Інструкція з діловодства ооо

Відео: Інструкція з діловодства

- Вітаю всіх! Намагаюся скласти Інструкцію з діловодства в ТОВ, але без "живого" прикладу, на основі Типової інструкції досить складно. У розділах теж не знайшла. Дуже прошу: допоможіть хто може.
- А таких повно в Інтернеті, але простіше з типових і методичних зробити те, що вам підійде.
ось ще такий приклад
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Ця Інструкція встановлює в ТОВ «ПРОЕКТ» (далі - організація) єдині правила підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів.
1.2. Інструкція визначає порядок:
роботи з вхідними, вихідними і внутрішніми документами,
реєстрації, виконання та контролю за виконанням документів,
використання документів в довідково-інформаційної роботи,
зберігання та знищення документів.
1.3. Інструкція розроблена з урахуванням вимог Державного стандарту ГОСТ Р 6.30-2003 "Правила оформлення документів".
1.4. Виконання вимог Інструкції обов`язкове для всіх працівників організації.
1.5. Інструкція орієнтована на використання автоматизованої системи, призначеної для складання документів, їх реєстрації, обліку і контролю виконання за допомогою персональних комп`ютерів.
1.6. Установку програмного забезпечення, обслуговування персональних комп`ютерів і мережевого устаткування здійснює ТОВ «КОМПЬЮТЕХ» відповідно до договору від 26.01.2006 № 04/16.
1.7. Методичний посібник постановкою діловодства і контроль дотримання вимог цієї Інструкції здійснює генеральний директор організації.
1.8. Відповідальним за забезпечення організації обладнанням та засобами, необхідними бланками, штампами і канцелярським приладдям є офіс-менеджер організації.
1.9. Відповідальність за виконання вимог цієї Інструкції несе секретар генерального директора, а також співробітники структурних підрозділів, на яких покладено відповідальність за ведення діловодства в підрозділах.
1.10. Кожен працівник організації повинен бути ознайомлений з цією Інструкцією під розписку (підпис і дата).
1.11. При звільненні або тимчасовій відсутності (відпустка, відрядження, хвороба) все невиконані документи, що знаходяться у працівників, згідно з письмовою вказівкою Генерального директора організації передаються іншому виконавцю через секретаря генерального директора з обов`язковою відміткою в контрольно-реєстраційній картці на документ.
1.12. При звільненні секретаря генерального директора значаться за нею документи, штампи, печатки, бланки, засоби оргтехніки передаються новопризначеному особі за актом, який затверджується генеральним директором організації.
2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ
2.1. загальні положення
2.1.1. Прийом, доставка і передача документів здійснюється секретарем генерального директора.
2.1.2. Документи передаються на розгляд генеральному директору в день їх надходження і направляються на виконання відразу ж після їх розподілу.
2.1.3. Проходження, розгляд і виконання документів засвідчується відмітками про надходження, реєстрації, направлення на виконання, хід виконання, напрямку в справу, які розміщуються на самому документі або в контрольно-реєстраційній картці на документ.
2.2. Прийом, реєстрація та розгляд вхідних документів
2.2.1. Первинну обробку надійшли в організацію документів проводить секретар генерального директора.
2.2.2. При прийомі документів перевіряється правильність доставки, цілісність упаковки, комплектність документа і додатків до нього. Усі конверти розкриваються, крім кореспонденції з позначкою «ОСОБИСТО», яка вручається безпосередньо адресату.
2.2.3. Помилково доставлені документи повертаються в поштове відділення. При нестачі або пошкодженні документів складається акт у трьох примірниках (додаток № 1). Перший примірник надсилається відправнику, другий долучається до документа, третій залишається у секретаря.
2.2.4. У разі, якщо дата відправки і зворотну адресу вказані тільки на конверті, дати підписання документа і його отримання мають розбіжність більше місяця, якщо конверт значно пошкоджений або на ньому є особливі відмітки, а також в разі, якщо на конверті відсутня позначка «особисто», а вкладення має особистий характер, конверти не знищуються, а прикріплюються до документа.
