Система електронного документообігу

Чи завжди СЕД витісняє традиційну роботу з документами

Сучасні інформаційні технології і СЕД в держорганах - втілення стратегії державної політики. Її мета - підвищення ефективності діяльності органів влади. Див., Наприклад, розпорядження Уряду Росії №1815-р від 20 жовтня 2010 року "Про державну програму Російської Федерації« Інформаційне суспільство (2011-2020 роки) ». СЕД в держорганах - інструмент, що дозволяє позбутися від старих методів документообігу. Мається на увазі, що підуть в минуле журнали реєстрації, ящики-картотеки, тематичні добірки паперових документів і т.п. Визнаватися, що традиційні прийоми роботи тривають, не прийнято. Але чи завжди результат впровадження СЕД такий, як про це звітує проектна група? Спробуємо розібратися.

Впровадження СЕД зовсім не означає повний перехід на електронний юридично значущий документообіг. СЕД часто використовують як реєстраційно-облікову систему, яка підтримує паперовий документообіг. При такому впровадженні СЕД паперовий документообіг і його «електронна» складова (реєстрація документів, контроль) успішно співіснують.

У багатьох держорганах така ситуація нормальна на першому етапі впровадження СЕД. Як приклад «паралельного» документообігу її розглядати не будемо. Повна відмова від паперу і перехід до електронних подлинникам для більшості госорганизаций поки ще справа майбутнього. Причому навіть у внутрішній діяльності (не кажучи вже про міжвідомчій взаємодії).

При підготовці статті ми проаналізували документообіг в трьох різних держорганах. Використаний досвід організації документообігу в адміністрації одного з суб`єктів РФ (в тексті - Адміністрація), в Законодавчих Зборах цього ж суб`єкта РФ і в галузевому органі державного управління суб`єкта РФ (в тексті - Головне управління). У кожному з них СЕД працює більше 10 років. У цих організаціях «застарілі» технології довго існували паралельно з СЕД. Деякі використовуються і в даний час. Відразу уточню один нюанс. Випадки, коли функціонал СЕД не дозволяє автоматизувати якісь процеси, не мають відношення до прикладів. Як правило, сучасні СЕД дозволяють дуже багато.

Вітчизняні розробки підтримують процеси, що враховують російську специфіку діловодства. Наприклад, візуалізують власноручний підпис на документі при наявності електронної. Або дозволяють вставити в електронну копію зображення печатки організації. Потрібно лише правильно вибрати відповідне рішення для конкретної організації.

Предмет статті - ситуації, коли СЕД підібрана коректно. Однак процеси, які можуть бути реалізовані в СЕД, не знаходять в ній відображення. Або паралельно існують ще й на папері.

Чому організації з СЕД не відмовляються від «паперових» методів роботи

Розглянемо приклади, коли паралельно з автоматизованими технологіями на деяких ділянках існують традиційні.

Виділимо наступні ділянки автоматизації документообігу:

• робота служби ДОУ;
• робота з документами осіб, відповідальних за діловодство в підрозділах;
• робота виконавців з документами.

Можна виділити ще таку ділянку автоматизації, як робота з документами керівників організації. Але в рамках статті ця тема не розглядається. Також не будуть зачіпатися специфічні види документообігу - кадровий, бухгалтерський і т.д.

Всі вище перелічені ділянки можна автоматизувати одночасно. СЕД впроваджується у всій організації і всі користувачі починають працювати з системою. Але найчастіше вибирають шлях послідовного впровадження. Спочатку систему починає використовувати служба ДОУ. Потім право доступу до неї отримують відповідальні за діловодство в підрозділах. І лише потім - керівники відділів та рядові виконавці.

Саме за такою схемою впроваджувалися СЕД в організаціях, взятих нами за приклади. Процес впровадження був серйозно розтягнутий у часі. Минув деякий час від установки робочих місць СЕД в канцелярії до підключення рядових виконавців і керівників підрозділів. Причини цього не тільки в бюджеті, але і в загальній неготовності до масового переходу на СЕД.

Послідовне впровадження СЕД - одна з причин співіснування різних технологій. Десь - паперових, десь - електронних. Але в даному випадку ми маємо справу з перехідним періодом. В кінці впровадження на зміну старих методів роботи рано чи пізно прийдуть інформаційні технології. Інша справа, коли операції вже автоматизовані. Або можуть бути автоматизовані, але продовжують існувати на папері. Чому так відбувається?

Влада підписи і недовіра до СЕД

Як правило, першими працювати в СЕД починають фахівці служб ДОУ. Незважаючи на спрощення рутинних процедур (реєстрація документів, пошук, контроль виконання і т.д.), навантаження на службу ДОУ зростає. Особливо на початковому етапі роботи.

