Стратегії та тактики офіційно-ділового листування: вираз запиту в ділових листах

Листи, які готуються в ситуації, коли одна зі сторін вносить пропозиції щодо поліпшення якості товарів або послуг, при цьому другий стороні для прийняття рішення необхідно розташовувати відповідною інформацією. Аргументація запиту, його суть і вираз подяки за надання необхідної інформації - структура і приклади різних текстів листів-запитів у відповідь на одне вихідне лист

В ході партнерської співпраці нерідко виникають ситуації, коли одна зі сторін вносить будь-які пропозиції щодо поліпшення якості товарів або послуг. При цьому другий стороні для прийняття рішення по надійшов від партнера пропозицією необхідно розташовувати відповідною інформацією.

У подібних ситуаціях характер запитуваної інформації та форма вираження запиту відрізняються різноманітністю. Структуру і зміст відповіли на вищенаведені тип листи-пропозиції від партнера формують такі чинники:

прогнозованість пропозиції (або його спонтанність);
завчасність надходження пропозиції, т. е. час на прийняття рішення і на підготовку до його впровадження;
наявність професійної підготовленості партнера, необхідної для прийняття пропозиції;
наявність технологічних можливостей для реалізації пропозиції;
розмір фінансових вкладень при реалізації пропозиції;
гарантії поліпшення якості товарів або послуг після впровадження пропозиції.

Всі викладені чинники впливають як на аргументацію запиту відповідної інформації, так і на форму його вираження. У ситуації, що розглядається партнер, який отримав пропозицію щодо вдосконалення будь-якого аспекту співробітництва, до прийняття зваженого рішення повинен проаналізувати максимально повний обсяг інформації по даному питанню. Запит цієї інформації необхідно чітко і дохідливо аргументувати. Аргументація запиту повинна дозволити партнеру, що надіслав лист-пропозицію, зрозуміти, яку інформацію і в якому обсязі він повинен повідомити, щоб його пропозиція була розглянута оперативно і з позитивним результатом. Аргументація запиту може бути виражена таким чином:

Відео: Лабораторія Стилю: Зачіски Для Ділового Образа

...в додатку до Вашого листа відсутній цілий ряд параметрів і характеристик, які необхідні нашим конструкторам для прийняття рішення про застосування Вашої нової продукції в нововведенні нами обладнанні. (Лист-запит № 1)

...для прийняття рішення про використання нових електротехнічних комплектуючих виробів нам необхідна інформація про їх функціонування в обладнанні, аналогічному нашому за умовами експлуатації. (Лист-запит № 3)

Після аргументації запиту слід власне запит, який в листах розглянутого виду може бути представлений як в одному, так і в двох (трьох) пропозиціях. При цьому одне з цих пропозицій обов`язково містить слова подяки за очікуване надання запитуваної інформації. наприклад:

У зв`язку з цим прошу Вас, шановний Михайле Івановичу, ознайомити нас з методиками і програмами випробувань Ваших нових виробів. Ми будемо Вам дуже вдячні, якщо Ви направите на нашу адресу максимально повний варіант інформаційних матеріалів про результати проведених випробувань. (Лист-запит № 2)

Відео: Як Створити УСПІШНИЙ ІМІДЖ Жінці?

Ми були б Вам дуже вдячні, якби Ви повідомили нам, які підприємства вже закуповують дані комплектуючі. Нам, безперечно, було б корисно ознайомитися з відгуками та рекомендаціями фахівців цих підприємств. (Лист-запит № 3)

Просимо Вас, шановний Михайле Івановичу, вишукати можливість надання нам до кінця серпня ц. м серійних зразків модернізованих електротехнічних виробів. (Лист-запит № 4) Ми висловлюємо надію на повне розуміння Вами ситуації, що склалася і просимо Вас повідомити нам дані за цінами на нові види продукції. (Лист-запит № 5)

початкове лист

Заступнику генерального директора
ФГУП "Веселка"
І.П. Бережному

Шановний Ігоре Павловичу!

ВАТ "Електрокомплект" проводить політику постійного поліпшення якості продукції, що випускається і відновлення її номенклатури. З початку 2011 року ми приступили до виробництва нової серії комплектуючих виробів з поліпшеними характеристиками. З лютого ц. м нова продукція поставляється на ряд підприємств нашої галузі.