2.2.5. На отриманих документах у правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа проставляється відмітка про надходження документа - штамп з найменуванням організації, зазначенням дати надходження документа і його порядкового вхідного номера-на поштових відправленнях, що не підлягають розкриттю, штамп проставляється на зворотному боці конверта.
2.2.6. Реєстрація документів проводиться одноразово секретарем генерального директора шляхом занесення даних в комп`ютер (в «Журнал реєстрації отриманих документів»).
2.2.7. Реєстрація вхідних документів проводиться в день їх отримання.
2.2.8. Якщо до документу, що надійшов є додаток, то поруч з вхідним номером про це робиться відмітка, наприклад:
№ 45 + додаток на 1 л.
2.2.9. Після реєстрації вхідні документи передаються на розгляд генеральному директору. Якщо отримано лист-відповідь, до нього необхідно прикріпити копію ініціативного листи.
2.2.10. В результаті розгляду документа генеральний директор проставляє на ньому резолюцію, зміст якої (виконавець (і), зміст доручення і термін виконання) заноситься в «Журнал реєстрації отриманих документів».
2.3. Організація виконання та контроль виконання документів
2.3.1. Ставити документи на контроль має право генеральний директор організації.
2.3.2. Відмітка про контроль - штамп «Контроль» - проставляється в правому верхньому кутку першого аркуша документа. Секретар генерального директора заносить інформацію про взяті на контроль документах в «Контрольний журнал».
2.3.3. Контроль термінів виконання документів покладається на секретаря генерального директора.
2.3.4. Термін виконання обчислюється з дня, наступного за датою накладення резолюції. При відсутності в резолюції конкретного терміну виконання документ виповнюється в 10-денний термін.
2.3.5. Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, документ передається на виконання першого названого в резолюції працівнику (відповідальному виконавцю). Іншим соисполнителям передаються копії документа.
Відповідальність за якісне та своєчасне виконання документа в рівній мірі несуть всі працівники, зазначені в резолюції.
2.3.6. Виконавець (відповідальний виконавець) зобов`язаний давати секретарю генерального директора відповіді на всі питання, пов`язані з ходом виконання документів.
2.3.7. Документи, що знаходяться на виконанні, зберігаються у виконавців в порядку, що виключає їх втрату. У разі втрати або пропажі документа виконавець негайно сповіщає про це секретаря генерального директора.
2.3.8. Не пізніше зазначеного в резолюції терміну виконавець зобов`язаний передати секретарю генерального директора інформацію про виконання документа, а на самому документі оформити позначку про виконання документа і направлення його до справи. Відмітка поміщається в лівому нижньому кутку першого аркуша документа.
У позначці слід вказати найменування документа, що свідчить про виконання доручення, його дату і номер. Якщо такий документ відсутній, дається коротка інформація про виконання. Після цього необхідно вказати номер справи, в яку повинен бути підшитий виконаний документ. Відмітка підписується і датується виконавцем.
2.3.9. Завдання знімається з контролю тільки з дозволу директора (або, за його відсутності, заступника директора) Товариства.
2.3.10. Виконані документи з доданням необхідних документів передаються секретарю генерального директора в підібраному для підшивки вигляді.
2.3.11. Виконані документи і копії листів-відповідей, повинні бути підшиті в справи не пізніше наступного дня після виконання або відправлення відповіді.
2.3.12. Якщо документ не виконаний в строк, то виконавець зобов`язаний до закінчення контрольного терміну надати інформацію про причини затримки. Відповідальність за невиконання документа несе виконавець (відповідальний виконавець).
2.3.13. Якщо виконавець (відповідальний виконавець) погодив з генеральним директором зміна терміну виконання документа, виконавець (відповідальний виконавець) зобов`язаний повідомити про це секретарю генерального директора. Секретар вносить новий термін в «Контрольний журнал».
2.4. Підготовка вихідного документа
2.4.1. Проект вихідного документа готує працівник організації - виконавець документа. Для підготовки проекту складного документа може бути залучена група працівників (робоча група).