У служби ДОУ з`являються додаткові обов`язки. Це заповнення довідника організацій в СЕД, перенесення в систему даних з паперової картотеки або журналів реєстрації, сканування документів і т.д.

Чимало труднощів викликає і необхідність звикати до нових методів роботи. Але деякі фахівці, незважаючи на зрослу навантаження, самі створюють для себе додаткові обов`язки.

Приклад 1. На початку 2000-х ми почали впровадження СЕД в галузевому органі держвлади суб`єкта РФ (назвемо його Головне управління). Автор статті в цей час працювала начальником служби ДОУ. Також автор була одним з ініціаторів впровадження СЕД. Систему встановили в канцелярії. Але фахівець з реєстрації вхідних документів продовжувала вести паперовий журнал вхідних документів. Також після колективного обговорення у відділі вирішили роздруковувати з СЕД реєстраційні картки (РК). Аргумент цього - використовувати їх як дублюючу базу даних. Чому ж продовжували існувати всі ці способи роботи? Було кілька причин.

1. Реєстраційні картки раніше друкувалися вручну на спеціальних бланках. Їх використовували не тільки для формування картотеки, а й для отримання підпису. Цей підпис підтверджувала факт передачі документа в підрозділ. Відповідальний за діловодство в структурному підрозділі проставляв на РК свій підпис і дату отримання оригіналу документа. В умовах жорстко регламентованого документообігу підтверджені дата і час передачі документа потрібні для прийняття рішень про дисциплінарні стягнення.

Наприклад, виконавець допустив порушення терміну. У своє виправдання він міг сказати, що документ був отриманий пізно. І навпаки - якщо виконавець наполягав, що документ він побачив, припустимо, за день до настання контрольного терміну. Тоді дата і підпис на РК допомагали встановити істину. Відмовлятися від цієї практики не хотілося. Адже це призвело б, на думку фахівців ДОП, до зниження рівня відповідальності підрозділів.

Чи можна реалізувати дану операцію в СЕД

Так можна. У Головному управлінні використовувалася СЕД «ДЕЛО». Вона дозволяла фіксувати час передачі документа в підрозділ через операцію «Прийняти до виконання». Але це стало можливо, тільки коли доступ до СЕД отримали всі підрозділи. Між впровадженням СЕД в канцелярії і в підрозділах був значний проміжок часу. Але і після цього «карткове» підтвердження передачі документа було в ходу. Власноручний підпис і раніше викликала більшу довіру, ніж роздруківка журналу дій користувача з СЕД.

2. Недовіра до надійності системи. У більшості фахівців служби ДОУ були певні побоювання. Наприклад, що через технічні проблеми електронна база даних СЕД може бути втрачена або пошкоджена. Тому вони намагалися своїми силами «підстрахуватися», паралельно створюючи паперову картотеку.

Такі страхи цілком зрозумілі. До впровадження СЕД фахівці канцелярії несли повну відповідальність за збереження картотеки (паперової). А тепер відповідальність за цілісність бази даних перейшла до ІТ-відділу.

Перший досвід поділу відповідальності з іншим підрозділом повинен був «встоятися». А надійність СЕД - пройти перевірку часом. Лише після цього джерело страхів зник. І дійсно, після кількох років експлуатації СЕД від карток відмовилися. За цей час ІТ-служба організувала резервне копіювання. До того ж не було жодного випадку технічного збою і втрати даних.

3. Для чого продовжували вести журнал реєстрації вхідних документів? Відповідальний фахівець хотіла мати можливість оперативно привласнити вхідний номер. В організації були випадки, коли документ потрібно терміново зареєструвати і відразу віддати керівнику. Причому в кінці робочого дня, коли комп`ютери вже вимкнені. У таких ситуаціях журнал виручав. У ньому можна було подивитися останній присвоєний номер. У журналі було всього дві графи: під поточною датою записувалися кореспонденти і реєстраційні номери.

Протягом дня документи, що надходять до канцелярії, заносилися в журнал. Вони потрапляли туди одночасно з проставленням входить штампа. І лише потім вже реєструвалися в СЕД. Цей спосіб, за словами реєстратора, також допомагав не втратити надійшли протягом дня документи.

Незважаючи на безглуздість здебільшого роботи, я як начальник відділу не стала наполягати на ліквідації журналу. Витрати часу на його заповнення були мінімальними. Спокій фахівця-реєстратора було важливіше. До речі, коли фахівець-реєстратор була у відпустці, інші співробітники забували заповнювати цей журнал. Вони просто не бачили в ньому необхідності.

