Організація зберігання електронних документів

ВНІІДАД підготував проекти двох методичних документів:

• Рекомендації по організації зберігання, комплектування, обліку електронних документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в державних органах, органах місцевого самоврядування та організаціях
• Рекомендації щодо комплектування, обліку та організації зберігання електронних архівних документів в державних і муніципальних архівах.

Розглянемо докладніше ці документи в статті.

Організація зберігання електронних документів

Однією з найважливіших проблем сучасного архівної справи є проблема організації зберігання архівних електронних документів. Незважаючи на те що ця проблема виникла не сьогодні (проблема активно обговорюється фахівцями протягом ряду років) до теперішнього часу практично відсутні нормативні та методичні документи, що визначають порядок архівного зберігання електронних документів. Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в державних і муніципальних архівах, музеях і бібліотеках, організаціях Російської академії наук хоча і виходять з посилки, що до складу Архівного фонду Російської Федерації включаються документи незалежно від виду носія, фактично не містять положень, що визначають порядок комплектування, забезпечення збереження, обліку та використання архівних електронних документів.

З огляду на, що багато державних і муніципальні архіви вже практично зіткнулися з необхідністю організовувати зберігання електронних документів, завдання створення нормативної та методичної бази організації зберігання архівних електронних документів стає більш ніж актуальною.

Наприклад: постановами Уряду Російської Федерації від 14.11.2002 № 824 «Про порядок зберігання переписних листів та інших документів Всеросійського перепису населення 2002 року», від 26.07.2010 № 554 «Про затвердження Правил зберігання переписних листів та інших документів Всеросійського перепису населення 2010 року» і спільним наказом Федеральної служби державної статистики та Міністерства культури Російської Федерації від 13.07.2010 № 248/395 «Про порядок зберігання переписних листів та інших документів Всеросійської сільськогосподарської перепису 2006 року» був встановлений порядок зберігання переписних листів названих переписів в електронному вигляді.

Зокрема, переписні листи Всеросійського перепису населення 2010 року в електронній формі в одному примірнику зберігалися у Федеральній службі державної статистики протягом року з дня офіційного опублікування попередніх підсумків перепису, два примірника переписних листів в електронному вигляді з програмним забезпеченням надійшло до Державного архіву Російської Федерації на постійне зберігання. Фактично аналогічні рішення приймалися і за переписом населення 2002 року, і сільськогосподарської переписом 2006 р

В даний час вітчизняна наука і практика стоять перед вибором стратегії зберігання архівних електронних документів, яка б на наступні роки визначила напрямки розвитку архівів електронних документів і разом з тим була б достатньо гнучкою, щоб в разі зміни видів носіїв і технологій забезпечення збереження документної інформації не довелося б проводити дорогих заходів з модернізації архівного зберігання електронних документів.

В рамках вирішення цього завдання ВНДІ документознавства та архівної справи в 2012 р підготував проекти двох методичних документів:

• Рекомендації по організації зберігання, комплектування, обліку електронних документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в державних органах, органах місцевого самоврядування та організаціях.
• Рекомендації щодо комплектування, обліку та організації зберігання електронних архівних документів в державних і муніципальних архівах.

При підготовці Рекомендацій був проведений аналіз сучасної нормативної та методичної бази в області документаційного забезпечення управління та архівної справи, спрямований на виявлення норм і правил організації роботи з електронними документами, включаючи вимоги по організації їх зберігання в архівах органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і недержавних організацій, в державних і муніципальних архівах. Було вивчено зарубіжний досвід створення архівів електронних документів і організації зберігання, комплектування, обліку та використання архівних електронних документів в архівах.

Проекти Рекомендацій розроблені відповідно до вимог законодавства Російської Федерації в сфері інформації, документаційного забезпечення та архівної справи, з урахуванням положень національних стандартів Російської Федерації з управління документами і забезпечення довготривалого зберігання електронних документів.

Оскільки організація архівного зберігання електронних документів вимагає створення в архіві особливих умов - організаційних, технічних, технологічних, - при підготовці рекомендацій були враховані сучасний стан і можливості архівів органів влади, державних і недержавних організацій, а також державних і муніципальних архівів.

