження, виконавець зобов`язаний представити їх керівнику разом з остаточно оформленим проектом документа, оскільки остаточне рішення завжди належить керівнику. Не виключено, що керівник може погодитися саме з думкою, що не врахованим виконавцем, і тоді виконавцю доведеться ще раз допрацьовувати проект документа з урахуванням думки керівника.

Документи, оригінали яких залишаються в організації (організаційно-правові, розпорядчі), візуються на першому примірнику, тобто на примірнику, який надходить на зберігання в справу організації. Документи, оригінали яких направляють в інші організації, візуються на копії, що залишається в справі організації.

Перш за все, це стосується листування. Але тут можливі варіанти. Так як для пересилання листів дуже часто використовується факсимільний зв`язок, то можливі ситуації, коли оригінал листа передається по факсу та потім надходить на зберігання в справу. У таких ситуаціях виконавець може обмежитися підготовкою тільки одного примірника листа (на бланку) і після передачі по факсу його ж помістити в справу на зберігання. Візи в цьому випадку проставляються нема на копії листа (її просто немає), а на оригіналі, але на зворотному боці (т. Е. На тій стороні аркуша, яку факсимільний апарат »не зчитує").

Існують деякі особливості візування таких документів, як договори, протоколи. Зокрема протоколи візуються в особливо важливих випадках, коли точна передача тексту виступу має принципове значення. Протокол в такому випадку візується особами, котрі виступали на засіданні. Віза проставляється на лівому полі документа, поруч із записом виступу і свідчить про правильність запису виступу.

При підготовці договорів, крім візування договору в звичайному порядку зацікавленими особами, може проводитися так зване "полистного візування", коли візи проставляються на кожному аркуші документа. Додатки до договору також візуються.

При полістном візуванні візи проставляються на нижньому полі кожного аркуша документа, включаючи додатки до договору. Полистного візування проводиться особою, відповідальною за оформлення договору.

Документи, які регламентують порядок візування

Встановлений в організації порядок узгодження документів повинен бути закріплений в Інструкції з документаційного забезпечення (діловодству) організації. При підготовці відповідного розділу Інструкції з діловодства слід керуватися нормативними документами, які регламентують порядок узгодження документів, а також враховувати специфіку діяльності організації. До числа нормативних документів, що розглядають питання узгодження документів, відносяться:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів "(положення цього стандарту розглянуті в статті).
2. Правила підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації, затв. постановою Уряду Російської Федерації від 13.08.1997 № 1009.
3. Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затв. наказом Мінкультури Росії від 08.11.2005 № 536.

Правила підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації, як випливає з їх назви, стосуються, по-перше, тільки центральних органів виконавчої влади і, по-друге, тільки шести документів, у формі яких можуть видаватися нормативні правові акти, це - положення, правила, інструкції, постанови, накази, розпорядження.

Зокрема, в Правилах говориться:

"Проект нормативного правового акта підлягає погодженню з зацікавленими міністерствами і відомствами, якщо таке узгодження є обов`язковим згідно з законодавством Російської Федерації, а також якщо в нормативному правовому акті містяться положення, норми і доручення, що стосуються інших центральних органів виконавчої влади. Узгодження проекту нормативно-правового акта оформляється візами.

Віза включає в себе найменування посади керівника міністерства (відомства) або його заступника і особистий підпис візує, розшифрування підпису і дату.

Візи проставляються в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу нормативного правового акта ".

Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади встановлює порядок візування документів, проекти яких готуються в федеральних органах виконавчої влади, а саме: законопроектів, проектів актів Президента Російської Федерації та додатків до них, проектів актів Кабінету Міністрів України, а також документів, що видаються міністерствами і відомствами, - наказів, розпоряджень, протоколів.

У Типової інструкції, зокрема, зазначається (п. 2.7.1.2), що проекти наказів (розпоряджень) і додатки до них візуються виконавцем і керівником підрозділу, який вніс проект,

керівниками підрозділів, яким в проекті передбачаються завдання і доручення, а також керівниками служби документаційного забезпечення управління та юридичної служби.

Заперечення за проектом наказу (розпорядження), що виникають при погодженні, викладаються в довідці, що додається до проекту.

Якщо в процесі узгодження в проект наказу вносяться зміни принципового характеру, то він підлягає передруці і повторному погодженню.

Проекти наказів (розпоряджень), що подаються керівнику на підпис, візуються заступниками керівника відповідно до розподілу обов`язків.

Наявні в нормативних документах положення в цілому узгоджуються з положеннями цієї статті.

Електронне узгодження документа

В організаціях, що використовують системи електронного документообігу, узгодження (візування) документів може здійснюватися в автоматизованому режимі. В цьому випадку проект документа розсилається всім зацікавленим особам по електронній пошті. Підтвердженням доставки документа зацікавленій особі є повідомлення про прочитання, що отримується службою ДОУ. Відповідно до встановленого в організації режимом доступу до системи електронного узгодження посадові особи проставляють відмітки про погодження ( "Погоджено", "Погоджено з зауваженнями" і ін.), Що завіряються електронним цифровим підписом. В системі електронного узгодження лист погодження оформляється як окремий лист, він може бути роздрукований і прикладений до документу, якщо документ оформляється як документ на паперовому носії.

Безсумнівним достоїнством електронного узгодження є скорочення часу, що витрачається на цю процедуру. Оптимізація процедури узгодження за часом - одна з найважливіших завдань служби ДОУ. З цією метою в інструкції з документаційного забезпечення можуть бути встановлені терміни узгодження для окремих, найбільш важливих видів документів.

Наприклад, при регламентації процедури узгодження розпорядчих документів в інструкції може бути встановлено, що проекти розпорядчих документів:

• мають додатки великого обсягу (багатосторінкові документи) - узгоджуються в термін від 3 до 5 днів;
• мають додатки довідкового характеру - узгоджуються протягом 2-3 днів;
• без додатків - протягом 1-2 днів.

Подібний порядок встановлений, наприклад, Регламентом уряду Москви, затв. постановою уряду Москви від 21.04.2006 № 112-ПП (п. 3.2.3.4 "Терміни узгодження і проведення експертизи").