Служба доу

Сьогодні обговоримо мети і завдання діяльності служби ДОУ в сучасних умовах. Актуальні зміни в організації діяльності служб ДОУ повинні бути відображені в положенні про цю службу. Як часто потрібно переглядати цей документ? Сучасна термінологія та зміни в змістовному наповненні Положення про службі ДОП.

Статус служби ДОУ, її цілі, завдання, функціональні обов`язки закріплюються в положенні про підрозділ, тому важливо, переходячи на сучасні технології роботи з документами, впроваджуючи нові підходи і використовуючи нові методи організації роботи з документами, періодично переглядати положення про службу ДОП, відображаючи в ньому ті зміни, які є важливими з організаційної точки зору.

Мета даної статті - розгляд найбільш важливих змін, що відбуваються в організації діяльності служб ДОУ, і того, як ці зміни можуть бути відображені в положенні про цей підрозділ.

Функція управління документами в організації виshy-виконується службою документаційного забезпечення управління, або службою діловодства (в нормаshy-тивних документах останнього часу використовується саме ця назва). Будемо називати це підрозділ так, як це склалося в останні роки, - служба ДОУ.

Незважаючи на те що документальне забезпечення (діловодство) - досить консервативна область деятельноshy-сти, в даний час ми є свідками досить серьshy-езних змін, які відбуваються в документаційне забезпечення. Ці зміни викликані низкою факторів, серед яких найбільш значущими є:

Відео: Організація служби документаційного забезпечення управління освітньою организации1

зміна законодавства в сфері інформації та доshy-кімнатці;
зміна технології створення, обробки, зберігання і використання документів (застосування в процесах управління документами комп`ютерної техніки, автоматизація діловодних процесів, впровадження та застосування систем електронного документообігу та електронних документів);
зміни в організації управлінських процесів, які можуть бути викликані різними причинами - як зміною організаційно-правової форми орshy-нізації або її підвідомчості, так і внедреніshy третьому системи менеджменту якості відповідно до стандартів СМК, або іншими причинами.

Метою даної статті є виклад деяких сучасних підходів до формування служби ДОУ.

Звичайно, в одних організаціях ці зміни більш ощуshy-тіми, в інших - менше, але те, що ці зміни відбуваються, очевидно для всіх фахівців в області документаційного забезпечення. Природно, що ці зміни відображаються на організації діяльності служб ДОУ і виражаються насамперед у зміні завдань і функцій цього підрозділу, в організаційно-функціональній структурі служби ДОУ, вимоги, що пред`являються до діловодних перshy-соналу.

Термінологія про службі ДОП

Служба ДОУ - це:

Структурний підрозділ організації, яка виконує функції документаційного забезпечення управління.
Структурний підрозділ організації, осуществляюshy-ний функції з документаційного забезпечення управлінської діяльності, і працівники структурних підрозділів, відповідальні за ведення делопроізshy-ництва в підрозділах.

У другому значенні це поняття закріплено в Правилах діловодства в федеральних органах виконавчої влади:

«Служба ДОУ - це структурний підрозділ федерального органу виконавчої влади, на який покладено функції з ведення діловодства, а також особи, відповідальні за ведення діловодства в інших структурних підрозділах федерального органу ісполніshy-котельної влади».

Саме друге значення поняття «служба ДОУ» важливо для організації діловодства в сучасних умовах. У будь-якій організації в кожному структурному підрозділі або на кожній ділянці діяльності повинен бути працівник, відповідальний за організацію діловодства. Це може бути самостійна штатна одиниця - секретар подраздеshy-лення, діловод - або працівник, який поєднує виshy-конання діловодних обов`язків з функціональshy-ними обов`язками за основною посадою. Підкреслимо, що в останньому випадку доручити працівнику підрозділу виполshy-ня обов`язків по веденню діловодства можна тольshy-ко на підставі наказу (розпорядження) керівника оргаshy-нізації. Однак стосовно до положення про службі ДОП ми будемо мати на увазі конкретний підрозділ, яке виконує функції з організації роботи з документами.

Насправді це положення найчастіше має якесь конкретне назва: відділ діловодства, канshy-целярія, загальний відділ, відділ ДОУ і ін. В організаціях з великою чисельністю працівників і складною структурою це може бути департамент або управління соответственshy-но діловодства, документаційного забезпечення або управління документами.

