Ризики при автоматизації процесу обробки документів

Автоматизація процесу обробки документів і її ризики 

Основний ризик даного етапу - невідповідність ідеї і її втілення. Блискуче продуманий і детально розписаний проект може бути завалений на етапі конкретної реалізації через некомпетентність, халатність і просто поганий мотивації ІТ-фахівців, залучених до проекту. Це найчастіша причина краху багатьох перспективних проектів.

Добре всім відома фраза "Кадри вирішують все", поза всякими сумнівами, безпосередньо відноситься до будь-якого етапу проекту. Але особливо значимість хорошої кваліфікації ІТ-фахівців зростає на етапі автоматизації процесу. Попередні етапи можуть бути проведені блискуче, поставлені цілі і завдання досягнуті, але на етапі автоматизації проект може бути провалений.

Причина - недостатній рівень підготовки ІТ-фахівців. При автоматизації процесу видачі і відкликання довіреностей можуть бути задіяні кілька інформаційних систем (СЕД, кадрова система, поштова система тощо.)

Для того щоб роботи по автоматизації були виконані правильно і після модернізації системи працювали коректно, потрібні ІТ-фахівці, які знають на рівні розробників інформаційні системи, доопрацьовано або настроюються в рамках проекту, а також мають досвід реалізації нестандартних і складних доробок інформаційних систем.

Звичайно, досягти цього складно, але ретельно стежити за рівнем кваліфікації фахівців, які набираються в команду проекту, необхідно. Ще раз повторимо, що повинні бути не "просунуті користувачі" інформаційних систем, а програмісти, знайомі з ними на рівні розробників, здатні доопрацювати або налаштувати під конкретну задачу існуючий програмний продукт.

Від кваліфікації фахівців, які здійснюють доопрацювання або настройку інформаційних систем, залежить наступне:

• як з точки зору функціональності буде втілена вихідна ідея оновленого процесу-

• наскільки буде інформативним і адаптованим під користувачів інтерфейс інформаційних систем, задіяних в процесі обробки документів-

• чи буде новий процес «наскрізним» або будуть присутні окремі автоматизовані «шматки» процесу-

• як буде реалізовано завдання з уніфікації (типові форми документів, централізовані довідники) в задіяних інформаційних системах.

Етап автоматизації процесу обробки документів вимагає особливо ретельно контролю з боку керівника проекту. Він повинен сам брати участь в тестуванні доопрацьованих і налаштованих програмних комплексів і оцінювати їх відповідність завданням проекту.

Впровадження проекту: навчання користувачів

Донедавній проекту процес обробки документів істотно відрізнявся від того, що представлений тепер.

До цього процесу залучено найрізноманітніші групи співробітників:

• предметні фахівці (діловоди, юристи), які здійснюють розробку тексту доручення, а також виготовлення на підставі затверджених типових форм самих доверенностей- 

• виконавці (співробітники підрозділів організації, для яких оформляються дорученням і є ініціаторами розробки нових документів) - 

• керівники вищої ланки (в області прийняття рішення про наділення того чи іншого особи повноваженнями).

Навчання учасників процесу потрібно проводити відразу перед впровадженням автоматизованого процесу по групам, в залежності від функцій, виконуваних ними в процесі. Такий підхід забезпечить не тільки можливість навчати користувачів з урахуванням специфіки роботи кожної співробітника, але і в значній мірі зменшить ризик зриву проекту, а також дозволить провести аналіз оновленого процесу, і оцінити, як він сприймається безпосередніми учасниками, які проблеми і нюанси виникають на етапі навчання .

заключний етап

Для зниження ризиків зриву проекту на стадії апробації та впровадження рекомендується запустити пілотний проект в головної організації і в одній територіальної віддаленої, а не підключати до цього відразу всіх співробітників. На цьому етапі особливо важливий моніторинг роботи системи і протоколювання всіх збоїв з метою оперативного коригування роботи.

Крім того, на даному етапі особливо важлива організація "гарячої лінії" - системи зворотного зв`язку, що дозволяє проводити оперативне консультування співробітників, залучених в проект і збір відомостей про проблеми.

