Про електронні архівах: окремі аспекти

Що таке електронний архів? Електронний архів або електронна архівна система - це корпоративна інформаційна система класу ECM (enterprise content management system), яка автоматизує процедури архівної справи. Чому ємність ринку архівних систем фахівці вважають обмеженою і які причини цього? Формаshy-ти документів, що зберігаються в електронних архівах, і складності ретроконверсії.

Внаслідок того, що архівна галузь унікальна для кожної країни, відзначимо, що в Росії програмний продукт класу "електронний архів" повинен соответshy-відати таким актам: Федеральним законом від 22.10.2004 № 125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації" і Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду РФ та інших архівних документів в державних і муніципальних архівах, музеях і бібліотеках, організаціях Російської академії наук (далі - Правила комплектування архівів орshy-нізації ий), затв. наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 18.01.2007 № 19.

Тільки за умови дотримання при розробці программshy-ного забезпечення (ПО) всіх правил, прописаних в даних правових актах, ми можемо говорити про те, що це ПО являетshy-ся електронним архівом. Дана умова виключає з рассматshy-Ріва області інформаційні системи, в назві котоshy-яких може бути присутнім слово "архів", але які не задовольняють вимогам нормативних і регулюючих доshy-тів, що пред`являються до них. Таким чином, документоорі-ентірованние корпоративні інформаційні системи (КІС) типу "архів наукової і технічної інформації", "архів веshy-домственной документації" та інші подібні варіанти не можуть бути віднесені до електронних архівних систем.

Внаслідок високого рівня вимог до електронних архівних систем, прописаних в нормативних актах, в наshy-стоїть час можна говорити лише про декілька полноценshy-них електронних архівах:

• "CompanyMedia - Корпоративний електронний архів" (розроблений компанією "ІнтерТраст");
• "Архівна справа" (створений компанією "Електронні офісні системи");
• "LanDocs - Архів" (розроблений компанією "Ланит").

Продукт "Управління архівом документів" (розробник -компанія "DocsVision") зрілим, повнофункціональним решеshy-ням не є, т. К. Виконує проміжне завдання -підготовку і оформлення справ для здачі в архів.

Інших рішень на вітчизняному ринку сьогодні немає. Чому?

Маркетингова причина

Потреба ринку в електронних архівах надзвичайно обмежена. Якщо сучасна система електронного докуshy-ментооборота давним-давно переросла автоматизацію делоshy-виробництва і зараз забезпечує підтримку управління компанією будь-якій галузі і сектори (причому як діректівноshy-го, так і процесного і проектного менеджменту), то потребshy-ність в архівних системах відчувають лише великі комshy-панії, які беруть свій початок ще в СРСР, а деякі - в Російській імперії. Архіви цих компаній дуже великі, автоматизація допомагає в значній мірі спростити управління ними. Середні компанії, що виникли в постпереshy-строечно роки, можуть володіти архівами, які потребують автоматизації, тільки в разі, якщо їх профільні процеси є документоорієнтованих.

До таких організацій можна віднести сучасні фінансові структури (банківські та страхові), предпріяshy-ку видобувного і паливно-енергетичного комплексу, а також органи влади (законодавчої, виконавчої, судової).

Все це призводить до того, що ємність ринку архівних систем стає обмеженою, а потенційні споживачі можуть бути виявлені буквально протягом одного дня. Оскільки розробка електронного архіву вимагає від півтора років і більше, окупність нових рішень для вітчизняного ринку являетshy-ся сумнівною, а основні «гравці» ринку вже створили свої рішення, стає ясно, що спроби розробки нової, конshy-яка займається з ними, електронної архівної системи в умовах посткризової економічної ситуації безперспективні.

кадрова причина

Для розробки електронної архівної системи компанія-виробник повинна мати в своєму штаті профільних спеshy-тів-консультантів з високим рівнем знань в галузі архівної справи, багатим досвідом роботи з архівами, а також навичками проектування інформаційних систем. У настояshy-щий момент таких фахівців дуже небагато і в своїй масshy-се вони підготовлені компаніями самостійно часто іменshy-но з метою створення рішень, що автоматизують архівні процедури. Сьогодні фахівцями такого рівня на отечестshy-венном ринку мають лише кілька компаній, причому у таких компаній є вже готові рішення для автоматіshy-зації архівної документообігу.

фінансова причина

Розробка рішення, що вимагає чималих фінансових вліваshy-ний в умовах обмеженого попиту і посткризової еконоshy-мической ситуації, є високоризикової.