Діловодство, документальне забезпечення, управління документами. Як відомо, термін «делопроізshy-ництво» - старий термін, термін «документаційне обесshy-печення (документаційне забезпечення управління)», або скорочено ДОУ, відносно новий, він вживається наshy-ряду з терміном «діловодство» протягом останніх 30-35 років . В даний час в літературі немає ніяких достаshy-точно переконливих визначень цих понять, які б показували різницю між ними. Фахівці в області ДОП, як правило, вживають їх як синоніми і в тому значенні, яке закріплене ГОСТ Р 51141: «делопроізводство- документальне забезпечення (управління): Галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами». Проте існує точка зору, згідно з якою термін «ДОУ» краще вживати в тих випадках, коли мова йде про діловодство на основі сучасних інформаційних технологій, а термін «діловодство» - в інших випадках, коли мова йде преімуshy-громадської про традиційній обробці документів . Але, по-перshy-вих, ця відмінність не відображено в офіційному визначенні, а по-друге, в даний час такий поділ представляshy-ється вже не актуальним.

Якщо згадати історію виникнення терміну «ДОУ», то виявиться, що його появи сприяло не стільки зміна уявлень про обозначаемом понятті, скольshy-ко смаки часу. Термін «документаційне забезпечення» був створений фахівцями в області обчислювальної техshy-ники за аналогією з іншими термінами, що застосовувалися розробниками автоматизованих систем управління: програмне забезпечення, математичне забезпечення, інформаційне забезпечення та ін., А також у зв`язку з тим, що саме слово «діловодство» сприймалося ними як застаріле.

В останні роки у нас входить у вжиток ще один термін - «управління документами», який є буквальshy-ним перекладом відповідного англійського терміна «records management», що позначає, відповідно до ДСТУ ISO 15489-1-2007, «сукупність планомірних та ефективних дій зі створення, використання, зберігання та знищення документів в організаціях з метою докази проshy-ведення ділових (управлінських) операцій ». Порівнявши опреshy-поділ даного терміну з визначенням діловодства по ГОСТ Р 51141-98, ми побачимо, що і в тому, і в іншому випадку мова йде про діяльність ( «сукупність планомірних і ефshy-ність дій»), пов`язаної з документуванням (созshy- дание документів) і організацією роботи з документами (обshy-работка, зберігання, використання, знищення документів). Отже, є всі підстави говорити про те, що і цей термін не несе нічого принципово нового в своєму опреshy-діленні, що дозволяло б виділити і закріпити за ним особливий зміст. Обмежившись таким, можливо, кілька поshy Поверхневі оглядом, дозволимо собі розглядати всі три терміни як синонімічні, по крайней мере, в рамках даної статті.

Нормативне регулювання діяльності служби ДОУ

В даний час відсутні будь-які нормативні доshy-докумен або документи методичного характеру, в яких містилося б приблизне або типове положення про службу ДОП, як це було свого часу в Державній системі документаційного забезпечення управління (ГСДОУ).

Наведеними в ГСДОУ зразковим положенням про службу ДОУ користуватися в даний час можна тільки після дуже серйозної його коригування з урахуванням тих змін, які відбулися в системі управління і які відображені в сучасному законодавстві.

Проте, відштовхуючись від цього зразкового положеshy-ня про службі ДОП і спираючись на його структуру, розглянемо, які положення про статус служби діловодства, її задаshy-чах і функціях актуальні для нашого часу і соответственshy-но повинні бути відображені в положенні про службу ДОУ.

загальні положення

Перше, що встановлюється положенням про підрозділ (розділ «Загальні положення»), - це назва підрозділу і його статус (офіційне найменування підрозділу і стеshy-пень його самостоятельності- місце в структурі організації-ким очолюється і кому підпорядковується подразделеніе- якими законодавчими та іншими нормативно- актами руководshy-ствуется в своїй діяльності-ким затверджуються структура і штати підрозділи- чи має підрозділ друк). У цеshy-лом, всі ці питання актуальні для визначення статусу струкshy-турне підрозділи і сьогодні, питання тільки в тому, як вони вирішуються в кожному конкретному випадку.

Важливо знати!

При визначенні статусу служби ДОУ найбільш болюче питання - це місце підрозділи в структурі організації.

За даними досліджень, проведених ВНІІДАД з 2007 р, навіть в федеральних органах виконавчої влаshy-сти (міністерствах, службах, агентствах) служба ДОУ лише в окремих випадках є самостійним подраздеshy-ленням. На практиці це може бути Адміністративно-правовий департамент, Управління правового забезпечення, Контрольно-аналітичне управління, Департамент організаційної та спеціальної діяльності, Департамент гоshy-жавної служби та кадрів, Адміністративно-кадрове управління та ін. В переважній більшості випадків вона входить в структуру іншого підрозділу .