Рекомендації по організації зберігання, комплектування, обліку електронних документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в державних органах, органах місцевого самоврядування та організаціях (далі - Рекомендації) поширюються на електронні управлінські документи, які створюються, обробляються і зберігаються в інформаційних системах організацій, входять до складу документального фонду і після завершення роботи з ними підлягають зберіганню в архіві організації в порядку і протягом термінів, встановлю нних для аналогічних документів на паперовому носії.

Об`єктом Рекомендацій є електронні документи, створені виключно в електронній формі і не мають аналога на паперовому носії, або надійшли в організацію також виключно в електронній формі. Відповідно положення Рекомендацій не поширюються на електронні копії документів, створених на паперовому носії та мають оригінал на папері (так звані електронні образи документів). Рекомендації не поширюються на кіно-, фото-, фоно- і відеодокументи (аудіовізуальні) в цифрових форматах, електронні науково-технічні, картографічні, телеметричні документи, інформаційні ресурси офіційних сайтів органів влади та організацій в інформаційно-телекомунікаційній мережі Інтернет. Правила роботи з даними видами електронних (цифрових) документів повинні встановлюватися окремими нормативними правовими актами організацій.

* ДСТУ ISO 15489-1-2007 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги »- ГОСТ Р ІСО 23081-1-2008« Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Процеси управління документами. Метадані для документів »- ГОСТ Р 54989-2012 / ISO / TR 18492: 2005« Забезпечення довготривалого збереження електронних документів »(вводиться в дію з 01.05.2013) - ГОСТ Р 54471-2011« Системи електронного документообігу. Управління документацією. Інформація, що зберігається в електронному вигляді. Рекомендації щодо забезпечення достовірності і надійності ».

Рекомендації призначені для практичного використання архівами при здійсненні ними роботи зі зберігання, комплектування, обліку та використання архівних електронних документів, а також при організації роботи зі структурними підрозділами організації, в діяльності яких створюються електронні документи, що підлягають зберіганню в архіві організації.

У Рекомендаціях відображені:

• питання організації зберігання електронних документів Архівного фонду Російської Федерації та інших електронних документів в архіві організації,
• питання комплектування архіву організації електронними документами, організація обліку електронних документів в архіві організації,
• питання використання архівних електронних документів та передачі електронних документів з архіву організації в державний чи муніципальний архів.

Рекомендаціями передбачається, що відповідно до покладених на організацію завданнями і функціями, а також в залежності від складу і форми подання утворюються в її діяльності документів, в архіві організації виділяється (створюється) архів електронних документів.

Розглянемо основні положення Рекомендацій щодо організації зберігання, комплектування, обліку електронних документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в державних органах, органах місцевого самоврядування та організаціях відповідно до основними функціями архіву організації: комплектування, забезпечення схоронності, облік і використання документів.

Експертиза цінності електронних документів і комплектування архіву організації електронними документами

Рекомендаціями передбачається, що експертиза цінності електронних документів проводиться експертною комісією організації в тому ж порядку, який встановлений для проведення експертизи цінності документів на паперовому носії, з урахуванням додаткових ознак, наприклад таких, як: справжність електронного документа-наявність електронної подпісі- можливість відтворення і обробки інформації електронних документів без використання оригінального програмного забезпечення та ін.

Експертиза цінності електронних документів проводиться при розробці номенклатури справ, при добуванні електронних документів з інформаційної системи для передачі на зберігання в архів і при підготовці електронних документів Архівного фонду Російської Федерації для передачі на зберігання в державний чи муніципальний архів.

Електронні документи, якщо вони входять в інформаційну систему на стадії діловодства формуються в електронні справи відповідно до номенклатури справ організації. У номенклатурі справ в графі «Примітка» до заголовків електронних справ проставляється відмітка «ЕД» ( «Електронні документи»).

Експертиза цінності електронних документів проводиться після закінчення терміну їх зберігання в інформаційній системі. В ході експертизи складаються описи електронних справ постійного і тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання, внутрішні описи електронних справ (в додатку до Рекомендацій наведені форми опису справ і внутрішнього опису електронного справи), а також акти про виділення до знищення електронних документів, терміни зберігання яких закінчилися.

Електронні документи постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання передаються в архів організації з інформаційних систем, в тому числі інформаційних систем електронного документообігу, щорічно, не пізніше ніж через 3 роки після завершення роботи з документами в діловодстві.