Формати документів, що зберігаються в електронних архівах

Окремим питанням, яке безпосередньо зачіпають розвиток елекshy-тронних архівних систем, є зміна самого поняття документа. Відповідно до Федерального закону "Про архівshy-ном справу в Російській Федерації", який чітко визначає поняття документа для цілей архівної справи, інформація на носіях може бути прирівняна до документів в тому випадку, якщо вона забезпечена додатковими відомостями, позволяюshy-ські її однозначно ідентифікувати .

Таким чином, наприклад, база даних, записана на оптичний диск, відео- або аудіоконтент на носії може бути передана в архів як один документ. Якщо архівна система має можливість зберігати документи больshy-шого обсягу (ємність записи SQL бази - 65 КБ, а записи бази Lotus Domino - 512 МБ), то передача такого роду конshy-тенту цілком реальна.

Таким чином, завдання здачі в архів медійних документів виглядає досить прозаїчною до тих пір, поки не буде точно виявлено фактичний розмір образу медіаносія.

Якщо ємність стандартного компакт-диска дорівнює 700 МБ і зберігати його контент в архівній системі досить реально, то DVD диск має ємність вже 4,7 ГБ. Ємність же Blue-Ray диска може складати і 25, і 50, і навіть 100 ГБ.

Очевидно, що програмні рішення, що дозволяють управshy-лять такого роду архівних контентом, відносяться до категорії ієрархічних сховищ, де основним гравцем виступає рішення від вендора IBM Tivoli. Коли стоїть питання про записи в архівну базу зображення, важливо відзначити, що образ докуshy-мента, що зберігається в системі, і є зображення форматів TIFF, PNG, JPEG. Цей функціонал реалізований у всіх архівних системах. Можливість перегляду збереженого системою конshy-тенту зазвичай реалізується не за рахунок самої системи, а за рахунок функціоналу її робочих місць.

Тому якщо в системі зберігаються файли документів, то для роботи з ними знадобляться сторонні рішення інших вендорів, наприклад Microsoft Office, OpenOffice.org, Google Docs тощо.

Ретроконверсія - важливий етап створення електронного архіву

Важливим етапом створення електронного архіву є процес введення в нього архівної документації. Зазвичай цей процес являє собою пряму передачу належним чином оформлених справ з корпоративної системи електронного документообігу в її спеціалізований модуль "електронshy-ний архів". Навіть якщо справи в СЕД потребують доповнень, наприклад у створенні описів, а також здавальної документації, проте цей процес є практично повністю автоматизованим. Зовсім іншим, значно більш витратним і за часом і з фінансів є процес ретроконверсії - оцифровки паперового архіву організації.

Які етапи ретроконверсії?

Їх декілька:

• отримання образу документа. Для цього може бути використано різноманітне обладнання.

Відео: Облік зберігання електронних документів на окремих носіях в архіві організації

Найдешевшим є офісні сканери, функціоshy-нальность яких може бути розширена лотком автопоshy-дачі і системою двостороннього сканування документа. Далі йдуть документні сканери, потім потокові сканери, що забезпечують найвищу швидкість сканування, багаті можливості, але при цьому відрізняються високою вартістю. Штативні фотосканер переводять документи в цифрову форму за допомогою фотографування;

• формування метаданих, тобто збережених отдельshy-но від контенту документа полів з описової інфорshy-мацией, що дозволяє ECM-системі цей документ коректно обробляти;
• маркування документа, вироблена для автоматіshy-зірованного заповнення метаданих в архівній сістеshy-ме (для цього використовуються програмне забезпечення для генерації штрих-коду, принтер штрих-коду, проshy-програмний зчитувач штрих-коду, ручний сканер штрих-коду, необхідний при безпосередній рабоshy-ті з маркованими документами).

Працюючи в комплексі, підсистема маркування, побудована таким чином, забезпечує можливість проведення проshy-цедури ретроконверсії на адекватному технічному рівні;

• витяг (розпізнавання) контенту. Виробляється з використанням OCR-системи. Для цих цілей преshy-майново використовується Abbyy FineReader 7.0 Scripting Editiion. У завдання даної системи входить переклад ізоshy-браженія (образа) документа в текстовий формат з соshy-зберіганням форматування або без такого.

Чи не оснащена цим функціоналом архівна система не зможе забезпечити повноцінну індексацію, а також виключить можливість використання повнотекстового поshy-позову по збереженої в системі документації.

