Що повинен знати і вміти професіонал, який займається модернізацією та впровадження сед

Останнім часом найбільш частим питанням, що обговорюється на сторінках фахових журналів, на науково-практичних конференціях і форумах, постало питання вибору і впровадження СЕД, а також участі в цьому проекті представників діловодних служб організацій. Варто відзначити позитивну думку більшої частини експертів в даному питанні не тільки щодо необхідності такої участі, але і з приводу можливості залучення керівників і співробітників підрозділу діловодства до розробки вимог до СЕД, проведення налаштувань і тестування придбаної системи, навчання користувачів, написання внутрішніх нормативних актів по роботі з документами. Також очевидно, що думка експертів частково збігається з бажанням багатьох керівників компаній (роботодавців). Такий висновок можна зробити на підставі вимог до посад керівників діловодних підрозділів, які можна побачити на сайтах HeadHunter, job.ru і т. П.

© Е.В. Романченко,

експерт в сфері діловодства

Дійсно, роботодавці нерідко хочуть «дістати» універсального працівника, який вміє аналізувати існуючі процеси, виявляти їх слабкі сторони, визначати ризики, намічати шляхи модифікації процесів, розробляти програми розвитку напрямку в цілому, організовувати проектну роботу (з розробкою відповідних технічних документів, проведенням вибору рішення) , проводити презентації рішень, реалізовувати проекти, підтримувати поточну діяльність.

Звичайно, такий підхід має свої сильні сторони і дозволяє добитися не тільки закінченого циклу реалізації проектів, а й контролю виконання процесів.

Разом з тим, як показує практика, що пред`являються роботодавцями вимоги до функцій більш ніж в 50% випадків не відповідають вимогам до знань і досвіду кандидатів, оскільки роботодавці часто готові покласти весь комплекс робіт не на професіонала, який отримав профільну освіту і має великий практичний досвід, а на спеціаліста, часто не має закінченої вищої освіти, що отримав незначний досвід в області діловодства (2-3 роки роботи), знайомого лише з такими загальними діловодних фун ціями, як реєстрація, облік і постановка на контроль документів.

Пояснення такого явища очевидно: роботодавець або не надає належної уваги проекту, або бажає заощадити на ньому, приймаючи рішення не наймати висококваліфікований (і високооплачуваний) персонал. Але не можна забувати, що покладання функціоналу по організації проекту на непідготовленого працівника спричиняє значні ризики, а сам проект буде потенційно приречений на провал.

Вимоги до компетенцій працівника

Для того щоб розуміти, який підготовкою, якими знаннями і навичками повинен володіти працівник, щоб якісно впоратися з проектом вибору і впровадження СЕД, пропоную поетапно сформулювати вимоги до його компетенцій в тій же послідовності, в якій проводиться реалізація проекту впровадження інформаційної системи для автоматизації документообігу в організації, розглядаючи при цьому виключно ключові етапи проекту.

Аналіз поточного стану справ

Етап 1. Перед тим як пропонувати будь-які рішення щодо оптимізації та автоматизації документообігу, майже у всіх випадках необхідно провести аналіз поточного стану справ, який полягає в перевірці наявності та актуальності нормативних документів, виявленні та вивченні проблем при роботі з документами організації, визначенні ступеня об-вчені і залученості в процеси персоналу, наявності та застосування засобів автоматизації. Для проведення всебічного дослідження і аналізу отриманих даних працівник повинен не тільки мати глибокі знання у відповідній предметній області (знати законодавчу і нормативно-методичну базу, загальні вимоги до оформлення основних видів управлінських документів, розуміти, як повинні бути побудовані процеси обробки документів), а й володіти хорошими аналітичними здібностями (вивчення і аналіз отриманого матеріалу, зіставлення наявних в організації нормативних документів з реальною діяльністю по поділів) і вмінням працювати з персоналом (інтерв`ювання, анкетування).

Підсумком 1-го етапу може стати підготовлена працівником аналітична записка про стан діловодства із зазначенням наявних проблем і включає пропозиції щодо їх подолання.