2.4.2. Проект документа візується виконавцем і / або керівником структурного підрозділу, в якому готувався проект документа (віза проставляється на копії вихідного документа) і передається секретарю генерального директора для перевірки правильності його оформлення.
2.4.3. Секретар перевіряє наявність адресата, заголовка до тексту, позначки про виконавця і правильність оформлення всіх реквізитів документа.
2.4.4. Після перевірки виконавець погоджує документ із зацікавленими посадовими особами організації (при необхідності - з іншими організаціями).
2.4.5. Документ передається на підпис генеральному директору через секретаря. До документа додаються матеріали, що послужили підставою для його складання.
2.4.6. Документи підписуються генеральним директором організації. Підписується перший примірник документа.
2.4.7. Якщо документ надсилається кільком адресатам, підписуються всі екземпляри, але візується тільки копія вихідного документа.
2.4.8. Виконані документи з доданням необхідних документів передаються секретарю в підібраному для відправки вигляді.
2.5. Реєстрація вихідних документів
2.5.1. Реєстрацію вихідних документів проводить секретар генерального директора в день їх підписання.
2.5.2. На оригіналі і на копії вихідного документа проставляється вихідний номер по журналу реєстрації вихідних документів і дата реєстрації.
2.5.3. Вихідний номер документа складається з номера справи, в яке буде підшита копія вихідного документа, і порядкового номера документа за журналом реєстрації. Копія документа в день відправки підшивається в справу, яке зберігається в секретаріаті.
2.5.4. Дані про вихідному документі заносяться секретарем генерального директора в «Журнал реєстрації вихідних документів».
2.5.5. Перед відправкою вихідного документа перевіряється правильність його оформлення. Секретар перевіряє наявність реєстраційних даних (номер і дати) на обох примірниках документа, наявність підпису генерального директора і, при необхідності, відбитка печатки на оригіналі документа.
2.5.6. Підготовлені до відправки документи повинні бути здані на пошту не пізніше 12 години дня, наступного за днем підписання.
2.6. Забезпечення збереження справ і документів
2.6.1. Закінчені діловодством справи зберігаються в секретаріаті протягом одного року.
2.6.2. Справи зберігаються в шафах, що замикаються в вертикальному положенні.
2.6.3. Після закінчення одного року справи переводяться на зберігання в спеціально відведене приміщення, що забезпечує надійне збереження документів і обладнане сигналізацією від несанкціонованого доступу. Відповідальність за збереження документів несе секретар генерального директора.
2.6.4. У разі втрати або псування справ або документів секретар негайно доповідає про це генеральному директору. За розпорядженням генерального директора в таких випадках проводиться службова перевірка, за результатами якої до винних вживаються заходи дисциплінарного чи іншого характеру.
2.6.5. Протягом діловодного року на видані співробітникам для роботи документи заповнюється лист-заступник (див. Додаток № 11). Після повернення документа лист-заступник знищується.
2.6.6. Після закінчення діловодного року вилучення і видача будь-яких документів з справ не дозволяється. При необхідності для роботи видається справа цілком. На місце виданого справи закладається карта-заступник (див. Додаток № 12). Після повернення справи карта-заступник вкладається в справу і зберігається разом з ним.
2.6.7. Секретар генерального директора не рідше двох разів на рік проводить вибіркову перевірку наявності справ і документів, про результати якої інформує генерального директора.
2.6.8. Повна перевірка наявності справ і документів проводиться щорічно по завершенню діловодного року.
3. Порядок складання
І ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ
3.1. Загальні відомості
3.1.1. Документи організації оформляються з урахуванням рекомендацій Державного стандарту ГОСТ Р 6.30-2003 і відповідно до форм і зразками документів, наведених у додатку до цієї Інструкції.
3.1.2. Електронні шаблони документів і приклади їх заповнення знаходяться на сервері локальної комп`ютерної мережі в каталозі «Шаблони і приклади».
3.1.3. Документи організації набувають юридичну силу з моменту підписання або затвердження їх директором.
3.1.4. Гриф обмеження доступу до проставляється в правому верхньому кутку першого аркуша документа.
