Як заповнювати графи статті номенклатури справ

Відео: Діловодство

Найменування розділу

Номенклатура справ може бути побудована по одній з наступних схем: структурної, виробничо-галузевої або функціональною.

Якщо номенклатура справ будується по структурній схемі, найменування розділів і підрозділів будуть відповідати чинній структурі підприємства і індекси, присвоєні структурним підрозділам, будуть збігатися з розділами (підрозділами) номенклатури справ. У разі, коли ділення на підрозділи в компанії немає, номенклатура може бути побудована по виробничо-галузевої або функціональній схемі. У цьому випадку назви розділів (підрозділів) номенклатури справ будуть збігатися з умовними позначеннями, присвоєним управлінським функціям.

При формуванні індексу структурного підрозділу слід врахувати, що допускається використання цифр, що розділяються знаком «/», в тих випадках коли в один структурний підрозділ складається з декількох інших структурних підрозділів. Наприклад, індекс 02 присвоєно Управлінню по персоналу, в структурі якого є два підрозділи: відділ кадрів та праці і заробітної плати, в цьому випадку даними відділам в номенклатурі справ будуть присвоєні індекси 02/1 і 02/2 відповідно. За аналогією з цим проводиться індексація управлінських функцій або виробничо-галузевої діяльності.

Графа 1. Індекс справи

Індексація справ проводиться відповідно до порядку розташування заголовків в номенклатурі справ.

Індекс справи складається з умовного позначення розділу / підрозділу (індексу структурного підрозділу або функції управління) і порядкового номера самого справи. Наприклад, 04-02 може означати, що 04 - юридичний відділ, 02 - порядковий номер справи в номенклатурі даного структурного підрозділу в поточному році.

Для полегшення розуміння і запам`ятовування рекомендується при складанні номенклатури справ привласнювати однакові індекси для однорідних справ в різних структурних підрозділах або напрямки діяльності компанії. У разі, коли вийде дотримуватися цього правила, розпорядженням директора з адміністративно-господарських питань діяльності в різних підрозділах будуть присвоюватися подібні індекси: 02-04, 03-04, 04-04 і т.д.

Номенклатура справ організації: цілі, функції, порядок розробки

Коли ще до кінця поточного року на підприємстві утворюються нові ділянки роботи, що включаються в загальну систему документообігу, вони повинні бути додатково внесені в номенклатуру справ з присвоєнням окремого індексу. Тому в кожному розділі повинні передбачатися резервні індекси для додаткових справ.

Графа 2. Тема справи

Кожна справа повинна мати свій унікальний заголовок. Всі вони повинні розташовуватися в номенклатурі справ в певній послідовності. Як правило, першим ставиться заголовок справи самої номенклатури, це необхідно, щоб можна було оперативно знайти її при необхідності. За нею йдуть заголовки справ, в які входять документи, що надходять від вищестоящих органів, далі за ступенем важливості розташовуються заголовки справ організаційної, розпорядчої та планової документації (в наступному порядку: річні, квартальні, помісячні плани). Після цього йдуть заголовки справ з листуванням, відсортовані за ступенем важливості - спочатку з вищестоящими організаціями, потім - зі сторонніми і підвідомчими. Завершують заголовки справ найменування, привласнені довідковим картотекам і реєстраційним журналам, при цьому на картотечних ящиках і самих журналах проставляють їх номери відповідно до номенклатури.

Складаючи заголовки справ, необхідно використовувати ознаки документів, які входять в кожну справу.

До таких ознак можна віднести номінальний - вказівка на найменування документа в його заголовку, наприклад, «Накази по основній діяльності», «Доповідні та службові записки по особовому складу».

Інша ознака - предметно-питальний, це згадка в документах, до якого питання відносяться ті з них, які поміщені в цю справу, наприклад: «Листування з підвідомчими організаціями з організаційних питань».

До кореспондентському ознакою відноситься вказівка в заголовку справ по листуванню кореспондента, наприклад, «Листування з банками з питань реструктуризації кредитів».

До авторською ознакою - згадка автора документів, що знаходяться в справі, наприклад, «Накази комерційного директора з питань оплати праці персоналу».

До хронологічним ознакою - згадка (якщо мова йде про перехідні справи), за який період часу згруповані документи в цій справі, наприклад, «Річний звіт ТОВ« Топольок »за 2016 г.».

При формуванні заголовка також може використовуватися географічний ознака, це доцільно при формуванні справ, в яких знаходиться листування з авторами або кореспондентами, об`єднаними місцезнаходженням, наприклад, «Листування з керівниками підприємств Московської області по виробничих питаннях».

Формулюючи заголовок, намагайтеся, щоб він був гранично коротким і містить якомога більше ознак, щоб можна було без особливих зусиль зрозуміти, які документи знаходяться в цій справі, наприклад, «Листування з керівниками ВНЗ Москви з питання проходження виробничої практики студентами». У цьому заголовку використані предметно-питальний, географічний і кореспондентський ознаки.

