Оформлення реквізитів та бланків документів в органах держвлади

Посилання на вихідний номер і дату документа адресанта

У встановленому місці бланка вказується дата і реєстраційний номер документа, на який дається відповідь.

Вказівка в розглянутому реквізиті даних запиту значно полегшує адресату пошук конкретного виконавця, а отже, скорочується час роботи з документом, підвищується оперативність процедур державного управління.

Відео: Правила оформлення документів. Частина 1 (Схема розташування реквізитів)

гриф обмеження доступу до

Згідно ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »зазначений реквізит розташовується на документі справа вгорі над текстом документа і складається з слова« ЗАТВЕРДЖУЮ », реквізитів« підпис »і« дата »(фактично це комбінація реквізитів).

Крім того, в кожному органі складаються свої традиції оформлення управлінських документів, які частково закріплюються у відповідних індивідуальних регламенти та інструкціях з діловодства.

Характерною особливістю правових і управлінських документних текстів є непряма форма їх викладу, яка передбачає відсутність цитат, а також нейтральність (емоційне відчуження) стилю. При цьому зберігається текстова однорідність і одночасно знімаються проблеми суб`єктивності викладу і використання коштів, характерних для розмовної діалогічної мови.

Важливою особливістю зазначених документів є їх ситуативність, т. Е. Відповідність документа певної управлінської або правової ситуації, кореляція між документом певної видовий віднесеності, його параметрами і фрагментом реальних управлінських дій і станів, що дає підставу для висновку про те, чи володіє текст властивістю повноти уявлення реальної дійсності.

Найважливіша особливість текстів документів федеральних органів виконавчої влади полягає в тому, що вони створюються на виконання або відповідно до законів, для яких характерний юридична мова, який не збігається з повсякденною мовою, сприйняття, а отже, і реалізація якого не юристами утруднена.

Виходячи з цього, підзаконні акти (затверджені наказами правила, інструкції, настанови, порядки, регламенти та ін.), Забезпечуючи реалізацію закону або його застосування, можуть одночасно частково вирішувати завдання розуміння текстів, в тому випадку, якщо їх виконавці не будуть механічно цитувати положення закону, а творчо використовувати їх, зберігаючи правовий зміст, бездоганну юридичну чіткість правил, слів і формул закону.

Зберегти зазначену юридичну чіткість даних актів покликане також привласнення тексту документа статусу реквізиту. З ним пов`язана цілком утилітарна мета - це побудова формуляра-зразка, матричної моделі документа в рамках уніфікованих систем документації.

Юридико-управлінська уніфікація реалізується і через надання документальним текстів певного зовнішнього вигляду, характерного для актів управління (владних приписів) і правових актів (які визначають правовий статус), що пов`язано з таким лінгвістичним параметром, як композиція тексту.

Визначення тексту як елемента документа, рівного іншим, дозволило закріпити за ним і його елементами в формулярі-зразку строго певне місце після реквізиту «найменування документа».

Реквізит «Текст» оформляється наступним чином:

1. Розпорядчі документи (акти управління).

Структура тексту розпорядчого документа (наказу, розпорядження) складається, як правило, з трьох частин.

У першій, що називається констатуючій частиною (преамбулою), вказують причини, правові підстави, цілі складання акта- в другій (розпорядчої) - владні приписи (заборони), адресовані об`єктам управління-в третій (додатку) - поміщаються затверджуються інструкції, положення, списки і інші відомості, безпосередньо юридично пов`язані з розпорядчої частиною.

Реєстрація розірвання починається стійкими формулюваннями «У зв`язку», «Відповідно», «На виконання», «На підставі», «З метою» і т. П.

Корисно знати!

Якщо наказ видається на підставі іншого документа, то в констатуючій частині вказується найменування цього документа в орудному відмінку, його дата, номер і заголовок.