До консультування можуть бути залучені фахівці, що брали участь в розробці процесу, керівник проекту і персонал, який проводив навчання користувачів. Це дозволить співробітникам швидко адаптуватися і розібратися в новому процесі, оперативно вивчити і використовувати в роботі інформаційні системи.

Це допоможе не тільки виправити недоробки проекту ще на стадії його впровадження, але і знизити негативну реакцію співробітників на нововведення.

Виконання наведених вище рекомендацій, організація взаємодії керівника проекту з проектною командою і учасниками процесу дозволить у встановлені терміни, якісно і з мінімальними ризиками впровадити будь-який проект обробки документів.

думка експерта

Н.В. Воронцова, головний бухгалтер, фахівець з автоматизації бізнес-процесів

Відео: BPMonline Service Desk. Автоматизація процесів ITIL / ITSM

Ризики на етапі постановки завдання і розробки проекту.

Часто проекти, спрямовані на оптимізацію процесів, провалюються через те, що проблема була досліджена поверхово і «лікувати намагалися немає від того». Тому необхідно провести наради з усіма співробітниками і підрозділами, задіяними в процесі, щоб вивчити процес досконально.

Але в цьому питанні теж потрібно проявляти обережність і стежити, щоб проект не закінчився, так і не розпочавшись, через тривалій дискусії між членами робочої групи. В робочій групі завжди повинен бути присутнім співробітник, який має повноваження зупинити дискусію і резюмувати результати.

Ризики на етапі постановки здійснення проекту.

Незважаючи на те що проблема зачіпає кілька співробітників і підрозділів, ставить питання руба і пропонує нарешті його вирішити один конкретний співробітник. І він повинен бути готовий до того, що саме йому доведеться відповідати за успіх заходу. Зараз багато компаній надають послуги з розробки та впровадження проектів автоматизації процесів обробки документів. Якщо ваш проект буде успішно впроваджений сторонньою організацією, задумайтеся, хто реально зробив всю роботу: ви або вони? Один невдалий досвід впровадження із залученням сторонньої організації остаточно дав мені зрозуміти, що впровадженням треба займатися самостійно. Зараз я залучаю сторонніх фахівців тільки для разових консультацій.

Ризик затягування процесу впровадження.

Часто доводиться стикатися з тим, що механізм автоматизації не починається в роботу, тому що проект «недотестірован». В результаті тестування можна розтягнути до нескінченності. Я не кажу, що треба починати працювати на абсолютно сирому продукті. Але треба бути готовим до того, що більшість помилок виявиться саме в процесі роботи, а не на етапі тестування. І саме в процесі роботи їх треба буде виправляти.

Ризик неприйняття нововведень.

Співробітники постійно скаржаться на велику кількість паперової роботи. Особливо це стосується працівників, які пов`язані прямо пов`язана з діловодством. Але як тільки ви починаєте впроваджувати високі технології, покликані замінити паперову роботу натисканням декількох кнопок, починається відторгнення нововведень і чуються прохання повернутися до старої форми документообігу. Це відбувається через те, що старий порядок трудомісткий, але звичний і відпрацьований, тобто не треба нічого вивчати. Це нормальний етап впровадження: не варто йти на поводу у ретроградів, можливо, через пару місяців вони не зможуть навіть уявити, як раніше обходилися без цієї програми, бази даних і т. П.

Ризики в процесі експлуатації.

Коли все нарешті протестовано, впроваджено, співробітники навчені, помилки на етапі експлуатації усунені, все одно можуть виникнути неприємні інциденти. Незважаючи на попереднє навчання і докладні роз`яснення на перших етапах роботи, виконавці все одно допускають помилки, причому, не випадкові, а систематичні. Іноді тому, що неправильно зрозуміли те чи інше роз`яснення, іноді через те, що не звернулися за роз`ясненням, а зробили, як вважали за потрібне. У підсумку це миє призвести до того, що всі докладені зусилля будуть зведені нанівець. Тому обов`язково повинен бути призначений якийсь контролер з числа власних співробітників або з боку, який буде відслідковувати роботу системи і своєчасно інформувати про помилки.

Таким чином, керівник проекту повинен знати про ризики на кожному етапі автоматизації і вміти їх мінімізувати, вміти мотивувати виконавців і грамотно організовувати процес навчання. Все перераховане - запорука вдалого впровадження проекту автоматизації обробки документів.