Знову випущені вироби за основними технічними параметрами значно перевершують випускалися раніше. Крім того, їх масогабаритні показники забезпечують їх взаємозамінність зі старими зразками (див. Додаток до цього листа). Деякі зі старих зразків (позиції 1-3, 5 і 6 додатка) поставляються ФГУП "Веселка" за договором № ДП-№1719 від 26.05.2009. До теперішнього часу на Ваше підприємство було поставлено чотири партії вказаних виробів.

У зв`язку з переорієнтацією ВАТ "Електрокомплект" на випуск нової продукції ми плануємо в IV кварталі с. м зняти з виробництва застарілі моделі виробів і повністю перейти на випуск їх більш досконалих аналогів.

У зв`язку з викладеним прошу Вас, шановний Ігор Павлович, розглянути (в рамках чинного Договору) можливість поставки з жовтня 2011 р виробів нової модернізованої серії на заміну раніше поставлялися. На нашу думку, їх використання дозволить значно підвищити експлуатаційні характеристики продукції ФГУП "Веселка".

У разі Вашої позитивного рішення ВАТ "Електрокомплект" направить проект доповнення до договору № ДП-№1719 від 26.05.2009 в двотижневий термін. Додаток: на 9 л. в 1 прим.

З глибокою повагою і побажанням успіхів в роботі,

Комерційний директор
ВАТ "Електрокомплект" М.І. Новиков

Лист-запит № 1

комерційному директору
ВАТ "Електрокомплект"
М.І. Новикову

Шановний Михайле Івановичу!

Дякую Вам за надану інформацію про нові вироби, виробництво яких почав завод "Електрокомплект".

Дана інформація являє для нас значний інтерес. І, як ви правильно зазначили у своєму листі, ми в першу чергу зацікавлені у використанні сучасних комплектуючих деталей і виробів, які дозволять істотно поліпшити технічні та експлуатаційні характеристики нашої продукції.

Однак в додатку до Вашого листа відсутній цілий ряд параметрів і характеристик, які необхідні нашим конструкторам для прийняття рішення про застосування Вашої нової продукції в нововведенні нами обладнанні.

У зв`язку з цим нас цікавить більш детальна інформація про технічні характеристики виробів по кожній позиції Вашого нового номенклатурного списку. Перелік цих характеристик наведено в додатку до цього листа.

Ми будемо дуже вдячні Вам, шановний Михайле Івановичу, якщо Ви знайдете можливість ознайомити нас з цією інформацією і направите на нашу адресу відповідні матеріали в самий найближчий час.

З глибокою повагою і побажанням успіхів у бізнесі,

Заступник генерального директора
ФГУП "Веселка" І.П. Бережний

Лист-запит № 2

комерційному директору
ВАТ "Електрокомплект"
М.І. Новикову

Шановний Михайле Івановичу!

Фахівці ФГУП "Веселка" з великим інтересом ознайомилися з Вашою пропозицією про заміну з IV кварталу 2011 р електротехнічних виробів, що поставляються нам за договором № ДП-№1719 від 26.05.2009, на їх більш досконалі аналоги.

Виробнича програма нашого підприємства з випуску обладнання з застосуванням комплектуючих, що випускаються ВАТ "Електрокомплект", визначена до кінця II кварталу 2012 р І ми, безумовно, хотіли б реалізувати цю програму з мінімальними виробничими ризиками. Саме тому прийняття відповідального рішення про застосування Ваших нових виробів повинен передувати проведений фахівцями ФГУП "Веселка" всебічний аналіз їх функціонування в умовах експлуатації нашої техніки.

У зв`язку з цим прошу Вас, шановний Михайле Івановичу, ознайомити нас з методиками і програмами випробувань Ваших нових виробів на всіх стадіях їх створення (від проектування до початку серійного виробництва). Ми будемо Вам дуже вдячні, якщо Ви направите на нашу адресу максимально повний варіант інформаційних матеріалів про результати проведених випробувань. При необхідності наші фахівці можуть бути відряджені на ВАТ "Електрокомплект" для ознайомлення із зазначеними матеріалами на місці.

Сподіваюся, що наша обопільна оперативність в обговоренні цього питання дозволить нам прийняти зважене і своєчасне рішення.

З повагою і побажанням успіхів у спільній роботі,

Заступник генерального директора
ФГУП "Веселка" І.П. Бережний

Лист-запит № 3

комерційному директору
ВАТ "Електрокомплект"
М.І. Новикову

Шановний Михайле Івановичу!