Нерідкі випадки, коли виконавці розпорядчих документів намагаються виключити констатує частина або обмежитися короткими стандартними формулами: «У зв`язку з виробничою необхідністю», «З метою вдосконалення діяльності» та ін. Такий підхід не завжди виправданий, оскільки зазначена частина розпорядчого документа повинна, як правило, включати обгрунтування необхідності видання акта, відповідних дискреційних повноважень державного органу, а також істота розглянутої проблеми і способи її вирішення .

Реєстрація розірвання в проектах наказів (розпоряджень) відділяється від розпорядчої та завершується словом: «наказую:» (в наказах) або «пропоную:», «зобов`язую:» (в розпорядженнях).

У конкретних випадках можуть бути використані наступні конструкції:

а) текст наказу (розпорядження) може містити одну розпорядчу частину без констатуючої, якщо приписувані дії не потребують обгрунтуванні і роз`ясненні. У цьому випадку слова «наказую:», «пропоную:», «зобов`язую:» і ін. В текст не включаються;

б) слова «наказую:», «пропоную:», «зобов`язую:» можуть бути також виключені, якщо вони за змістом не узгоджуються з приписами посадовим особам-в таких конструкціях констатуюча частина закінчується двокрапкою, а приписи «зобов`язую», «стверджую» , «покладаю» і ін. поміщаються в початок кожного з пунктів наказу (розпорядження), наприклад:

 «На виконання наказу Мін`юсту Росії від 25.01.2010 № 12« Про затвердження плану участі Мін`юсту Росії в законопроектної діяльності »:

1. Стверджую додається склад комісії з підготовки проектів федеральних законів.

2. Зобов`язую керівника комісії з підготовки проектів федеральних законів Петрова О.Л. в термін до 03.02.2010 подати на затвердження план роботи комісії.

3. Покладаю контроль за виконанням наказу на заступника Директора служби Сергєєва В.В.

Директор (підпис) І.О. Прізвище »

Розпорядча частина тексту має наказову форму викладу. У неї включаються передбачені дії, вказуються посадові особи, відповідальні за їх виконання, та встановлюються терміни виконання.

Текст, який містить кілька приписів, розбивається на пункти, які нумеруються арабськими цифрами.

Найменування структурного підрозділу, на яку покладається виконання припису, вказується в давальному відмінку, а прізвище його керівника з ініціалами потім друкується в дужках в називному відмінку.

Важливо знати!

Не допускається розрив дат, знака № та самого номера, прізвища та ініціалів і перенесення їх на інший рядок тексту наказу.

При затвердженні наказом (розпорядженням) складу будь-якої комісії або переліку працівників, кількісний склад яких перевищує чотири людини, склад комісії або перелік працівників виноситься в додаток, про що в тексті наказу (розпорядження) робиться посилання, наприклад:

«Затвердити склад Атестаційної комісії ФССП Росії згідно з додатком».

Якщо наказом (розпорядженням) крім складу комісії затверджується положення про неї, то це оформляється наступним чином:

«Затвердити:

 склад Атестаційної комісії ФССП Росії (додаток № 1);

 положення про Атестаційної комісії ФССП Росії (додаток № 2) ».

Назва затверджується комісії в заголовку програми та пункті наказу (розпорядження) має бути однаковим.

В останньому пункті акта вказується посадова особа або структурний підрозділ, на який покладається контроль за виконанням наказу (розпорядження).

У текст не слід включати пункт «Наказ довести до відома ...». Підрозділи (посадові особи), до відома яких доводиться наказ, зазначаються в покажчику розсилки, який виконавець докладає до проекту наказу без посилання в тексті.

Внесення змін або доповнень до наказу (розпорядження) після його підписання та видання можливо тільки наказом «Про внесення змін (доповнень) до наказу (розпорядження) ...».

Тексти наказів (розпоряджень) і додатків до них, як правило, друкуються в редакторі «Word», шрифтом Times New Roman розміром 14 на відповідному бланку без помарок і виправлень. Контрастність друку повинна забезпечувати якісне відтворення засобами копіювально-розмножувальної техніки.