Подібна ситуація обумовлена тим, що Типовим регshy-Ламент внутрішньої організації федеральних органів виконавчої влади (пп. 1.5-1.9) встановлено, що струкshy-туру і штатний розпис центрального апарату федеральshy-ного органу виконавчої влади затверджуються руковоshy-ник органу влади з урахуванням реєстру посад федеральної державної цивільної служби та актів, що визначають нормативну чисельність відповідних підрозділів. Таким чином, кожен федеральний орган виконавчої влади самостійно вирішує питання організації діловодства та формування соответshy-ного структурного підрозділу. На федеральному рівні немає єдності не тільки у визначенні місця цього підрозділу в структурі органу влади, а й в його наімеshy-нованіі, функціях і штатної чисельності.

Така ж ситуація характерна для служб ДОУ інших державних і недержавних організацій.

При визначенні місця служби ДОУ в структурі органіshy-зації слід виходити з того, що служба ДОУ управляє документацією і документаційному потоками всієї органіshy-зації, отже, вона повинна бути самостійним подshy-поділом, нехай і з невеликою штатною чисельністю (якщо обсяг документообігу не великий ), з підпорядкуванням непосредshy-ного керівнику організації або одному з заместітеshy-лей керівника, у веденні якого знаходяться питання інshy-формації, документації, архіву. Це принципово важливо ще й тому, що служба ДОУ безпосередньо працює з руshy-ководством, вирішує питання розгляду документів, їх узгодження, контролює виконання документів, веде довідкову роботу по документам, в т. Ч. За завданнями рукоshy-ництва, виконує інші доручення керівництва .

Можливість служби ДОУ - це безпосередньо «виходити» на керівництво організації (керівника, заступника рукоshy-водія) принципово важлива для організації ефективної роботи з документами і відповідного ставлення до докуshy-тації з боку інших підрозділів, які, як це нерідко буває, сприймають вимоги служби ДНЗ щодо організації роботи з документами як необосshy-Нова або несуттєві.

думка експерта

О.В. білих,
старший фахівець з документообігу компанії
«Тоталь розвідка розробка Росія»

Стаття носить «енциклопедичний харакshy-тер» з глибоким і універсальним описом цілей і завдань діяльності служби ДОУ в соshy-тимчасових умовах.

У частковому втіленні вони є характерними для багатьох вітчизняних організацій і підприємств. Сучасному часу властиво відсутність чітко структурованої служби ДОУ як організаційного та методичного центру, формує єдині правила ведення деshy-діловодства, контролюючого соблюдеshy-ня даних правил усіма працівниками орshy-нізації. Автор закликає до закріплення за ДОУ на рівні підприємства зводу правил і вимог. Методичний підхід автора показує необхідність положення про службу ДОП та принципи його складання і впровадження. Крім цього, автор наводить цілий комплекс завдань, функцій, прав, ответshy-ності ДНЗ, що лежать в основі форміshy-вання повноцінного документального фонду організації, і створення умов для його ефективного використання в поточній діяльності організації. Прочитання цієї статті дозволяє в практичному пріменеshy-ванні не тільки проаналізувати найбільш проблемні ділянки в даній сфері деяshy-ності для конкретного підприємства, а й визначити, які найбільш важливі задаshy-чи по вдосконаленню системи ДОУ неshy-обходимо вирішити.

Цілі, завдання та функції

В регламентації діяльності служби ДОУ велике значення має визначення її цілей і завдань, в уже згадуваному зразковому положення про службу ДОУ цей розділ називається «Цілі і завдання служби ДОУ». У зразковому стані мета служби ДОУ сформульована таким чином: «Основною метою служби ДОУ є організація, керівництво, коорshy-дінація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення управління». На наш погляд, цю формуліshy-ження ( «організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт») можна віднести практично до будь-якої діяльності, тим більше що це навіть і не мета, а виконувані підрозділом управлінські функції.

