Знищення документів із закінченим терміном зберігання

В кінці календарного року необхідно провести експертизу цінності зберігаються в організації та її структурних підрозділах документів. Як дотримати законні вимоги і знищити документи, термін зберігання яких закінчився, розповімо в цій статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

як виділити документи, термін зберігання яких істек-
як скласти акт про передачу документів на унічтоженіе-
зразок акта про виділення справ до знищення.

Знищення документів із закінченим терміном зберігання Відбір документів, що підлягають знищенню, проводиться в кілька етапів:

Етап 1. Експертиза

Перш за все, потрібно провести експертизу всіх документів організації (на підставі наказу керівника про створення комісії), і розділити їх на три групи:

Термін зберігання не закінчився - документи залишаються на зберіганні в підрозділах до закінчення терміну.
Термін зберігання понад 10 років (А також документи постійного терміну зберігання та документи з особового складу) - в кінці року документи повинні бути передані в архів організації. Для цього необхідно скласти опису.
Термін зберігання закінчився - такі документи підлягають знищенню.

Приклад наказу про створення експертної комісії

Передача документів на зберігання в архів організації

Відео: Знищення документів

Етап 2. Складання актів

Після того як документи, що підлягають знищенню, були визначені, відповідальна особа структурного підрозділу повинно скласти акт. Спеціаліст відділу виробництва (секретаріату) потім зводить підсумки акти в один акт.

Акт повинен бути складений за встановленою формою:

Знищення документів із закінченим терміном зберігання

У табличній частині акта необхідно вказувати відповідні структурні підрозділи, з яких надходять документи на знищення.

Обов`язкові графи - 1, 2, 3, 6, 7, а графи 4 і 5 заповнюються в разі, коли знищуються документи, що зберігалися в архіві (понад 10 років, документи з особового складу).

Якщо для знищення передані документи з однаковими заголовками (наприклад, графіки відпусток за кілька років), в акті їх можна об`єднати, вказавши кількість справ в графі 6.

Відео: Знищення документів 3 СБ

Підготовка справ до передачі на архівне зберігання. оформлення справ

Етап 3. Узгодження актів

Члени комісії, які проводили експертизу документів (і перераховані в наказі керівника) повинні узгодити підготовлені акти. Потім акти передаються керівникові організації на затвердження.

Увага! Тільки після затвердження актів керівником організації, документи можна передавати на знищення.

Етап 4. Знищення документів

Документи можливо знищувати будь-яким способом. Але як правило організації передають їх в компанії, що спеціалізуються на переробці вторинної сировини.

Факт знищення документів також фіксується комісією за допомогою акту про знищення документів.

Обидва акти і накладна, отримана з переробної компанії повинні зберігатися разом.

Експертиза цінності документів

Юридичний