Розпорядча і констатуюча частини тексту наказу (розпорядження) відокремлюються від найменування 2-3 міжстроковими інтервалами і друкуються шрифтом розміром 13 або 14 через 1 інтервал від лівої межі текстового поля, вирівнюються по лівій і правій кордонів текстового поля. Перший рядок абзацу починається на відстані 1,25 см від лівої межі текстового поля.

Додаток до наказу (розпорядження) є невід`ємною частиною його тексту, що має таку ж юридичну силу, як і інші частини. Додаток має свої особливості в оформленні та стилі викладу, які не дозволяють включати його положення в распорядительную або яка констатує частина в незмінному вигляді, так само як виробляти зворотне переміщення.

Однак деякі виконавці невиправдано прагнуть помістити максимально можливу частину тексту в розпорядчу частину управлінського акта, ніж надмірно перевантажують її, допускають змішання різностильових частин документа, «розбавляють» стиль владних приписів різними поясненнями, таблицями, списками і т. Д.

Помилковим також є уявлення про програму як виключно самостійної частини акта, яке проявляється у виданні наказів (розпоряджень), спрямованих на внесення змін безпосередньо в додаток, минаючи стверджує його акт.

Зазвичай в додатки виводяться персональний склад комісій, списки нагороджених, таблиці, правила, формуляри документів, інструкції, інші правовстановлюючі положення.

Допускається слово «Додаток» друкувати великими літерами, а також центрувати цей реквізит щодо самої довжини рядка тексту:

Додаток до наказу (розпорядження) може оформлятися наступним чином:

2. Вихідна кореспонденція (офіційні листи).

Структура тексту офіційного листа державного органу складається з наступних елементів:

а) Звернення до адресата - словосполучення, що виражає повагу адресату і виділення від подальших частин тексту знаком оклику. Звернення повинні відповідати звичаям офіційного етикету.

У службовому листуванні найбільш часто вживається складне звернення до адресата, що складається з власної назви (імені та по батькові) і прикметника, найбільш відповідного нагоди виголошення. наприклад:

«Шановний Матвій Сергійович!»;

«Шановна Антоніна Петрівна!»;

«Шановні Павло Михайлович і Тетяна Василівна!».

При зверненні до декільком адресатам допустимо звернення:

"Шановні панове!";

"Шановні колеги!";

«Вельмишановні депутати!».

При відсутності відомостей про ім`я та по батькові адресата або з інших причин можна скористатися наступним формулюванням звернення:

«Шановний громадянин Хохлов!»;

«Шановна пані Карпова!»;

«Високоповажний пане Краузе!»;

«Вельмишановний містер Сміт!»;

«Поважні панове!».

При зверненні до посадових осіб можливе звернення із зазначенням тільки посади чи професії:

«Шановний пане голово!»;

«Шановний пане директор!»;

«Шановний пане секретар!»;

 «Вельмишановна пані адвокат!».

У конкретних випадках можливий нейтральний тон звернення без прикметника, що виражає повагу, або в безособовій формі:

«Іван Сергійович!»;

«Громадянин Мухін!»;

«Громадяни!»;

«Колеги!»;

«Панове!»;

"Пані та панове!";

Відео: Реквізити документів. Відмітка про виконання документа

«Ваша Святосте!»;

«Ваша Високоповажносте!»;

"Ваша честь!".

На замітку!

Звернення до адресата розташовується на 2-3 міжрядкових інтервалу нижче реквізиту «заголовок до тексту».

В окремих випадках звернення може бути пов`язане з вступної фразою тексту, тоді знак оклику в кінці звернення змінюється на кому, після якої слід вступна фраза, що відображає мотиви і тему листа, наприклад:

«Шановний пане нотаріус, звертаюся до Вас за сприянням у ...»;

«Шановний Вікторе Сергійовичу, інформуємо Вас про ...»;

«Шановні колеги, дозвольте Вас привітати з ...».

б) Вступна фраза - словесна конструкція, що складається з одного речення, яка може включати подяку адресату, пояснювати мотиви і мета послання, здійснювати смислове і стилістичне підводку до суті листи.