думка експерта

А.Н. Назаров,
начальник відділу корпоративного електронного документообігу та методології
Управління справами ТОВ «Газпром Міжрегіонгаз», канд. іст.наук

В якості мети своєї статті «Служба ДОУ: цілі, завдання та діяльність в совреshy-сних умовах» В.Ф. Янкова позначила «розгляд найбільш важливих змін, що відбуваються в організації діяльності служб ДОУ, і того, як ці зміни можуть бути відображені в положенні про це подshy-поділі» і тут же обмовилася, що «документаційне забезпечення (делопроізshy-ництво) - досить консервативна область діяльності ». Дане протівореshy-ність більш-менш очевидно прослежіваshy-ється протягом всієї статті. Особливо яскраво це видно на прикладі наведеного В.Ф. Янковий порівняльного аналізу терміshy-нів «діловодство», «документаційне забезпечення» і «управління документаshy-ми» і короткого викладу історії їх появи, на підставі яких робляться висновки про те, що, по суті справи, жоден з цих термінів «не несе нічого прінціпіshy-ально нового в своєму визначенні, що поshy-зволяет б виділити і закріпити за ним особливий зміст »і все три терміни можshy-но розглядати як синонімічні.

На наш погляд, даний приклад дуже поshy-ники, тому що велика частина ізменеshy-ний, що відбувалися за останні роки в сфері документаційного забезпечення управління (ДОП), стосувалася не стільки цілей і завдань, що стоять перед службами ДОУ, скольshy-ко технологій, що застосовуються для вирішення цих завдань. Безумовно, ці зміни в значній мірі були пов`язані з «прімеshy-ням в процесах управління документаshy-ми комп`ютерної техніки, автоматизацією діловодних процесів, внедреshy-ням і застосуванням систем електронного документообігу та електронних докуменshy-тов», однак, незважаючи на це, основні заshy -дача служб ДОУ залишилися майже неізменниshy-ми. І тут В.Ф. Янкова знову погоджується з тим, що перелік завдань, що стоять перед службами ДОУ, в цілому був сформульований вірно ще в Державній системі документаційного забезпечення управління (ГСДОУ), виданої Головархівом СРСР в 1991 р В.Ф. Янкова відзначає тільки, що в настояshy-ний час завдання служб ДОУ, перечісленshy-ні в ГСДОУ, потребують більш чіткої форshy-муліровке. Крім того, у автора статті викликає сумніви завдання, пов`язане з соshy-припиненням документообігу, т. К., По мнеshy-нию В.Ф. Янковий, говорити про неї «в условіshy-ях, коли зростання документообігу є об`єктивною тенденцією, некоректно. Можshy-но говорити лише про оптимізацію докуменshy-тооборота, про раціональної маршрутизації документів, виключення випадків некваліфіshy-царювати документування ».

Однак і в даному випадку мова більшою мірою йде про питання термінології, ніж про принципові відмінності. Наприклад, ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення »визначає документообіг як« рух документів в організації з моменту їх створення або поshy-лучения до завершення виконання або відправлення ». Таким чином, якщо вважати, що раціональна маршрутизація документів наshy-правлю на прискорення їх руху і соотshy-повідно скорочення термінів їх ісполнеshy-ня в організації, а виключення випадків некваліфікованого документування націлене, крім усього іншого, на пріведеshy-ня кількості підготовлених в організаshy- ції документів до оптимального, то грань між скороченням документообігу та його оптимізацією перестає бути занадто яскравою.

Ймовірно, можна говорити про те, що цілі і завдання служб ДОУ в своїй основі залишаються традиційними і в наш час, але застосування нових технологій і інструshy-ментів дозволяє зробити рішення цих заshy-дач більш ефективним.

На замітку

Невдалою назвою для служби діловодства є назва «загальний відділ», оскільки з слова «загальний» ніяк не випливає, що мова йде про підрозділ, що забезпечує роботу з документами.

Відео: Візитна картка педагога-психолога ДНЗ Султанової З Д г.Дербент

Звісно ж, що при формулюванні мети служби ДОУ потрібно виходити з того, що на практиці є результатом документаційного забезпечення. В результаті документаційного забезпечення в кожній організації створюється її документальний фонд - сукупність всіх документів, обshy-утворених в діяльності організації, як створених в ній, так і надійшли з інших організацій. Документальний фонд створюється за певними правилами, формуватися він починає ще на стадії реєстрації документів, використовується документальний фонд в поточній діяльності організації, будучи джерелом інформації для прийняття управлінських рішень. Життя документа в діловодстві заканчіваshy-ється тоді, коли документ після закінчення терміну зберігання знищується або, якщо він підлягає тривалому або поshy-стояти зберігання, передається з документального фонду до складу архівного фонду, т. Е. В архів організації. Следоshy-вательно, мета діяльності служби ДОУ можна сформуліshy-ровать таким чином: формування повноцінного докуshy-ментального фонду організації та створення умов для його ефективного використання в поточній діяльності організації.