Прийміть наші сердечні вітання з успішною реалізацією програми модернізації випускаються Вашим підприємством електротехнічних виробів.

Ми теж прагнемо до оптимізації технічних і експлуатаційних характеристик продукції, що випускається нами продукції, тому отримана від Вас інформація викликала професійний інтерес у наших конструкторів і технологів.

У той же час для прийняття рішення про використання нових електротехнічних комплектуючих виробів нам необхідна інформація про їх функціонування в обладнанні, аналогічному нашому за умовами експлуатації. Як випливає з Вашого листа, Ви вже ставите зазначені вироби на ряд підприємств, що випускають подібну продукцію.

У зв`язку з цим ми були б Вам дуже вдячні, якби Ви повідомили нам, які підприємства вже закуповують дані комплектуючі. Нам, безперечно, було б корисно ознайомитися з відгуками та рекомендаціями фахівців цих підприємств.

Сподіваємося, що ця інформація не є комерційною таємницею і Ви зможете нам її надати.

Незважаючи на можливі складнощі організаційного плану і додаткові фінансові вкладення ми готові почати діалог з цього питання і чекаємо від Вас відповідної інформації.

З повагою і вдячністю,

Заступник генерального директора
ФГУП "Веселка" І.П. Бережний

Лист-запит № 4

комерційному директору
ВАТ "Електрокомплект"
М.І. Новикову

Шановний Михайле Івановичу!

Нами отримано і всебічно проаналізовано інформацію про припинення в IV кварталі с. м виробництва електротехнічних комплектуючих виробів, які Ваше підприємство поставляє ФГУП "Веселка" за договором № ДП-№1719 від 26.05.2009.

За результатами проведеного аналізу наданих Вами матеріалів керівництво підприємства визнало за необхідне провести в випробувальному центрі ФГУП "Веселка" комплексні випробування випускається нами обладнання до встановлених в ньому модернізованими виробами. Остаточне рішення про закупівлі нових комплектуючих буде прийнято нами за результатами зазначених випробувань.

У зв`язку з викладеним просимо Вас, шановний Михайле Івановичу, вишукати можливість надання нам до кінця серпня ц. м серійних зразків модернізованих електротехнічних виробів в кількості і номенклатурі, зазначених в Додатку до цього листа. Оплату за зазначену поставку гарантуємо зробити на умовах діючого договору № ДП-№1719 від 26.05.2009 після виставлення Вами відповідного рахунку. У комплект поставки виробів повинна входити також необхідна експлуатаційна документація.

Додаток: на 1 л. в 1 прим.

З глибокою повагою і надією на продовження взаємовигідного співробітництва,

Заступник генерального директора
ФГУП "Веселка" І.П. Бережний

Лист-запит № 5

комерційному директору
ВАТ "Електрокомплект"
М.І. Новикову

Шановний Михайле Івановичу!

Дякуємо Вам за інформацію про виробництво нової серії комплектуючих виробів, а також за пропозицію про заміну з IV кварталу 2011 р електротехнічних виробів, що поставляються нам за договором № ДП-№1719 від 26.05.2009, на їх більш досконалі аналоги.

Дана пропозиція викликає у нас професійний інтерес, оскільки ми так само, як і Ви, постійно прагнемо до поліпшення експлуатаційних характеристик продукції, що випускається нами продукції.

У той же час ми не можемо дати однозначну відповідь, оскільки не володіємо всією інформацією, необхідної для прийняття такого важливого рішення.

Перш за все, нас цікавлять фінансові питання, оскільки всі виробничі процеси на нашому підприємстві плануються і здійснюються строго в рамках затвердженого бюджету. У зв`язку з цим будь-які додаткові вкладення вимагають завчасного визначення їх розміру та пошуку джерела фінансування.

Крім того, нам необхідно розрахувати нову вартість наших виробів з урахуванням заміни комплектуючих і узгодити її з нашими замовниками - постійними партнерами.

Ми висловлюємо надію на повне розуміння Вами ситуації, що склалася і просимо Вас повідомити нам дані за цінами на нові види продукції. Просимо Вас також повідомити про можливість отримання цінових знижок (та їх розмір) в разі нашого позитивного рішення і пролонгації договору до кінця 2012 р

З повагою і надією на подальшу конструктивну співпрацю,

Заступник генерального директора
ФГУП "Веселка" І.П. Бережний

Юридичний