Деякі заголовки повинні містити вказівку на рід заводяться справи (справа, листування).

Тема «справу» вживається, коли заводяться особисті або службові справи або ж об`єднуються різні документи, пов`язані за своїм змістом з послідовністю вирішення будь-якого питання, наприклад, «Справа про присвоєння звання доцента» Ветеран праці ». Іванов Іван Іванович ».

Термін «листування» в заголовку використовується, коли в справу згрупована кореспонденція двох або більше організацій, наприклад, «Переписка кредитними організаціями з питань надання кредитів».

Якщо в одну справу сформовані документи з одного питання, не пов`язані між собою послідовністю діловодства, в заголовку справи слід вжити термін «документи», а в кінці, в дужках, перерахувати ті різновиди документів, які в цій справі повинні бути, наприклад: «Документи про проведення виїзних засідань (плани, списки, доповіді, тези) ». Термін «документи» застосовується і в тому випадку, коли справа містить не самостійні документи, а додатки до будь-якого документу: «Документи до протоколів засідань атестаційної комісії».

Такі формулювання в заголовках справ, як ( «різні матеріали», «загальна листування» і т. П.) Вважаються некоректними і вживати їх забороняється, так само, як вступне слово і складні синтаксичні обороти.

Якщо справа сформовано з копій документів, заголовок його повинен містити відповідну відмітку, наприклад, «Накази по особовому складу. Копії », при цьому посилання на справжність копій, що зберігаються в справі, давати не потрібно.

При складанні заголовків деяких справ можна скористатися існуючими в Розкладах документів зі строками зберігання. Це дозволить отримати готові заголовки з вірними формулюваннями і полегшить в подальшому пошук статей і термінів зберігання документів за цими Переліків.

Номенклатура справ організації: форма, структура, ведення та коригування

Коли будете формулювати заголовки справ, врахуйте, що і всередині кожної справи документи, які становлять його, повинні розташовуватися в певній послідовності. При їх систематизації керуйтеся такими принципами:

• хронологічний (розташування документів відповідає їх хрогологіі);
• питально-логічний (спочатку розташовується лист-питання, за ним лист-відповідь на нього);
• алфавітний (зручний для розташування пропозицій, скарг та заяв громадян в алфавітному порядку за прізвищем заявника);
• нумераційний (відповідно до реєстраційним номером документа).

Систематизація кожної групи документів проводиться за такими принципами:

• розпорядча документація разом з додатками, які належать їй, групується в справи за видами і хронології;
• протоколи підшиваються в справу в хронологічному порядку і за реєстраційними номерами;
• накази по основній діяльності і особового складу групуються в окремі справи;
• накази з особового складу групуються з урахуванням питань, яких вони стосуються, і відповідно до встановлених термінів зберігання. Тому доцільно накази про прийом, переміщення і звільнення згрупувати в одну справу з терміном зберігання 75 років, а інші - справа, термін зберігання якого становить 5 років. Необхідно порадитися з кадровиком, якому може зручніше буде групувати кожен вид наказів в окрему справу, особливо якщо обсяги таких документів великі;
• плани, звіти, кошториси та проекти цих документів групуються в окремі справи;
• що надійшли від громадян пропозиції, заяви, листи і скарги групуються окремо - документи, що стосуються роботи організації, і документи з особистих питань;
• в справах з листуванням зберігаються документи, що виникли супроводжують хід рішення того чи іншого питання. Роздільні справи на запити і відповіді заводити не можна. Все листування по якомусь питанню групується разом, для систематизації в цьому випадку використовується питально-логічний ознака: спочатку розташовується первинний запит, потім документи, які супроводжують рішення цього питання, в кінці - відповідь. Усередині однієї справи паперу систематизуються в хронологічному порядку;
• особові рахунки та інші подібні папери групуються в окрему справу і систематизуються в алфавітному порядку;
• в окрему справу формуються документи, які стосуються раціоналізаторськими пропозиціями і питань патентування.

Графа 3. Кількість одиниць зберігання / справ (томів, частин)

Основною обліковою одиницею в діловодстві є справа. Після закінчення календарного року в графу 3 номенклатури справ потрібно внести кількість сформованих справ або інших одиниць зберігання. Слід врахувати, що кількість аркушів однієї справи обмежується 250, т. Е. Товщина папки має бути щодня понад 3-4 см. Якщо документів у справі більше, воно повинно бути розділене на кілька томів. Нумерація проставляється по порядку формування.

Графа 4. Термін зберігання справи і номери статей за переліком

До заповнення цієї графи слід підійти особливо уважно, оскільки на підставі відомостей, зазначених у ній, документи згодом будуть відбиратися для подальшого зберігання та утилізації.