Це твердження можна сприйняти як цілком очевидне, однак потрібно зазначити, що саме поняття «документального фонду» - це нове поняття. У жодному словнику чи стандарshy-ті, що містить діловодну термінологію, воно не заshy-фіксоване. До самого останнього часу воно використовувалося без відповідного чіткого визначення. Єдиний норshy-мативно документ, в якому цей термін вживається з поясненнями, що розкривають його зміст, - це Правіshy-ла діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затв. постановою Уряду РФ від 15.06.2009 № 447.

У пунктах 26 і 27 цього документа говориться: "Федеshy-ральний орган виконавчої влади: а) формує свій документальний фонд з утворюються в процесі його деяshy-ності документів lt; ... gt; Формування документального фонду федерального органу виконавчої влади осущеshy-ствляется службою діловодства шляхом складання номенклатури справ, формування та оформлення справ, обесshy-печення їх збереження, обліку та передачі справ в архів федерального органу виконавчої влади ".

Завдання, які вирішуються в діяльності підрозділу, витекаshy-ють з мети або визначаються метою. У свою чергу, цілі і заshy-дачі служби ДОУ визначають функціональний зміст діяльності цього підрозділу.

Для того щоб сформулювати завдання служби ДОП, нужshy-но відповісти на питання: що необхідно зробити для того, чтоshy-б сформувати повноцінний документальний фонд органіshy-зації?

У зразковому положення про службу ДОУ завдання подразshy-ділення сформульовані наступним чином: "... Виходячи з цілей, служба ДОУ вирішує наступні завдання:

2.1.1. вдосконалення форм і методів роботи з доshy-кументамі-

2.1.2. забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, інформаційно-поісshy-кових систем, контролю виконання та підготовки докуменshy-тов до передачі в відомчий архів відповідно до ГСДОУ, ГОСТами і іншими діючими норматівамі-

2.1.3. скорочення документообігу, кількості форм документів і документів-

2.1.4. розробка і впровадження нормативних і методічеshy-ських документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення в організації і підвідомчій системі (для організацій, що мають підвідомчу систему), прогресshy-пасивного технологій документаційного забезпечення управshy-лення на базі застосування обчислювальної та організаційної техніки, спрямованих на реалізацію діяльності органіshy- зації ".

думка експерта

В.М. Козлова,
документознавець Бюро організаціідокументооборота ВАТ "ОКБ Сухого"

У діяльності будь-якої організації без чітко поставлених цілей і завдань невозshy-можна домогтися ефективних результатів в роботі. Тому необхідно відповідально підходити до розробки локальних нормаshy-тивних актів організації, якими будуть керуватися співробітники при виполshy-неніі своїх службових обов`язків. Полоshy-ються про структурний підрозділ позвоshy-ляет чітко визначити місце підрозділу в організаційній структурі компанії, відобразити цілі, функції та завдання, виполshy-няемое співробітниками.

У даній статті В.Ф. Янкова докладно описала вимоги до змісту розділів Положення про службі ДОП. Автор визначила мету діяльності служби ДОУ, її основні актуальні на сьогоднішній день в умовах розвитку інформаційних технологій задаshy-чи і функції, які можна доповнювати і уточнювати в залежності від специфіки деяshy-ності організації. Інформація, предоshy-ставлені в статті, допоможе розробити поshy-ложение про структурний підрозділ, що відповідає сучасним вимогам до фахівців в області документаційного забезпечення управління.

В умовах динамічно розвивається, при регулярній оптимізації бізshy-нес-процесів компанії співробітникам необхоshy-димо відстежувати актуальність інформації, наданої в локальних нормативних актах. Всі зміни, що відбуваються в проshy-процесах діяльності компанії, необхідно вчасно закріплювати у внутрішніх управленshy-чеських нормативних документах і контроліshy-ровать їх виконання всіма співробітниками компанії.

Перелік завдань, на наш погляд, в цілому сформульований вірно, але викликає сумнів п. 2.1.3, оскільки ставити задаshy-чу "скорочення документообігу, кількості форм докуменshy-тов і документів" в умовах, коли зростання документообігу є об`єктивною тенденцією, некоректно . Можна говоshy-рить лише про оптимізацію документообігу, про раціональної маршрутизації документів, виключення випадків некваліфіshy-царювати документування. Крім того, завдання служби ДОУ потребують більш чіткому формулюванню.