У сукупності перераховані пункти описують затраshy-ти, необхідні для проведення ретроконверсії документів в рамках одного проекту (не використовуючи аутсорсинг). Ця сума повинна бути розділена на час експлуатації обладнання та програмного забезпечення, що застосовуються для ретроконверсії, вартість витратних матеріалів за той же період, а також витрати на персонал, який здійснює введення документних даних в архівну сістеshy-му. Якщо співвіднести отримані витрати з обсягом ретроконверсії-рова документації, ми отримаємо вартість введення в сістеshy-му одиничного документа. Також важливо, що саме сканування не є достатньою умовою для введення документа в систему, так як ECM-система вимагає отримання метаданих документа, а пошукова підсистема - текстового контенту. Лише тоді ми можемо говорити про повноцінний ввоshy-де документа відповідно до вимог системи елекshy-тронного архіву.

Процес ретроконверсії настільки трудомісткий, що перед орshy-нізації відразу постає питання: чи проводити оцифровку саshy-мостійно або передати її на аутсорсинг компанії, для якої цей комплекс завдань є профільним.

Розглядаючи аутсорсинг саме процедури ретрокон-версії (т. Е. Поповнення фонду електронного архіву з імеюshy-щегося архівного фонду підприємства або органу влади), необхідно відзначити, що цей ринок настільки малий, що силами єдиною добре оснащеної компанії він поshy-покривається практично повністю ( найбільшої з них, обshy-Лада найдосконалішою методичної та технічної базою, є корпорація "Електронний архів").

Які ж причини цього? Найактуальніша - низька затребуваність. Багато компаній, що володіють великим архівним фондом, не потребують можливості ні електронshy-ного доступу до образів документів, ні повнотекстового пошуку інформації по архівах. Головна їх потреба - автомаshy-тизация функціоналу архівної картотеки, так як наявна класична картотека помітно знижує продуктивність роботи архіву. Таким чином, вкладення в ретроконверсії занадто затратні і одночасно не так сильно потрібні. Розглянемо як приклад дві великих вітчизняних компанії.

Аерофлот, найбільший пасажирський авіаперевізник в країні, згідно з власним локальним актам, дополнітельshy-но регулює діяльність архіву компанії, осущестshy-вляет зберігання всіх корінців квитків всіх пасажирів, переshy-візка яких була здійснена, на всіх рейсах з 1923 р В сучасних умовах це означає поповнення документshy-ного фонду, переданого потім на архівне зберігання, не менше ніж на 20-25 млн документів на рік. Безумовно, зберігання образів документів в умовах такого великого документо-потоку не є ефективним, з огляду на, що істребоshy-вання документації з архівів компанії здійснюється тільки при надзвичайних ситуаціях. Рішення у вигляді архівної картотеки для цих цілей більш переважно, ніж храshy-ня всіх образів документів і їх контенту.

Ощадний банк Російської Федерації комплекshy-тует свої архіви з 1841 року, коли імператор Микола I ухвалив статут ощадних кас. З того моменту документи, подshy-підтверджується проведення всіх фінансових операцій в банку, передаються після закінчення поточного діловодства по ним в архіви організації. В даний час філіальна мережа банку налічує більш 19 000 офісів і є крупнейshy-шей в Східній Європі. Документи, що підтверджують кожну оплату комунальних послуг, послуг зв`язку та інші платежі, соshy-яке береже банком для можливості подальшого іспользоваshy-ня. В таких умовах провести процедуру ретроконверсії не представляється можливим в принципі, і навіть впровадження архівної системи типу автоматизованої картотеки викликає великі труднощі внаслідок величезного колічеshy-ства справ в архіві цієї організації.

Великі і середні компанії в більшості своїй обзаshy-велися системами електронного документообігу та архіву. А що робити невеликим організаціям, що не володіє мощshy-ними матеріальними ресурсами для придбання дорогоshy-стоїть ПО?