У такій аналітичній записці може бути зазначено, що є проблеми при здійсненні процесів: наприклад, діюча СЕД на момент проведення дослідження не підтримує необхідну кількість процесів, не дозволяє оперативно обробляти документи великій кількості користувачів (вказати, скільки всього користувачів), не дає можливість здійснювати оперативний пошук потрібної інформації, організувати спільну роботу користувачів з документами (вказати, яку саме), має незручний для користувачів архаїчний і нтерфейси і т. д.

Подальше відкладання вирішення виниклих проблем призведе до наступних наслідків (вказати, яким).

Для вирішення проблем пропонуються наступні дії:

1) підготувати технічне завдання на проведення модернізації наявної СЕД з урахуванням області необхідної автоматизації (узгодити в організації, передати постачальнику рішення) [1] -

2) отримати від постачальника рішення офіційне комерційну пропозицію щодо модернізації СЕД-

3) у разі отримання прийнятних для організації умов щодо модернізації СЕД (вартість і терміни) укласти з постачальником рішення відповідний договір, провести модернізацію наявної інформаційної системи-

4) в разі отримання неприйнятних для організації умов щодо модернізації СЕД (занадто висока вартість робіт, тривалі терміни виконання або неможливість реалізації вимог в повному обсязі) організувати проведення робіт з вибору нового рішення для автоматизації документообігу.

думка експерта

О.А. Галкіна,

провідний аналітик департаменту розробки тиражних програмних продуктів «Бос-референт» компанії «Логіка бізнесу 2.0»

Дуже позитивна тенденція розвитку документообігу в нашій країні полягає в тому, що останнім часом у керівників багатьох компаній, які впроваджують і розвивають системи електронного документообігу, виникає бажання шукати «свого» внутрішнього фахівця для управління вимогами до СЕД і курирування проекту. Це також означає ескалацію свідомості і компетенцій співробітників компаній на новий рівень в галузі інформаційних технологій, їх бажання і готовність самостійно управляти своїми вимогами до системи, її розробкою і розвитком.

Розробники систем електронного документообігу підтримують цей підхід компаній до проектів впровадження СЕД. Такий внутрішній фахівець завжди знає специфіку процесів компанії. Але при цьому він повинен володіти рядом додаткових компетенцій.

Як же знайти такого грамотного співробітника, придатного для ролі професіонала, що займається розвитком СЕД компанії? Якими навичками він повинен володіти, яким досвідом, що повинен знати і вміти? Автор статті готова допомогти визначити критерії, щоб можна було знайти такого співробітника, який зможе стати справжнім «власником продукту».

Крім вимог до фахівця, який відповідає за впровадження СЕД на стороні замовника, зі статті можна дізнатися, які види робіт належить йому виконувати на ключових етапах проекту по створенню і розвитку вашої системи документообігу.

Таким чином, вже на початковому предпроектном етапі стає очевидним, що працівник, відповідальний за організацію проекту впровадження СЕД, повинен володіти комплексними знаннями в таких областях, як документознавство та архівна справа, управління проектами, управління ризиками, інформаційні технології, а також хорошими аналітичними і комунікаційними навичками, умінням розробляти документи.

Результат проекту надзвичайно залежний від ставлення до проекту самої компанії, яка впроваджує СЕД, і її зацікавленості в результаті. Власник же продукту (людина, яка відповідає за розробку продукту. Для розробки на замовлення - це представник замовника), якщо такий є, грає ключову роль на проекті, визначає обличчя продукту. А значить, його досвід і компетенція нададуть екстремальне вплив на весь проект.

Як правильно зазначено в статті, низька компетенція співробітника, що займається впровадженням та модернізацією СЕД, заважає роботі і створює додаткові ризики на проекті. Наприклад, коли такий фахівець виконує роль «транслятора» (передавача) вимог виконавцю, не розуміючи суті цих вимог і вихідних причин, що породили проблему, не аналізуючи їх, не керуючи вимогами. В такому випадку до розробника потрапляє тільки вершина айсберга - поверхневий опис вимоги. Втрачається додаткова інформація. Часто при цьому вирішується тільки частина проблеми, а не її суть. В результаті збільшуються терміни і трудовитрати на проект, витрачаються ресурси на уточнення вимог, а також з`являється ризик додаткових витрат через реалізації не того функціоналу, який потрібен.