Виходячи із сформульованої нами мети служби ДОУ, формування повноцінного документального фонду оргаshy-нізації і створення умов для його ефективного іспольshy-тання в поточній діяльності організації, - ми можемо завдання служби ДОУ вибудувати таким чином:

забезпечення єдиної технології створення, обробки, зберігання і використання документів організації протягом усього їх життєвого циклу;
розробка нормативних і методичних документів, що регламентують процеси створення, обробки, храshy-вати і використання документів в діяльності організації, їх впровадження в практику роботи з докуshy-ментами і контроль за застосуванням;
вдосконалення форм і методів роботи з докуменshy-тами на основі застосування інформаційних технолоshy-гий, уніфікації та стандартизації документів і проshy-процесів управління документами;
організаційно-методичне керівництво і контроль за веденням діловодства в структурних подразshy-розподілах і підвідомчих організаціях. Завдання служби ДОУ дозволяють вивести функції, виполshy-няемое даним підрозділом.

Функції будь-якого підрозділу, незалежно від того, чим воно займається, можна розділити на дві групи: загальні управshy-ленческих функції (функції, властиві будь-якому підрозділу) і специфічні (що відображають особливості даного подраздеshy-лення, що випливають з характеру і змісту його діяльності) і в кінцевому рахунку забезпечують досягнення поставлених завдань. До загальних управлінських функцій відносяться: органіshy-зація, планування, регулювання (координація) і контроль за діяльністю. Функції, що випливають безпосередньо з сформульованих вище завдань, відносяться до специфічних функцій служби ДОУ. Таким чином, у складі функціональshy-ної діяльності служби ДОУ також повинні бути присутніми функції загальні керівні й функції специфічні, що забезпечують реалізацію цілей і завдань служби ДОУ.

Корисно знати!

Функції підрозділу - це фактично конкретні види робіт, які має виконувати підрозділ для досягнення поставленshy-них завдань.

Власне управлінські функції служби можуть бути сформульовані наступним чином:

організація, планування, регулювання робіт з документаційного забезпечення управління (можна сказати інакше: процесів управління документами), участь у формуванні політики організації в сфеshy-ре управління документами;
контроль виконання встановлених правил і техshy-нологій створення, обробки, зберігання та іспользоshy-вання документів в організації на всіх етапах їх життєвого циклу, в т. ч. із застосуванням системи електронного документообігу;
контроль за формуванням документального фонду організації (контроль за формуванням справ та обесshy-печением їх збереження) в структурних подраздеshy-домлення організації;
контроль за станом організації роботи з докуshy-ментами в підвідомчих організаціях.

До специфічних функцій служби ДОУ відносяться слеshy-дмуть:

розробка нормативних і методичних документів з документаційного забезпечення (інструкції з діловодства (ДНЗ), номенклатури справ, адміshy-стративні регламентів по процесам управління документами, табеля форм документів і альбому форм та інших документів), що регламентують проshy-процеси створення, обробки, зберігання та використання документів організації;
проектування зразків бланків документів, разshy-работка уніфікованих форм документів, конshy-троль їх використання в структурних подразделеshy-пах організації;
розробка маршрутних і маршрутно-технологічних схем проходження документів, блок-схем адміністshy-ратівних і бізнес-процесів з управління докуменshy-тами (створення, обробки, зберігання і використання документів);
здійснення експедиційної обробки докуменshy-тів;
організація попереднього розгляду докуshy-ментів, забезпечення своєчасного подання документів на розгляд керівництва організаshy-ції;
організація руху надходять, відправляються, внутрішніх документів (організація документообоshy-рота), в т. ч. із застосуванням системи електронного документообігу;
формування, ведення та використання баз даних, що забезпечують реєстрацію, облік, контроль, ведеshy-ня інформаційно-довідкової роботи по докуменshy-там, створення, зберігання, пошук і використання доshy-тів в організації;
організація контролю за термінами виконання докуshy-ментів (доручень), регулювання ходу виконання документів;
ведення аналітичної роботи за результатами конshy-троля виконання документів (доручень) і інфорshy-мування керівництва про результати виконання документів (доручень) і виконавської дісціпshy-лине;
забезпечення документування діяльності коллеshy-гіальних (дорадчих, координаційних, метоshy-дических і ін.) органів;
організація оперативного виготовлення документів, копіювання і тиражування документів;
розсилка документів (копій документів) по струкshy-турне підрозділам організації та подведомshy-тиментом організаціям;
розробка і узгодження номенклатур справ струкshy-турне підрозділів організації, формування зведеної номенклатури справ;
проведення щорічних робіт з експертизи цінності документів, підготовки документів до передачі на архівне зберігання (або в архів організації) і отshy-бору документів з простроченим терміном зберігання на знищення;
підготовка пропозицій щодо проведення робіт по авshy-томатізаціі процесів управління документами, пропозицій щодо вдосконалення та розвитку функціональних можливостей використовуваної сістеshy-ми електронного документообігу;
підвищення кваліфікації працівників служби ДОП, консультування працівників організації по вопроshy-сам створення, обробки, зберігання і використання документів.