До архіву організації електронні справи передаються в упорядкованому стані за описами структурних підрозділів. При передачі електронних документів Архівного фонду Російської Федерації в архів організації проводиться їх конвертація в комп`ютерні формати, рекомендовані державним або муніципальним архівом, джерелом комплектування якого є організація.

Рекомендаціями визначено структуру електронного справи. Формування електронних документів в електронні справи здійснюється в структурних підрозділах організації у відповідних інформаційних системах.

Електронне справа має наступну структуру:

• внутрішній опис електронних документів справи, яка заповнюється виконавцем (користувачем інформаційної системи) в момент приміщення електронноnot-го документа в електронний справу, із зазначенням індексу справи і заголовка справи за номенклатурою справ.
  Внутрішній опис може автоматично формуватися інформаційною системою як звіт, що містить послідовне перерахування в хронологічному порядку дат, індексів, заголовків електронних документів, поміщених в електронне справу, із зазначенням кількості аркушів документа, формату файлу і його інформаційного обсягу (в байтах);
• файл або файли електронних документів, що мають найменування, присвоєні їм в момент створення (підписання) електронного документа, розташовані в хронологічному порядку, за алфавітом авторів, кореспондентів або в іншому порядку, яке забезпечується інформаційною системою.
  Для включення електронного документа постійного або тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання в електронне справу в інформаційній системі проводиться конвертація документа в формат архівного зберігання (pdf, pdf / A, tiff або інший), встановлений нормативно-правовим актом організації і погоджений з державним або муніципальним архівом, джерелом комплектування якого є організація;
• файл або файли метаданих (обліково-реєстраційних карток чи інших «вхідних» форм), за допомогою яких електронний документ був включений в інформаційну систему і за допомогою яких він може бути ідентифікований;
• файл або файли електронних підписів електронних документів або файл, який містить розташовані в хронологічній послідовності відмітки про результати перевірок достовірності електронних підписів (може формуватися як звіт з інформаційної системи).

Відео: Архів організації

Рекомендаціями встановлено, що багатосторінкові документи, а також документи, що мають додатки, повинні бути конвертовані в формат архівного зберігання як один файл.

Зберігання документів в електронному вигляді та пошук електронних документів

При необхідності об`ємні або представляють важливе самостійне значення додатки можуть зберігатися в складі електронного справи як самостійні електронні документи, при цьому зв`язок основного документа та документа-додатка забезпечується через опис програми (оформлення відмітки про наявність додатків) або через систему посилань на реєстраційно-облікову картку електронного документа ( «вхідні» форму), за допомогою якої здійснюється облік і пошук електронних документів в інформаційній системі ( «пов`язані документи »В інформаційній системі).

Рекомендаціями передбачена наступна процедура підготовки електронних документів до передачі в архів організації:

• відбір в інформаційній системі організації електронних справ, що підлягають передачі в архів;
• конвертування електронних документів в формат, встановлений для архівного зберігання документів (pdf, pdf / A, tiff або інший графічний формат), документи Архівного фонду Російської Федерації конвертуються в формат, рекомендований державним (муніципальним) архівом, джерелом комплектування якого є організація;
• перевірка правильності формування та систематизації одиниць зберігання електронних документів;
• перевірка фізичного та технічного стану електронних носіїв, призначених для запису електронних документів;
• перевірка файлів з електронними документами на наявність шкідливих комп`ютерних програм;
• запис електронних справ на електронні носії (оптичні диски) однократного запису в двох примірниках - основному і робочому;
• перевірка якості запису і відтворюваності електронних документів;
• складання в структурному підрозділі описи (описів) електронних справ, переданих в архів (здавальних описів).

При записи електронних документів на відокремлені матеріальні носії дотримується принцип розміщення на одному носії однієї одиниці зберігання електронних документів (одного електронного справи).

Опис електронних документів, підготовлена в структурному підрозділі організації, є первинним обліковим документом для одиниць зберігання електронних документів постійного і тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання, в тому числі для складання опису електронних справ, переданих на постійне зберігання до державного (муніципальний) архів.

При складанні опису електронних справ у структурному підрозділі, крім відомостей, встановлених формою опису, додатково вказується тип носія (основного примірника і робочого примірника), а також обсяг інформації в байтах. На основної та робочий екземпляри електронних документів складаються окремі здавальні опису.