До корисних порад автора статті по вибору фахівця, відповідального за впровадження СЕД всередині компанії, хочу додати, що потрібно і визначити місце співробітника в структурі вашої компанії. Він повинен отримати відповідні повноваження щодо прийняття рішень, що стосуються розвитку вашої системи документообігу, і бути готовим нести відповідальність за результат проекту перед компанією і керівництвом -ще одна причина того, чому позиція такого консультанта надзвичайно відповідальна і вимагає високої кваліфікації.

Анна Усатікова,

помічник директора з інформаційних технологій, група компаній «Волга-Дніпро»

Не можу сказати, що в усьому згодна з автором цієї статті, і зараз спробую пояснити свою точку зору.

З назви самої статті вже можна припустити, що мова йде про абсолютно самостійної професії, а не компетенції будь-якого співробітника, якщо тільки цей співробітник (діловод, фінансист, бухгалтер, ІТ-фахівець або керівник будь-якого іншого профілю - це за великим рахунком не важливо ) не змінює місце роботи після кожного завершеного проекту модернізації або впровадження СЕД, в якому він брав безпосередню участь.

Питання перше. Як часто будь-яка організація впроваджує СЕД? Я думаю (і сподіваюся), що багато хто зі мною погодяться: одного разу, т. Е. Один раз. Далі все модернізації, оновлення до нової версії відбуваються з якоюсь регулярною періодичністю, яка безпосередньо залежить від вендора в частині випуску нової версії (від року до трьох-п`яти років) і / або від актуальності проведення доробок, пов`язаних з виробничою необхідністю (раз на півроку - рік), а також від фінансового стану компанії, так як вартість СЕД все-таки в результаті складається в досить кругленьку суму.

На мій погляд, перший варіант кращий відразу з кількох причин:

• свої співробітники «варяться» і «живуть» в процесах організації, знають механізми, тонкощі різних маршрутів для досягнення тієї чи іншої мети, особливості та ще масу всяких нюансів, які складають внутрішній світ організації, що значно допоможе при аналізі існуючої ситуації і в розумінні того, як потрібно вибудувати систему для підвищення ефективності діловодства підприємства;

• свої співробітники, як правило, знають своїх колег, кого-то краще, кого-то гірше, але вони всі об`єднані спільним завданням, що є результатом діяльності самої організації, що істотно полегшить процес інтерв`ювання та анкетірованія-

зібравши на перший погляд різношерсту команду з фахівців різних напрямків і поставивши на чолі робочої групи співробітника з високими організаторськими здібностями, відмінними комунікативними якостями, аналітичним складом розуму і (це дуже важливо!) чималим адміністративним вагою для підтримки проекту в ході його реалізації, можна отримати команду професіоналів, яка в сукупності володіє всіма необхідними знаннями та вміннями для досягнення поставленої завдання-

• навчання своїх співробітників основам проектної діяльності не тільки набагато дешевше залучення фахівців зі сторони, але і економічно доцільніше - співробітники не тільки отримують необхідні знання для реалізації поточного проекту, але і можливість потім використовувати отримані навички в інших проектах і для навчання інших співробітників, не кажучи вже про можливості власного розвитку і підвищення своїх особистих компетенцій.

Питання третє. СЕД впроваджена, проект завершений - що далі? Хто буде підтримувати і забезпечувати не тільки її існування, але і використання за призначенням? Я не маю на увазі технічну підтримку це функціонал ІТ-фахівців. Для життєдіяльності СЕД потрібен постійний контроль за її застосуванням саме в тих процесах, для яких вона призначена. Необхідна підтримка користувачів в період їх обопільною з СЕД адаптації один до одного.