Приклад оформлення грифа обмеження доступу до документа, підготовленого на бланку:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
Ліпатов П.І. Ліпатов
24.03.2006
Приклад оформлення грифа обмеження доступу до документа, підготовленого на стандартному аркуші паперу формату А4:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
ТОВ "ПРОЕКТ"
Ліпатов П.І. Ліпатов
24.03.2006
3.2. Підготовка та оформлення наказів по основній діяльності
3.2.1. Наказ - правовий акт, що видається генеральним директором організації.
3.2.2. Для оформлення наказів використовується бланк наказу (див. Додаток № 4). Текст наказу складається з двох частин: констатуючій і розпорядчої.
У констатуючій частині викладаються підстави для видання документа.
3.2.3. Розпорядча частина відокремлюється від констатуючої частини розпорядчим словом «Наказую». Слово друкується прописними (великими літерами) на окремому рядку безпосередньо від лівого поля або з нового рядка. Чи не підкреслюється, що не береться в лапки. Може бути виділено жирним шрифтом.
3.2.4. Розпорядча частина повинна містити конкретні завдання, доручення або заходи із зазначенням виконавців і термінів виконання.
3.2.5. Проект наказу, в залежності від змісту, узгоджується з заступниками генерального директора, юристом, головним бухгалтером, начальником відділу кадрів. Візи узгодження оформляються на зворотному боці останнього аркуша наказу.
Приклад оформлення візи узгодження:
юрист
Власова З.П. Власова
24.03.2006
3.2.6. Реєстрація наказів здійснюється секретарем генерального директора. Накази нумеруються в межах календарного року.
3.2.7. На звороті останнього аркуша наказу оформляються візи ознайомлення з наказом.
Приклад оформлення віз ознайомлення:
ознайомлені:
Петров П.П. Петров
24.03.2006
Медведєв О.Л. Медведєв
24.03.2006
3.2.8. Оригінали наказів формуються у відповідні справи в секретаріаті, копії наказів вивішуються секретарем на дошці оголошень для ознайомлення співробітників Товариства.
3.3. Підготовка та оформлення службових листів
3.3.1. Службові листи оформляються на бланках для листів (див. Додаток № 3).
3.3.2. Службові листи повинні бути написані коротко, ясно і обґрунтовано. Формулювання в листах не повинні допускати різних тлумачень.
Листи, як правило, повинні торкатися лише одне питання, що забезпечує більш оперативне розгляд їх в організації-одержувача документа. В крайньому випадку, службовий лист може висвітлювати два взаємопов`язані питання.
3.3.3. Внесення в оригінал службового листа додавань або змін після його підписання не допускається.
3.3.4. Листи передаються на підпис генеральному директору через секретаря, який має право повернути документи виконавцю на доопрацювання, якщо вони оформлені з порушенням існуючих правил.
3.3.5. Найменування адресата та поштову адресу проставляють в правій верхній частині бланка, наприклад:
Директору ЗАТ «Весна»
пану О.Н. Кравцову
Ленінський просп., Д. 92, к. 2, офіс 12, Москва, 123456
3.3.6. Документ не повинен містити більше 4 адресатів. Слово "Копія" перед другим, третім і четвертим адресатом непроставляється. При направленні документа більш ніж 4-м адресатам складається список розсилки (див. Додаток № 17). У цьому випадку на кожному примірнику документа або слід вказати тільки одну адресу.
3.3.7. Дата документа і його вихідний номер проставляються на відведених для цих реквізитів місцях:
_____________ № ____________
При складанні відповідного листа повинен бути заповнений реквізит "Посилання на номер і дату ініціативного документа":
На № ______ від _____________
3.3.8. У лівому нижньому кутку останньої сторінки документа оформляється відмітка про виконавця, що включає ім`я, по батькові та прізвище виконавця документа та номер його службового телефону (при відсутності вільного місця на лицьовій стороні відмітка оформляється в нижньому лівому куті зворотного боку останнього аркуша документа), наприклад:
Лідія Григорівна Ожогина
235-98-74
4. ФОРМУВАННЯ І ЗБЕРІГАННЯ СПРАВ
4.1. Складання номенклатури справ організації
4.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, що утворюються в діловодстві організації, із зазначенням термінів їх зберігання.
4.1.2. У номенклатуру справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, інформаційні листки, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація та інші подібні матеріали.