Документи на відокремлених електронних носіях фізично переміщаються із структурних підрозділів до архіву організації. При прийомі одиниць зберігання електронних документів в архіві:

• перевіряється відповідність одиниць зберігання описами справ;
• проводиться перевірка фізичної і технічного стану відокремлених електронних носіїв, в першу чергу перевірка на наявність шкідливих комп`ютерних програм;
• проводиться перевірка наявності і технічного стану електронних документів (перевірка відтворюваності кожного файлу кожного примірника - основного і робочого).

Інформаційна система архіву організації повинна підтримувати вимоги до організації архівного зберігання і використання електронних документів і мати:

• програмні засоби для перетворення комп`ютерних форматів (конвертори);
• програмні засоби для перегляду електронних документів в різноманітних форматах;
• можливість проводити копіювання, конвертування та міграцію електронних документів;
• спеціалізоване програмне забезпечення для пошуку електронних документів, що зберігаються в архіві.

Розглядаючи питання про значимість електронного підпису при передачі документів на архівне зберігання, розробники Рекомендацій виходили з положення про те, що якщо електронний документ, підписаний електронним підписом уповноваженої особи, був включений в інформаційну систему і при перевірці електронного підпису був отриманий позитивний результат, електронний документ вважається автентичним, достовірним, цілісним і придатним для використання.

Протягом усього життєвого циклу електронного документа в інформаційній системі і при його конвертуванні в формат архівного зберігання автентичність, достовірність, цілісність і придатність електронного документа для використання повинні підтримуватися програмними засобами.

Забезпечення збереження електронних документів в архіві

Рекомендації виділяють кілька основних напрямків в забезпеченні збереження електронних документів в архіві організації:

• створення оптимальних умов зберігання носіїв електронних документів;
• раціональне розміщення електронних носіїв в архівосховище;
• перевірки наявності та стану зберігання документів в електронному вигляді;
• контроль фізичного і технічного стану носіїв і електронних документів;
• копіювання електронних документів з метою створення робочих примірників, в тому числі для фонду користування;
• конвертування електронних документів на нові (в технологічному відношенні) електронні носії і в нові формати запису.

Для проведення багатьох робіт із забезпечення збереження електронних документів, наприклад, контролю технічних параметрів електронних носіїв (відповідність характеристик електронного носія відомостей, що містяться в здавальної опису структурного підрозділи-перевірка електронних документів на наявність в них шкідливих комп`ютерних програм ( «комп`ютерних вірусів») - перевірка на збої при зчитуванні інформації та ін.), а також самих електронних документів архів організації повинен мати у своєму розпорядженні спеціалізованим апаратним і програм ммним забезпеченням.

Оскільки Рекомендації пропонують зберігати документи в електронному вигляді в двох ідентичних примірниках, записаних на оптичних дисках однократного запису, передбачається застосування спеціальних засобів зберігання і переміщення документів, а також роздільне зберігання основного і робочого примірників документів.

Рекомендаціями передбачено заходи з перевірки наявності та стану електронних архівних документів в архіві організації, в рамках яких повинні проводитися:

Відео: Організація зберігання документів 📂 / Nadya Ch

• встановлення фактичної наявності одиниць зберігання електронних документів та одиниць обліку електронних документів, що знаходяться на зберіганні;
• виявлення та усунення недоліків в обліку одиниць зберігання електронних документів;
• виявлення відсутніх одиниць зберігання;
• контроль фізичного і технічного стану одиниць зберігання електронних документів;
• контроль технічного стану і відтворюваності електронних документів програмними засобами;
• виявлення та облік одиниць зберігання електронних документів, що вимагають спеціальної технічної обробки;
• виявлення та облік електронних документів, що вимагають копіювання на нові електронні носії і проведення іншої технічної обробки.

Перевірки наявності та стану електронних документів проводяться окремо за основними і робочим екземплярів електронних документів. Виявлені під час перевірок недоліки фіксуються в актах перевірки наявності та стану електронних документів (по кожному примірнику окремо). Акти, складені після закінчення перевірки, включаються в справу фонду.

Облік електронних документів в архіві

В якості основної облікової одиниці при організації зберігання електронних документів в Рекомендаціях прийнята одиниця зберігання електронних документів - електронний справу.