Чи заважає наявність паперових карток і журналів ефективній роботі СЕД

З досвіду можу з упевненістю сказати, що немає. Роздруківка карток з СЕД і ведення журналу займали буквально 15-20 хвилин в день. І журнал, і підписи на РК додавали впевненості фахівцям служби ДОУ. Вони дозволяли уникати непотрібних конфліктів, викликаних недовірою до електронних технологій. На користь цього говорить такий факт. У спірних ситуаціях (наприклад, дисциплінарного впливу) «фактор підпису» сприймався співробітниками спокійніше, ніж роздруківка з СЕД.

Повторна реєстрація: зручність або незнання

Класичний приклад «паралельного» документообігу - повторна реєстрація вхідних документів у підрозділах. Здавалося б, впровадження СЕД з центральних реєстрах раз і назавжди має знімати цю проблему. Але досвід показує інше. Відповідальні за діловодство у відділах, навіть маючи доступ в СЕД, продовжують вести власні реєстраційні журнали.

Приклад 2. У моїй практиці був випадок, коли секретар приймальної заступника керівника вела журнал реєстрації за власною системою. Вона привласнювала всім документам, котрі вступили в приймальню (входять, зверненнями громадян, внутрішнім заявками і т.д.), свої реєстраційні номери. На документах вона проставляється ці номери олівцем. А в журналі записувала коротку інформацію: дата, номер, звідки надійшов документ, кому розписаний. Я задала питання: чому вона не користується для цього СЕД? Секретар відповіла, що їй «так зручніше». Як виявилося, керівник мав звичку затримувати деякі документи на декілька днів. Спеціаліст приймальні, формуючи пошту для керівника, брала ці документи до виконання в СЕД. Керівник самостійно в системі не працював. Після повернення документів з пошти його резолюції вносила в базу даних секретар приймальної. Документи, які не поверталися, в паперовому журналі мали незаповнений поле «Кому розписаний». Через деякий час секретар (з журналом в руках) зверталася до керівника. Вона нагадувала про документах, які він не повернув з пошти.

Отже, чим був зумовлений такий індивідуальний підхід до реєстрації? Як бачимо, не стільки об`єктивною необхідністю, скільки особливостями особистості керівника. Згодом секретар з моєю допомогою знайшла спосіб відслідковувати в СЕД повернення документів і відмовилася від журналу.

Тут причина «паралельної» реєстрації - нездатність фахівця вирішити специфічну проблему через нестачу досвіду роботи в СЕД. З цієї ситуації я зробила єдиний висновок. Ретельна підготовка до впровадження СЕД і обстеження документообігу - ще не панацея. Все одно знайдуться процеси або потреби, які не будуть задовольнятися базовим функціоналом СЕД. Також не можна повністю виключити інші випадки. Наприклад, коли працівник не використовує якусь можливість СЕД, тому що не знає про неї. Індивідуальна робота з кожним користувачем - важливий фактор успіху всього проекту. Ще це спосіб знизити опір і виявити неефективні (дублюючі або витратні за часом) практики роботи. Причому це актуально завжди. Навіть якщо всі співробітники пройшли навчання і освоїли базові принципи роботи в СЕД.

Папір проти екрану: що робити

Більшість СЕД підтримують переклад паперових документів в електронний вигляд. Документи скануються, а їх образи (файли * .pdf або графічні) потрапляють в систему. Там з ними можна повноцінно працювати, не використовуючи паперові екземпляри. Відпадає необхідність копіювання документів, якщо вони розписані кільком виконавцям. Щоб ознайомитися з текстом документа, не потрібно розшукувати паперовий оригінал. Можна скористатися пошуком в СЕД. Але часто співробітники продовжують копіювати документи з паперових примірників або роздруковують скан-копії.

Приклад 3. Одного разу я брала справи в контрольному підрозділі Адміністрації. Мені показали величезну шафу, в якому зберігалися роздруковані з СЕД документи. Це були копії контрольних документів, карток до них і копії відповідей. Всі вони були згруповані по датах контролю і темам. У справи формувалися саме копії. Оригінали документів відкладалися в листуванні в канцелярії. Я задала питання - навіщо це потрібно? Мені відповіли: «А раптом керівник терміново запросить документ, а тут все під рукою!».

Для співробітників підрозділу стало справжнім відкриттям, що СЕД дозволяє:

• формувати будь-які тематичні папки (природно, в електронному вигляді);
• пов`язувати документи один з одним;
• швидко знаходити будь-який документ.

Витрати часу, паперу, ресурсів принтера - все це було даремно. Шафа з папками, який два роки зберігався на прохання співробітників, ні разу не знадобився.