думка експерта

О.Б. Полякова,  начальник управління документаційного супроводу в групі компаній «Техносерв»

У матеріалі наведено всебічна оцінка ризиків при впровадженні автоматизованого бізнес-процесу. Чимало важливого сказано і про послідовність дій в ході даної роботи. Хотілося б додати, що при впровадженні цієї нової навіть сьогодні для багатьох компаній системи роботи з документами, фахівці, зайняті в процесі, стикаються з низкою труднощів. Не останньою з них є консервативність багатьох співробітників, в тому числі і керівних, не готових брати новий алгоритм дій. Тому ще на етапі прийняття керівництвом рішення про впровадження системи на чолі кута необхідно поставити принцип централізації і зробити наступні кроки:

• обрати керівником робочої групи одного з вищих керівників компанії, здатного впливати на її членів, а також інших керівників, не задіяних в процесі автоматизації, але мають можливість впливати на процес впровадження;

• в наказі необхідно крім затвердження складу робочої групи затвердити також план її діяльності;

• перерахувати послідовність дій кожного учасника робочої групи;

• вказати терміни виконання дій учасників робочої групи, а також терміни надання відповідних звітів про етап виконаної роботи або про затримки в роботі з пропозиціями щодо усунення зривів термінів виконання робіт.

Великі компанії, що здійснюють розробку відповідних продуктів, самі надають послуги з впровадження автоматизації процесів. В цьому випадку до участі в робочій групі також можна залучити фахівців компанії-розробника, згадавши про це в наказі.

думка експерта

І.О. Муратова, керуєтель Служби по управлінню бізнес-процесами, АКБ «Акція», ВАТ

Діяльність будь-якої компанії, як великої, так і середньої, характеризується збільшенням обсягу документообігу. Так, наприклад, в сучасному банку жодна операція не здійснюється без підкріплення документом. При цьому кожен документ проходить певні етапи обробки. Від того, наскільки ефективно організовані процеси підготовки та обробки документів, залежить ефективність роботи сучасної компанії.

З метою підвищення ефективності діяльності організацією приймається рішення про проведення оптимізації процесів управління документообігом. Серед таких рішень найбільш оптимальним є автоматизація процесів обробки документів.

Для скорочення ризиків, які можуть виникнути при автоматизації процесів управління документообігом в компанії, а отже, для підвищення ефективності функціонування самої компанії, необхідно на самому першому етапі регламентувати існуючі процедури підготовки та обробки документів, т. Е. Описати, як на даний момент здійснюється процес підготовки та обробки документів в організації. Для цього створюється робоча група, до якої включаються співробітники канцелярії, керівники структурних підрозділів та фахівці з управління бізнес-процесами. Цілями створення робочої групи є:

• виявлення всіх типів документів, які створюються в компанії;

• визначення етапів обробки, характерних для кожного документа;

• визначення маршрутів руху документів;

• визначення зон відповідальності співробітників компанії за підготовку та обробку документів.

На основі отриманої інформації фахівцями з управління бізнес-процесами розробляються схеми і регламенти бізнес-процесу, проводиться аналіз процесів управління документообігом компанії і будуються схеми оптимізованого бізнес-процесу. Ці схеми дозволять визначити не тільки собівартість бізнес-процесів, ефективність автоматизації, а й знизити ризик простою процесу підготовки та обробки документів.

Таким чином, регламентація існуючих процедур підготовки та обробки документів в організації не тільки є основою для побудови найбільш оптимального рішення по автоматизації цих процесів: вона також спрямована на визначення і скорочення ризиків, які можуть виникнути на етапі оптимізації та впровадження процесів обробки документів.

* Скиба О.А. Впровадження системи електронного документообігу: ризики та способи їх подолання // Сучасні технології діловодства і документообігу. 2011. № 7. C. 22-34.

© Е.В. Романченко, начальник Управління справами, Зв`язковий Банк (ЗАТ)

Рекомендуємо матеріали по темі:

• Оновлення наказів по підприємству в Новому році
• Система електронного діловодства
• Як оформити виписку з документа