Саме тут знаходиться зона відповідальності співробітників діловодних структур, і саме в цей період можна говорити про успішність або провал проекту впровадження СЕД. І саме тому участь в самому проекті впровадження співробітників діловодства вкрай важливо. Навіть якщо на початку проекту учасникам робочої групи і не вистачало якихось знань, умінь, навичок і компетенцій, то до моменту його завершення і здачі СЕД в промислову експлуатацію вони неодмінно будуть.

Визначення області автоматизації, рівня і порядку проведення робіт по автоматизації

Етап 2. Даний етап виконується незалежно від того, чи буде проводитися модернізація наявної СЕД, або буде вибиратися нове рішення.

Для того щоб визначити, які управлінські процеси можуть бути автоматизовані за допомогою СЕД в подальшому, спрогнозувати на найближчу перспективу потенційна кількість її користувачів, кількість документів, які підлягають обробці в автоматизованій системі, потрібно провести вивчення стратегії розвитку компанії, визначити, чи є можливість використання наявних коштів автоматизації, чи є необхідність вибору нової інформаційної системи для автоматизації документообігу.

Як згадувалося вище, якщо в компанії вже використовуються програмні засоби, що автоматизують роботу з документами, має бути проведено їх вивчення на предмет більш масштабного використання (розширення автоматизованого функціоналу, збільшення кількості автоматизованих процесів, кількості користувачів), можливостей доопрацювання системи, оновлення версії, підключення додаткових модулів, можливості інтеграції з іншими інформаційними системами організації (з метою створення єдиних довідників, настройки скво них процесів).

думка експерта

Н.А. Максимова,

керівник Управління документаційного забезпечення Дирекції з корпоративного управління ТОВ «ІФК" МЕТРОПОЛЬ "»

Тема дуже актуальна, оскільки автоматизація документообігу і бізнес-процесів затребувана різними структурами державного і приватного сектора, яким необхідно розуміти, яким рівнем компетенції повинен володіти фахівець, що впроваджує СЕД.

Впровадження СЕД є процесом неймовірно цікавим, але разом з тим тривалим і трудомістким. Тому фахівець, який займається реалізацією цього процесу, повинен мати високий рівень компетенції, володіти комплексом знань і великими навичками, які дозволять йому здійснювати керівництво проектом по впровадженню СЕД.

У матеріалі на прикладі ключових етапів реалізації процесу розкрито основні вимоги, які пред`являються до компетенції фахівця такого рівня. Спеціаліст, який займається впровадженням СЕД, повинен:

• знати предметну область (документознавство, архівна справа) і принципи управління документації;

мати відмінні аналітичні здібності для проведення аналізу поточного стану справ і підготовки пропозицій щодо усунення існуючих проблем;

• володіти навичками в галузі управління проектами і хорошими організаторськими здібностями для реалізації проекту по автоматизації документообігу та інших бізнес-процесів компанії;

• володіти знаннями в області інформаційних технологій для формування вимог до інформаційної системи і визначення відповідності потенційного рішення сформульованим требованіям-

• вміти розробляти документи: технічні документи (технічне завдання), нормативні документи по використанню СЕД, методичні документи по роботі з СЕД-

• володіти відмінними комунікаційними навичками для взаємодії з співробітниками компанії (інтерв`ювання, анкетування, навчання), для обговорення можливих варіантів реалізації проекту з керівництвом компанії і контрагентами.

Проведення такого аналізу дозволить сформувати коректні вимоги по модернізації СЕД для переговорів з постачальником рішення.

Як показує практика, в деяких випадках модернізація наявних засобів автоматизації за вартістю порівнянна з придбанням і впровадженням нової інформаційної системи, тому в разі прийняття рішення про неможливість подальшої експлуатації і розвитку поточної СЕД повинне бути підготовлене відповідне висновок, що містить порівняння функціоналу інформаційних систем, технічних можливостей ( в т. ч. відмовостійкості, швидкодії), витрат при прийнятті різних рішень (використання поточної СЕД / вибір і впровадження, нової), оптимальності обраного сценарію автоматизації документообігу, ефективності проекту (із зазначенням зниження витрат на виконання конкретних процесів) і т. д.