Термін зберігання залежить від їх історичної, культурної, економічної та іншої цінності. Відповідно до неї, за термінами зберігання документи поділяються:

• тимчасового зберігання (до 10 років включно);
• довготривалого зберігання (понад 10 років);
• постійного зберігання.

Відео: Заповнення довідників модуля Номенклатура справ ПК "діловодство"

Документи на нетрадиційних носіях мають ті ж терміни зберігання, що встановлені для аналогічних видів документів на паперових носіях.

У четверту графу номенклатури справ вноситься інформація про терміни зберігання даного виду ділових паперів, згрупованих в справу. Заповнюється ця графа на підставі Переліків документів, що встановлюють терміни зберігання для документації різних типів. На сьогоднішній день при визначенні терміну зберігання використовуються:

• «Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання» затвердженому Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 N 558, далі - Перелік;
• «Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання» (М., 2007);
• «Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання» - для відбору документів, що утворилися в 80-х - першій половині 90-х рр .;
• «Перелік документів, які підлягають прийому в державні архіви СРСР».

Крім того, існують також відомчі та типові переліки, за якими встановлюється термін зберігання різної документації.

Щоб визначити термін зберігання того чи іншого документа, необхідно:

• знайти по найменуванню справи у вашій номенклатурі справ у Переліку статтю із зазначенням термінів зберігання;
• вписати термін зберігання в графу 4 номенклатури;
• вказати в графі 4 номер статті, за якою було встановлено термін зберігання.

Як правильно заповнювати графу 4 можна подивитися в прикладі 1 і 2.

Ті терміни зберігання, які встановлено у Переліку обов`язкові для всіх організацій, незалежно від того, чи є вони джерелами формування державних і муніципальних архівів. Але для тих підприємств, які до таких джерел віднесені, Переліком передбачаються деякі послаблення. Відповідно до пунктів 2.4 та 2.4.2 Вказівок щодо його застосування слід, що:

• Тимчасові терміни зберігання є обов`язковими для всіх організацій.
• Постійний термін зберігання застосовується тільки по відношенню до тієї документації, розробниками яких є організації-джерела комплектування державних і муніципальних архівів. До таких організацій належать державні і муніципальні підприємства, передають папери в архів у встановленому порядку, а також недержавні підприємства, які уклали з архівами відповідні угоди (договори). Ті підприємства, які не належать до джерел комплектування архівів, документи постійного терміну зберігання повинні зберігати в наступному порядку. У державних і муніципальних установах такі ділові папери зберігаються протягом 10 років, в недержавних - не менше 10 років, при цьому організації має право самостійно вирішити, чи варто зберігати документ і далі, керуючись положеннями закону і доцільністю.

Але це послаблення не стосується тих документів, які повинні зберігається постійно в будь-якому випадку і на будь-якому підприємстві. Ті статті, в яких перераховані такі документи «вічного» зберігання, представлені в п. 2.4.2 Вказівок щодо застосування Переліку: це ст.ст. 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а, 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, 193А, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509.

Відео: 2 номенклатура справ

Особливості формування в справи окремих категорій документів

У Переліку також можна зіткнутися не тільки з зазначенням конкретних термінів зберігання того чи іншої документації (1 рік, 5 років, 75 років і ін.), Але і з такими розпливчастими визначеннями, як «постійно» або «до відпадання потреби», а також позначкою «ЕПК».

Формулювання «до відпадання потреби» в Переліку застосовується щодо тих паперів, які якийсь час здатні зберігати своє практичне значення. Терміни зберігання такої документації підприємство має право визначати самостійно, але менше 1 року вони бути в будь-якому випадку не можуть.

Відмітка «ЕПК», поставлена в Переліку поруч з конкретними видами документів, означає, що вони можуть мати науково-історичне значення, тому повинні бути передані в державні, муніципальні архіви або зберігатися на самому підприємстві. Анулювати таку позначку можна тільки за умови конкретизації видів документації та термінів їх зберігання. Зменшувати терміни зберігання, встановлені Переліком, заборонено, а збільшувати допускається.

Графа 5. Примітки

Відмітки у графі «Примітки» проставляються протягом всього терміну дії даної номенклатури справ. Відмітки робляться:

• про незаведенном резервних номерах (якщо вони були);
• про утилізацію справи, після того, як закінчився термін його зберігання;
• про передачу справи в іншу організацію для продовження та ін.

Наприклад, коли в процесі господарської діяльності підприємства виникають справи, формування яких необхідно продовжити і в наступному році, в п`ятій графі робиться відмітка «перехідний». У номенклатуру справ наступного року така справа переходить під цим же самим порядковим номером.

Відео: Чи потрібно складати номенклатуру справ за минулі роки?

Якщо в Переліку, відповідно до якого було визначено термін зберігання справи, є коментарі, наприклад, «за умови завершення перевірки, (ревізії)», «на державне та муніципальне зберігання не передаються», їх необхідно перенести в графу «Примітка» не зраджуючи .