Вступна фраза - це також формули підтвердження, обгрунтування дії, пропозиції та інші. наприклад,

підтвердження:

«Ваш лист від ... № ... отримано»;

«У Росстандарта отримали Ваш лист від ... № ...»;

«На підтвердження (за попередньою домовленістю та ін.)»;

«Підтверджуємо отримання проекту федерального закону»;

«Профспілковий комітет підтверджує необхідність створення комісії з врегулювання розбіжностей»;

 обгрунтування:

Відео: Що таке "реквізити" первинного документа. обов`язкові реквізити

«Відповідно до положень Трудового кодексу РФ ...»;

«У зв`язку з (перенесенням термінів виконання, проведенням спільних заходів та ін.) ...»;

«На підставі (підписаного договору, затвердженого протоколу та ін.) ...»;

«У порядку надання (сприяння, допомоги та ін.) ...»;

«З метою (вдосконалення контролю, використання повноважень і ін.) ...»;

супровід:

«Направляємо копію службового контракту»;

«Надсилаємо (методичні посібники, інструкцію, технічну документацію, проект наказу та ін.) ...»;

нагадування:

«Нагадуємо, що відповідно до попередньої домовленості Вам необхідно подати такі відомості»;

«Нагадуємо Вам, що термін виконання контрольного документа закінчується 22.11.2007»;

інформування:

«Повідомляємо, що Ваше звернення розглянуто»;

«Ставимо до відома, що Ваші пропозиції враховані при підготовці даного проекту»;

пропозиція:

«Пропонуємо розглянути можливість призначення П.І. Сергєєва на посаду начальника адміністративного відділу »;

 «Рекомендуємо виключити даний абзац з тексту проекту»;

«Ми можемо запропонувати Вам різні варіанти вирішення цієї проблеми».

запрошення:

«Просимо взяти участь в засіданні атестаційної комісії»;

«Запрошуємо Вас взяти участь у науково-практичній конференції, яка відбудеться 22.12.2006 в актовій залі».

в) Основна частина - кілька логічно і стилістично пов`язаних абзаців (пропозицій), в яких формулюється суть викладеного питання, інформація про виконану роботу і т. п.

г) Заключна фраза (висновки, пропозиції, прохання).

Адресант в кінці службового листа може висловити прохання, побажання, подяку, сформульовані наступним чином:

«Просимо (надіслати, виключити, посприяти і ін.)»;

«Пропонуємо (провести експертизу, дати висновок, дати згоду і ін.)»;

«Прошу (оформити, організувати виконання, повідомити відомості і ін.)»;

«Сподіваємося на оперативний розгляд поставлених питань ...»;

 «Мінкультури Росії дякує Вам за своєчасну відповідь на запит від (дата) ... № ...»;

«Ми вдячні Вам за сприяння в організації професійного навчання федеральних державних цивільних службовців»;

«Заздалегідь дякуємо за можливу допомогу»;

«Ми були б Вам вдячні за підтримку нашої ініціативи».

д) Заключна формула ввічливості - стійке словосполучення, що підкреслює особливо шанобливе ставлення до адресата, передує підпису, розташовується на один міжрядковий інтервал нижче тексту листа, використовується на розсуд посадової особи, яка підписує лист, і може виконуватися ним власноручно.

Це можуть бути такі варіанти заключної формули ввічливості:

"З повагою,…";

«З незмінною повагою, ...»;

"З глибокою повагою,…";

«З надзвичайною повагою, ...»;

«З вдячністю і повагою, ...»;

«З вдячністю і повагою, ...»;

«З повагою і побажаннями успіхів у роботі, ...»;

"Щиро Ваш,… ".

До особливостей офіційного листування відноситься також використання займенника «Ви» (у всіх формах) в якості важливого звернення до індивідуальному адресату.

На структуру тексту офіційного листа впливає його категорія.