Якщо прийнято рішення про неможливість подальшого застосування для автоматизації процесів наявного в організації програмного забезпечення, потрібно підготувати вимоги до нової інформаційної системи, для чого можуть бути використані раніше отримані та / або розроблені матеріали. Крім того, для підготовки коректних вимог до нової СЕД бажано залучати компетентних працівників підрозділу інформаційних технологій, інформаційної безпеки, фінансового та інших підрозділів організації.

У зазначеному документі повинна бути:

• чітко визначена область автоматизації (на підставі раніше отриманих матеріалів) -

• зазначена потенційна програмна платформа (з урахуванням програмних засобів, за допомогою яких проведена автоматизація інших управлінських процесів) -

• сформульовані функціональні і технічні параметри нової СЕД (включаючи вимоги з інформаційної безпеки) -

• відображена інформація про необхідність інтеграції з іншими інформаційними системами, а також вимоги до досвіду постачальника рішення в частині проведення робіт по інтеграції.

У вимогах може бути відображений і питання застосування в електронний документообіг електронний підпис (з урахуванням чинного законодавства) [2], включена інформація про необхідність застосування потокового введення і розпізнавання документів і т. Д.

Підсумком 2-го етапу можуть стати:

• висновок про те, яким чином буде проводитися автоматизація документообігу (на підставі наявної або нової СЕД) -

• орієнтовні вартість і терміни робіт (якщо буде проводитися доопрацювання наявного програмного продукту) -

• сформульовані і узгоджені в організації вимоги до інформаційної системи (в разі прийняття рішення про впровадження нової СЕД).

Таким чином, працівник, на якого покладено функцію керівництва проектом, повинен як мати гарні аналітичними і організаторськими здібностями, вміти складати технічні документи, так і розбиратися в основних управлінських бізнес-процесах організації та інформаційних системах, їх автоматизують, знати ринок СЕД, бути здатна не тільки проводити переговори з контрагентами, а й обговорювати можливі варіанти реалізації проекту з керівництвом організації.

Вибір нової СЕД

Етап 3. Один з найбільш складних і відповідальних етапів проекту. На цьому етапі на підставі розроблених та узгоджених вимог до нової інформаційної системи проводиться вибір конкретного рішення.

Варто відзначити, що при виборі нової СЕД потрібно не тільки здійснити вибір потенційно придатних рішень з урахуванням вимог до програмній платформі і області автоматизації, але і провести переговори з потенційними постачальниками або розробниками цих рішень, що дозволяють уточнити можливості інформаційних систем, визначити ліцензійну політику, отримати орієнтовну вартість і терміни реалізації проекту, провести підсумковий вибір СЕД. Крім того, в ході вибору єдиного рішення бажано організувати тестування програмного продукту з метою оцінки не тільки функціональності, але і інтерфейсу інформаційної системи.

Проведення таких робіт вимагає від працівника не тільки перерахованих раніше навичок, а й знання методик вибору інформаційних систем, а також вміння тестувати, визначати відповідність потенційного рішення сформульованим і узгодженим вимогам, готувати аналітичні документи, презентувати вбрання рішення керівництва організації.

Підсумком етапу може стати узгоджена з керівництвом організації нова СЕД, попередньо схвалена (обрана) проектною командою або робочою групою.

Реалізація проекту

Етап 4. Суть цього етапу полягає в опрацюванні етапності і термінів виконання робіт, укладання договору з постачальником програмного продукту, організації контролю якісного виконання робіт в обумовлені терміни.

[1] У разі якщо модернізація наявної СЕД неможлива силами фахівців організації через відсутність необхідної кваліфікації, брак ресурсів та ін.

[2] Федеральний закон від 06.04.2011 № 63-ФЗ «Про електронний підпис» // Відомості Верховної Ради України, 2011. № 15. У розділі ст. 2036.