Якщо ще рік або два тому таким підприємствам СЕД була просто не по кишені (необхідність підтримання її роботи вимагала немислимих для малого підприємства витрат), то в даний час ситуація змінилася. Принципово новий підхід до створення СЕД для невеликих компаній з`явився паралельно з масовим проникненням мережі Інтернет в наше життя і в бізнес - виникла ідея не передавати програмне забезпечення кінцевому користувачеві, а пропонувати йому возshy-вість користуватися знаходяться у виконавця ПО на тимчасовій основі з оплатою за кількістю робочих місць за певний часовий термін. Така модель надання послуг з організації електронного документообігу, полуshy-чівшая назву SaaS (software as a service), значно удеshy-шевляет проект. Система електронного документообігу ліshy-шилася ключового для підприємств сектора середнього і малого бізнесу недоліки: великих вкладень в технічну поддержshy-ку ПО, яка передається на аутсорсинг профільної IT-компанії. Доступ в СЕД (з певного договірними отношеshy-нями кількості робочих місць) здійснюється через мережу Інтернет.

Поки залишається відкритим питання безпеки збережених в такій системі документів. Вирішити задачу споshy-собнимі сучасні потужні системи криптографії, які забезпечують зберігання на сервері зашифрованих кріптоалshy-горітмом документів.

Потреба в електронному архіві, створюваному по модеshy-ли SaaS, виникне приблизно через 3-4 роки після появи на ринку повноцінної SaaS-системи електронного документоshy-обороту. І це цілком зрозуміло життєвим циклом докуshy-мента, який починається в формі проекту. Надалі документи формуються в справи, лише через три роки після завершення справи вони за умови наявності в них документації, що має важливість для працівників, суспільства або держави, передаються на зберігання в архів організації. Після закінчення терміну зберігання в архіві документація, яка втратила актуальність, знищується. Для окремих видів документів термін зберігання може бути продовжений. Треті види документів, що мають ценshy-ність лише для держави, передаються на зберігання в струкshy-тури федерального архівного агентства (Росархіву). Поки ж повноцінної СЕД, пропонованої за моделлю SaaS, на ринку немає.

Проте зрушення в подоланні недовіри до хмарних технологій вже помітні: з`явилися SaaS-облікові системи, SaaS-CRM-системи. Незабаром можна очікувати і появshy-ня повноцінних SaaS-СЕД, які спочатку будуть використовуватися компаніями малого бізнесу. Можливо, це проізойshy-дет вже в 2012-2013 рр., А рішення архівних сховищ наступного покоління з`являться не раніше 2015-2017 рр.

словник

вендор (Англ. Vendor продавець, торгоshy-вець) - юридична або фізична особа, яка є постачальником товарів і послуг, об`єднаних торговою маркою.

Оптичне розпізнавання символів (Англ. Optical character recognition, OCR) - це механічний або електронний переказ зображень рукописного, машинописного або друкованого тексту в послідовність кодів, що використовуються для подання в текстовому редакторі.

Програмне забезпечення як послуга (Англ. Software as a service, скор. SaaS), проshy-програмних забезпечення на вимогу (англ. Software on demand, скор. SoD) - бізнес-модель продажу та використання программshy-ного забезпечення, при якій постачальник разshy-розробляє веб додаток і самостійно керує ним, надаючи замовникам доступ до програмного забезпечення через Інтернет. Основна перевага моделі SaaS для поshy-споживача полягає у відсутності витрат, связанshy-них з установкою, оновленням і підтримкою працездатності обладнання і работаюshy-ного на ньому програмного забезпечення.

Відео: Електронний архів як ефективний інструмент фінансової служби

Ретроконверсія або ретроспективна конверсія - це спеціальна промишленshy-ва технологія перекладу даних з графічеshy-ських образів, отриманих після сканіроваshy-ня, в текстовий формат, формат баз даних або в мультістранічний графічний.

Система управління взаімодействіshy третьому з клієнтами (Або CRM, скор. Від англ. Customer Relationship Management System - система управління взаімодейshy-наслідком з клієнтами) - корпоративна інshy-формаційних система, призначена для автоматизації CRM-стратегії компанії, зокрема, для підвищення рівня продажів, оптимізації маркетингу і поліпшення обshy -служіванія клієнтів шляхом збереження інshy-формації про клієнтів (контрагентів) і істоshy-рії взаємин з ними, встановлення і поліпшення бізнес-процедур і последуюshy-ного аналізу результатів.

Хмарні технології (хмарні виshy-числення) - в більшості своїй, це технології обробки даних, в яких комп`ютерні ресурси і потужності предоshy-представляються користувачеві як інтернет-серshy-вис. Користувач має доступ до собственshy-ним даними, але не може управляти і не повинен піклуватися про інфраструктуру, операційну систему і власне проshy-програмних забезпеченні, з яким він рабоshy-тане.