Пропонований перелік функцій служби ДОУ можна расshy-розглядати як універсальний, т. Е. Такий, який в повному обсязі може використовуватися в організації, незалежно від змісту і характеру її діяльності, організаційно-праshy-Вовою форми, обсягу документообігу та інших особливостей.

думка експерта

Г.В. Подкоритова,
начальник відділу діловодства ЗАТ "Фінекс Якість",
член Гільдії керуючих документацією

В черговий раз з інтересом до ізложенshy-ної тематики і величезною повагою до конshy-конкретного автору публікації ознайомилася зі статтею журналу.

Відео: # 39; # 39; Радуга # 39; # 39; - саме пожежобезпечний ДОУ РД - (м Кизилюрт, п. Новий Сулак 9 вересня 2014 роки)

Як практик з багаторічним досвідом рабоshy-ти, в т. Ч. В організаціях різних форм власності, можу впевнено сказати - цілі статті, позначені автором як аналіз ізshy-трансформаційних змін, що відбуваються в діяльності служб ДОУ, і документування цих ізменеshy-ний створенням (коригуванням ) положення про підрозділ, є більш ніж важshy-ними і актуальними в роботі організації.

На жаль, керівництво вищого рівня на практиці, як правило, про подобshy-них публікаціях не відає або просто не хоче вникати в суть питання. Причини цього різні: першочергові куди більш важливі і нагальні, на їх погляд, завдання-випуск продукції, надання послуг, а в отshy-слушних випадках - відсутність пропозицій щодо оптимізації документування бізнес-процесів з боку фахівців ДОУ.

Більш того, на питання, як справи в оргаshy-нізації справу з постановкою делопроізводshy-ства, багато керівників дадуть положіshy-кові. Хоча треба зазначити, що останнім часом керівники все частіше ставлять питання про якісне поліпшення делопроізводshy-ства в організації, розуміючи високу стеshy-пень його важливості і значимості.

У своїй практиці мені пощастило працювати з директором, згодом з ним же - генеральним директором, який боshy-леї ніж уважно ставився до документаційного забезпечення управління, довеshy-рял фахівцям ДОП, а також підтримував службу ДОУ в усіх її інноваціях з предваshy-рительное аналізом пропонованих ізменеshy-ний. Необхідно підкреслити, що він також одно шанобливо ставився до спеціаліshy-стам інших служб організації. І ось цим ставленням він виростив чимало прекрасshy-них фахівців.

Що ж ми маємо в окремо взятих орshy-ганізаціях сьогодні? Я думаю, те, про що я скажу, знайоме багатьом. Що таке спеціаshy-лист-діловод, будь він руководіshy-тель служби або рядовий працівник? Що таshy-кое проблеми служби по відношенню до інших, на погляд керівника, найбільш важливим підрозділам? Найчастіше наша служба і її працівники виявляються "на задвірках". Кого скорочують в першу чергу? Делоshy-виробників. Кого в останню чергу мотивують на результат? Делопроізводітеshy-лей. Кому не вважають важливим виділяти деshy-ніжні кошти на підвищення кваліфікаshy-ції, участь в колегіальних заходи щодо обміну досвідом? Діловод. Кого не призначають в структурних подраздеshy-домлення? Знову ж відповідальних за ведення діловодства. І що ж ми тоді долshy-жни чекати в плані оптимізації документоshy-обороту, виключення випадків некваліфіціshy-рованного документування? Так майже нічого. Звідси і кінцевий результат:

тривале, в т. ч. ще одне, рух безграмотно оформлених документів;
низький рівень виконавської дісshy-ціпліни в роботі з документами;
виконання рутинних простих операцій по обробці документів висококваліshy-ваних працівниками служби ДОУ через брак працівників замість виконання ними завдань внедреshy-ня і підтримання сучасних техноshy-логій в роботі з документами.

І це далеко не повний перелік упущеshy-ний в організації документаційного обесshy-печення управління.

На закінчення хочеться сказати наступне. Шановні керівники, колеги! Наша служба ДОУ займає не останнє місце в роботі організації. Зверніть ще раз увагу на наші проблеми, завдання, і результат не змусить себе чекати. А економія коштів на потреби служби сегоshy-дня, в т. Ч. На автоматизації документіроваshy-ня, завтра може стати однією з причин ослаблення ринкових відносин з усіма наслідками, що випливають звідси наслідками.