4.1.3. Номенклатура справ організації складається і підписується секретарем генерального директора і затверджується генеральним директором товариства.
4.1.4. Заголовки справ в номенклатурі повинні відображати склад і зміст документів, які будуть групуватися в справи.
Тема містить:
- найменування виду документів (протоколи, листування і т. п.), включених до справи;
- уточнюючі відомості про авторів документів;
- період, до якого відносяться документи справи;
- слово «Копії», якщо в справу включені копії документів і т. п.
При формулюванні заголовка можна використовувати термін "документи", якщо в справу включені документи різних видів, з обов`язковим уточненням найменувань видів документів, включених до справи, і питання, до якого вони відносяться за своїм змістом.
4.1.5. Складання заголовків типу «Різна листування», «Справа зі звітністю», «Керівні матеріали», «Документи з загальних питань» і т. П. Не допускається.
Форма номенклатури справ наведена в додатку № 9.
4.1.6. Номенклатура справ на наступний рік подається на затвердження генеральному директору не пізніше 20 грудня поточного року.
4.2. формування справ
4.2.1. Виконані документи групуються в справи в суворій відповідності з номенклатурою справ організації.
4.2.2. У справу, як правило, підшиваються документи одного року, за винятком перехідних справ. Якщо в справу включені документи за різні роки, на обкладинці справи слід вказати дати першого і останнього документи.
4.2.3. У справу підшиваються тільки виконані документи, з оформленою відміткою про виконання документа і направлення його до справи, що свідчить про завершення роботи над документом.
4.2.4. Включення в справу документів, що не відносяться до нього, а також чернеток і копій не допускається.
4.2.5. Документи підшиваються всередині справи в хронологічному (нумераційного) порядку. Для формування справ з листуванням використовується питально-логічний спосіб систематизації документів, коли документ-відповідь підшивається слідом за документом-запитом.
4.2.6. Накази з особового складу групуються окремо від наказів по основній діяльності.
4.2.7. Формування справ та їх зберігання організовується так, щоб забезпечувалася повна схоронність документів, можливість швидкого пошуку і оперативної роботи з ними.
4.2.8. Зразок оформлення обкладинки справи наведено в додатку № 8.
4.3. Експертиза практичної цінності документів
4.3.1. Під експертизою цінності документів розуміється визначення значущості документів з метою відбору їх для подальшого зберігання.
4.3.2. Для організації та проведення роботи з експертизи цінності справ та документів створюється Експертна комісія (ЕК) організації.
4.3.3. Створення ЕК і організація її роботи проводиться відповідно до Положення про експертну комісію (додаток № 14).
4.3.4. До складу ЕК включаються найбільш кваліфіковані та досвідчені в питаннях діловодства працівники організації. Очолює роботу комісії один із заступників генерального директора Товариства.
4.3.5. ЕК призначається наказом генерального директора, в наказі визначається кількісний і якісний склад комісії.
4.3.6. Експертиза цінності справ та документів проводиться шляхом полистного перегляду справ.
4.3.7. Справи, відібрані в результаті експертизи на довгострокове зберігання, вносяться до опису і передаються на зберігання в архів організації. Форма опису приведена в додатку № 15.
4.3.8. Після затвердження описів справ тривалого зберігання виробляється відбір документів і справ на знищення. Відібрані справи включаються в акт про виділення документів на знищення. Форма акта наводиться в додатку № 16. Акт підписується головою і членами ЕК і затверджується директором товариства.
4.3.9. Справи, підготовлені для архівного зберігання, повинні мати пронумеровані листи, прямий хронологічний порядок розташування документів у справі, засвідчувальний аркуш. Для справ з особливо цінними документами, а також складних за складом, а також для справ з документами обмеженого доступу складається внутрішній опис документів справи.
4.3.10. Знищення документів проводиться після передачі справ на архівне зберігання. Подрібнення документів в машині для знищення паперів проводиться в присутності, як мінімум, двох членів ЕК.
4.3.11. Описи і акти подаються на затвердження директору не пізніше 20 січня.