Службові листи державних органів можуть бути наступних категорій:

• відповіді про виконання доручень Президента РФ і Уряду РФ, Адміністрації Президента РФ і Апарату Уряду РФ (в тому числі за зверненнями громадян, що належать до компетенції державного органу);
• супровідні листи, відгуки та висновки на законодавчі та інші нормативні правові акти;
• повідомлення і нагадування;
• офіційні запити і прохання організаціям і приватним особам;
• відповіді на запити організацій і приватних осіб;
• ініціативні листи з питань компетенції державного органу, в тому числі директивні, методичні та інформаційні повідомлення та інші;
• гарантійні листи;
• підтвердження про отримання поштових відправлень (листів, посилок, бандеролей і ін.);
• офіційні вітання, поздоровлення і співчуття.

Наприклад, формалізована структура тексту включає: для розпорядчого документа - констатує ірозпорядчу частини, розділені спеціальним словом (наказую, пропоную) - службового листа - звернення до адресата, вступну фразу, основну частину і заключеніе- протоколу, акту та ін. - вступну та основну частини-положення, регламенту, інструкції, настанови, які додаються до наказу, - глави, розділи, частини, пункти.

Найбільша ступінь формалізації текстів актів можлива при багаторазовому повторенні однотипних адміністративно-процесуальних дій (наприклад, в наказах по особовому складу, розпорядженнях по адміністративно-господарській діяльності, статистичних звітах, супровідних службових листах та ін.).

Як правило, юридичні служби федеральних органів виконавчої влади зацікавлено беруть участь в розробці формулярів (зразків) документів, ретельно вивіряють їх відповідність нормам законів і підзаконних актів, правил юридичної техніки, що дозволяє заздалегідь програмувати і значно підвищити правове якість документів.

Відмітка про наявність додатків 2 ур.

Цей реквізит застосовується в службових листах (записках), актах, висновках, звітах та ін. В тих випадках, коли до основного додаються додаткові документи.

Важливо знати!

Відмітка про наявність додатків - один з реквізитів, неувага до якого може привести до юридичної відповідальності працівника, відповідального за переміщення документа від адресата до адресант.

Наприклад, якщо, відправляючи документ, що реєструє його працівник не переконався в суворій відповідності найменувань, кількості аркушів і примірників додатки відомостями в позначці, то він несе відповідальність за некомплектність додатки відповідно до законодавства.

Якщо, отримуючи документ, який відкрив конверт працівник не перевірив відповідність найменувань, кількості аркушів і примірників додатки відомостями в позначці і, отже, не склав акт про некомплектність додатки (при її наявності), один примірник якого надсилається адресант, то він несе відповідальність, передбачену законодавством , за втрату додатка або його частини.

По суті, розглянутий реквізит, будучи елементом документа, відноситься до підсистеми документування, проте його основним призначенням є забезпечення повноцінного відповідального документообігу.

Це підтверджує розглянуте раніше тісне функціональна взаємодія (взаємопроникнення) всіх елементів і підсистем управлінського діловодства.

Відмітка про програму складається з: слова «Додаток», що розміщується через 1-2 міжрядкових інтервалу після реквізиту «текст документа» - найменування документа-додатка (не вказується, якщо названо в тексті) - відомостей про кількість аркушів і примірників, наприклад:

Додаток: на 5 л. в 2-х прим.

Найменування додатки, які не названого в тексті, вказується перед кількістю аркушів і примірників, наприклад:

Додаток: Методичні рекомендації на 11 л. в 3 прим.

При наявності декількох додатків вони обов`язково нумеруються, потім вказуються їх найменування, кількість аркушів і примірників, наприклад:

Додаток:  
1. Положення про Управління діловодства на 3 л. в 1 прим.
2. Інструкція з діловодства в ФССП Росії на 30 л. в 3 прим.

При зброшурованих додатках число листів в реквізиті «додаток» не вказується.

Наявність додатки в доданому документі оформляється наступним чином:

Додаток: лист Мін`юсту Росії від 11.08.2006 № 15/1 226-ВМ і додаток до нього, всього на 3 л.

Про нові правила оформлення інших реквізитів документів в державних органах влади читайте в наступному номері журналу.