Однак даний перелік функцій не є вичерпним, в окремих випадках він може доповнюватися іншими функціями, наприклад для служб ДОУ органів влади важливо виділити в якості окремих функцій організацію роботи по расshy-смотрению і виконання звернень громадян, запитів юріshy-дических і фізичних осіб, запитів депутатів законодательshy-них (представницьких) органів влади та ін.

Права, відповідальність і взаємовідносини

Крім регламентації функцій служби ДОУ в положенні про неї встановлюються комплекс прав і види відповідальності за можливі порушення, відступу від встановленого порядshy-ка роботи з документами, а також порядок її взаємодії з керівництвом, іншими підрозділами організації і (або) підвідомчими організаціями, сторонніми оргаshy- ціями і особами.

Службі ДОП повинні бути надані наступні права:

вимагати від керівників структурних подраздеshy-лений, підвідомчих організацій, працівників організації виконання встановлених правил созshy-дання, обробки, зберігання і використання докуshy-ментів;
запитувати в структурних підрозділах і подshy-відомчих організаціях інформацію, необхоshy-дімую для організації роботи з документами і оцінки її результатів;
повертати працівникам організації - виконавцям документів і доручень - неправильно оформлені документи, документи, підготовлені з нарушеніshy третьому встановлених правил узгодження та удостовеshy-ренію документів;
готувати проекти розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) з питань діяльності служби ДОУ, організації і вдосконалення раshy-боти з документами;
подавати керівництву підприємства пропозиції про вдосконалення роботи з документами, повиshy-шеніі виконавської дисципліни, совершенствоshy-вання форм і методів праці, створення сприятливих умов праці.

Важливо знати!

Право структурного подshy-поділу - це механізм, що дозволяє забезпечити виконання встановлених функцій в разі вознікноshy-нення будь-яких проблем (перешкод).

У розділі "Відповідальність" положення про службі ДОП встановлюються критерії оцінки роботи підрозділу. Кріshy-терии оцінки в даному випадку - це показники, характерізуюshy-щие якість, своєчасність, відповідність виконуваної роботи встановленим обсягами та іншими показниками, які використовуються для вимірювання якості і кількості виконуваної роботи. Якість виконання роботи може определятьshy-ся ступенем дотримання стандартів, інструкцій, правил і друshy-тьох нормативних і методичних документів, що встановлюють зміст, методи виконання і результати роботи, а також відсутністю помилок, недоробок, прорахунків і т. П.

Корисно знати!

Своєчасність виконання роботи визначається відповідністю конкретних термінів завершення робіт темсрокам, які встановлені плановими, распоshy-рядітельнимі або іншими документами.

В даному розділі положення про службі ДОП бажано відобразити відповідальність за:

порушення правил, термінів створення, обробки, храshy-вати і використання документів;
порушення принципів (правил) формування докуshy-ментального фонду організації, втрату або псування документів;
недотримання встановленої в організації техноshy-логії обробки документів, в т. ч. із застосуванням системи електронного документообігу;
розголошення інформації службового характеру, неshy-дотримання встановленого в організації режиму конфіденційності;
невиконання у встановлені терміни і установленshy-ном обсязі доручень керівництва;
недотримання встановлених правил протівопожарshy-ної безпеки, організації та охорони праці.

Розділ "Взаємовідносини" положення про службі ДОП опреshy-деляет інформаційні та документаційне зв`язку підрозділу, документи, створювані в подразделеніі- встановлює, з якими організаціями та підрозділами здійснюється взаємодія, яку інформацію отримує і представляє підрозділ, періодичність і терміни її подання або отримання, а також визначає, в якому порядку і ким рассматshy-риваются розбіжності, що виникають в діяльності подраздеshy-лення.

В даному розділі положення повинно бути передбачено взаємодію служби ДОУ з керівництвом організації, всіма функціональними і допоміжними подразделеніяshy-ми організації, службою ДОУ вищестоящої організації, архівними органами, науково-дослідними або іншими установами з питань організації та вдосконалення роботи з документами.

Цілі, завдання, функції служби ДОУ, встановлені полоshy-ням про неї, повинні знайти свою деталізацію в посадових інструкціях працівників цього підрозділу.

Автор статті сподівається на те, що викладена точка зору стане предметом обговорення для фахівців в обshy-ласті ДОУ.

Юридичний