Поступово всі фахівці стали користуватися СЕД для пошуку документів і формування тематичних папок.

Справа в тому, що при навчанні співробітників роботі в СЕД їм були дані найзагальніші знання. Не було врахування індивідуальних потреб. У поєднанні з недовірою до СЕД це породило нікому не потрібне формування папок з роздруківками.

Відео: Специфіка впровадження систем електронного документообігу

Приклад 4. Роздруківка сканів з СЕД - практика дуже часта. Багатьом співробітникам незручно працювати з документами тільки на екрані. Якщо виключити фактор поганого обладнання (старий монітор), в чому полягає єдина незручність? Електронний образ неможливо взяти з собою в кабінет до керівника або на нараду. Ця проблема є, але і вона поступово знаходить рішення. З`являються мобільні робочі місця в СЕД. У них можна переглядати документ на мобільному пристрої, підключившись до системи через Інтернет.

Всі інші причини друку та копіювання в більшій мірі психологічні. Так, у багатьох працівників органів влади (особливо у старшого покоління) ще немає звички читати документи в електронному вигляді. Саме тому друкуються багатосторінкові документи, з якими потрібно всього лише ознайомитися. Даремно витрачається папір, ресурси картриджа і принтера.

Відео: ECM-система ТЕЗА: Організація електронного документообігу

Зі своєї практики можу сказати, що впоратися з цією проблемою поки неможливо. Це підтверджує торішнє дослідження компанії «ABBYY», проведене серед офісних співробітників. Незважаючи на впровадження електронного документообігу, 76% опитаних продовжують працювати з паперовими документами. Можна застосувати, звичайно, адміністративні заходи. Але навіть жорсткий ліміт на папір і картриджі не дає відчутного результату. Ставити в програмі заборона на роздруківку відсканованих документів можна. Працівника справді можуть знадобитися мати документ в паперовому вигляді. На жаль, з цієї ситуації поки виходу немає. Можливо, варто почекати кілька років. Може, технології зроблять електронний документ настільки ж зручним, як і паперовий. А може, зміниться психологія офісних співробітників.

Підведемо підсумки

Отже, як впливає паралельне наявність «паперових» технологій на документообіг? Потрібно пам`ятати, що впровадження СЕД не є самоціллю. СЕД - це всього лише засіб. Це інструмент підвищення ефективності роботи службовців і організації в цілому. Припустимо, «паперова» технологія працює на цю ефективність, або, по крайней мере, не знижує її. Тоді не варто панікувати і всіма силами прагнути її викорінити. Співробітник витрачає на будь-які «паралельні» дії службовий час? Керівнику служби ДОУ не завжди слід це забороняти. Ці дії можуть підвищувати впевненість фахівців служби ДОУ в ефективності їх роботи. Звичайно, якщо це не йде на шкоду посадовими обов`язками і діяльності організації.

А якщо дії користувачів носять демонстративний характер і фактично є відмовою працювати по-новому? До честі служб ДОУ можу сказати, що на практиці жодного разу не доводилося зустрічатися з відмовою працювати в СЕД і з саботажем нових технологій. Це більш характерно для інших підрозділів. Тих, де роботу в СЕД вважають додатковим навантаженням. Якраз в них і поширені випадки безконтрольного друкування документів і відмови працювати з електронними копіями.

Що допомагає в багатьох ситуаціях «паралельного» документообігу? Індивідуальне консультування користувачів на робочому місці, роз`яснення та демонстрація можливостей СЕД.

Користувач побачить, що його дії з документами легше і простіше здійснювати в СЕД. Тоді він в більшості випадків відмовиться від застарілих методів роботи.

Як показує досвід, традиційні способи роботи рано чи пізно заміщуються функціоналом СЕД. Просто деяким співробітникам потрібно більше часу для адаптації до нових технологій. До того ж використання традиційних методів може бути «хворобою зростання». У процесі подальшої еволюції СЕД вони зникнуть самі собою.

Все вищесказане підтверджує, що впровадження СЕД ніколи не можна вважати закінченим. У будь-якій організації постійно з`являються нові завдання, які потрібно реалізувати в СЕД. Змінюються схеми роботи, маршрути руху документів, потрібні нові звіти, аналітика і т.д. Крім цього, слід враховувати зміни в законодавстві. Це особливо актуально для органів державної влади. Роль служби ДОУ сьогодні - це не тільки жорсткий контроль над документообігом. Це ще й постійне методичне керівництво, взаємодію з рядовими користувачами. А також виявлення нових завдань і надання практичної допомоги по їх реалізації в СЕД. Тільки так можна добитися максимального ефекту від впровадження СЕД і замістити застарілі технології сучасними.