додатки:
1. Форма акта про пошкодження поштового відправлення.
2. Форма загального бланка організації.
3. Форма бланка для листів.
4. Форма бланка наказу по основній діяльності.
5. Форми журналів реєстрації документів.
6. Форма листа узгодження документа.
7. Форма листа ознайомлення з документом.
8. Зразок оформлення обкладинки справи.
9. Форма номенклатури справ Товариства.
10. Форма внутрішнього опису документів справи.
11. Форма листа-заступника.
12. Форма карти-заступника.
13. Форма засвідчувального напису справи.
14. Положення про експертну комісію.
15. Форма опису справ, переданих на архівне зберігання.
16. Форма акта про виділення справ і документів на знищення.
17. Форма списку розсилки службового листа.
18. …

- Привіт Допоможіть будь ласка, знайти зразок "списку розсилки документів" при оформленні реквізиту №15 Адресат. Заздалегідь дякую...

Відео: Заняття № 2. Діловодство

- Підписується чи інструкція з діловодства особою її склав або тільки затверджується керівником?

- Інструкцію з діловодства підписує керівник служби ДОУ, яка її розробляє. Будучи локальним нормативним актом, інструкція може вводитися в дію після затвердження керівником організації або після видання спеціального розпорядчого документа. І в тому, і в іншому випадку на першій сторінці інструкції оформляється гриф обмеження доступу до з посиланням на посаду і дату затвердження або на розпорядчий документ, його дату і номер.

- Так виконувати повинні все, інакше немає сенсу в її існуванні ...

- Якщо в розпорядженні керівника мені дається доручення розробити і ввести інструкцію з діловодства, значить досить тільки його затвердження?

- У мене перед очима положенні про канцелярію - це ж аналогічний документ - він підписаний зав.канцеляріей, начальником відділу кадрів, юрисконсультом, приписка до Положення ознайомлені і посади співробітників, хто з цим пов`язаний

- У нас немає ще жодної ні канцелярії ні відділу кадрів, є юрист на 1/4 ставки, я секретар-референт, гл. бухгалтер і власне директор.

- Інструкцію повинні підписати Ви і Ваш директор.
Потім потрібно створити наказ про введення цієї інструкції в дію.

- Ще бажано юрист, якщо він є у Вашій організації

Відео: Діловодство і архівне зберігання документів

- Дівчата, а може хто-небудь поділитися регламентом роботи з експрес -поштову відправками (DHL, Pony Експрес і т.д. Хочу навести порядок на цій ділянці роботи в своїй організації. Заздалегідь дякую!

- Як такого регламенту у нас немає, просто коли співробітник приносить пошту на відправку, цікавлюся як терміново повинна бути доставлена і тоді в залежності від цього пропоную йому Пошту Росії, Pony або DHL, і відправляю. Якщо відправки відбуваються дуже приватно в одну й ту ж саму організацію, в окремій клітинці нагромаджую для неї пошту і відправляю 1 - 2 рази на тиждень (мої співробітники, наприклад, знають що документи в центральний офіс йдуть щоп`ятниці). Як то ось так. Мені теж було б интерсно дізнатися у кого які є регламенти по цьому процесу.