Облік одиниць зберігання проводиться шляхом присвоєння їм облікових номерів, які є складовою частиною їх архівного шифру. Архівний шифр одиниці зберігання електронних документів включає наступні елементи:

• номер фонду, до складу якого включені електронні документи;
• номер опису електронних справ;
• номер одиниці зберігання електронних документів (електронного справи) за описом електронних справ.

Облікові номери наносяться на кожен окремий матеріальний носій електронних документів із зазначенням типу примірника: «Осн.» (Основний) або «Раб.» (Робочий).

Крім того, кожен футляр електронного носія, що передається в архів, забезпечується переднім вкладишем, на якому вказується:

• скорочена назва організації;
• скорочена назва структурного підрозділу організації;
• статус електронного носія: «Осн.» (основний) або «Раб.» (робочий);
• номера описів, за якими електронні документи передавалися в архів;
• дата запису електронних документів на носій;
• при необхідності позначки про обмеження доступу та ін.

Для фіксації облікових даних про електронні документи Рекомендаціями (1) передбачено ведення в архіві комплекту облікових документів, що використовуються на різних етапах організації роботи з електронними документами:

• книга обліку надходження електронних носіїв (інвентарна книга в межах архівосховища);
• книга обліку одиниць зберігання електронних документів (електронних справ);
• список фондів;
• лист фонду;
• лист обліку електронних документів фонду;
• опису електронних справ;
• реєстр описів.

У проекті Рекомендацій не приділено достатньої уваги питанням обліку електронних документів в автоматизованому режимі з використанням інформаційної системи архіву, що забезпечує управління архівними електронними документами. При доопрацюванні Рекомендацій цих питань буде приділено особливу увагу.

Використання електронних документів архіву

Рекомендаціями передбачені різні форми використання електронних документів архіву організації, в тому числі:

• інформаційне забезпечення користувачів в читальному залі;
• виконання запитів користувачів, в тому числі соціально-правового характеру;
• видача примірників архівних електронних документів за запитами фізичних та юридичних осіб;
• видача архівних електронних документів у тимчасове користування в структурні підрозділи організації і сторонні організації;
• при наявності інформаційної системи - доступ працівників організації до документів архіву безпосередньо з робочих місць по локальній мережі організації відповідно до встановлених правами доступу до документів.

Архів організації може забезпечувати віддалений доступ до електронних документів архіву, при організації віддаленого доступу по інформаційно-телекомунікаційної мережі Інтернет забезпечується ідентифікація користувачів системи і захист від несанкціонованого доступу.

При необхідності видачі електронних документів архіву користувачам документи видаються на відокремлених електронних носіях (копія робочого примірника електронних документів) або копіюються співробітником архіву на жестnot-кий диск комп`ютера, після чого надається доступ до документа (по локальній мережі організації або пересилається по електронній пошті).

Поряд з проектом Рекомендацій щодо організації зберігання електронних документів в архівах організацій ВНІІДАД підготував проект Рекомендацій щодо комплектування, обліку та організації зберігання електронних архівних документів в державних і муніципальних архівах, що містить більш деталізовані, ніж в Правилах, положення по роботі з електронними документами в державних і муніципальних архівах в рамках сформованих в архівній справі методів, правил і процедур забезпечення схоронності, комплектування, обліку архівних документів.

Рекомендації призначені для федеральних державних архівів і державних архівів суб`єктів Російської Федерації. Вони також можуть бути використані в муніципальних архівах, музеях і бібліотеках, що зберігають документи Архівного фонду Російської Федерації, з урахуванням їх матеріально-технічних, фінансових та інших можливостей.

В цілому Рекомендації ґрунтуються на тих же методологічних принципах, що і розглянуті вище Рекомендації по організації зберігання електронних документів в архівах організацій: вони спрямовані на впорядкування і регламентацію робіт зі зберігання, комплектування та обліку електронних документів в державних і муніципальних архівах. Положення рекомендацій націлені на уніфікацію роботи з електронними документами в державних і муніципальних архівах, і в перспективі, у міру накопичення досвіду роботи з електронними документами в державних і муніципальних архівах, може бути обґрунтовано необхідність внесення змін в нормативні документи, що регулюють питання організації архівного зберігання документів.