Передпроектна обстеження організації перед впровадженням сед

Однією з початкових завдань, що вирішуються при впровадженні СЕД в будь-якій організації, є проведення передпроектного обстеження документообігу з метою визначення вимог до документаційне процесам, що запускаються в СЕД, і інформаційних систем. З якими труднощами доводиться стикатися фахівцям, які проводять передпроектну обстеження? Який стан діловодства в багатьох російських організаціях? Як оптимізувати роботу з документами перед впровадженням СЕД? Своїми спостереженнями ділиться практик з величезним досвідом роботи.

Проблеми, що виникають в ході передпроектного обстеження

За родом діяльності фахівців нашої компанії часто доводиться бувати на підприємствах різних форм власності та проводити там обстеження стану документообігу перед впровадженням СЕД. На жаль, далеко не всі підприємства повноцінно готові до впровадження СЕД, як правило, не розроблена або визначена лише частково політика в галузі управління документами:

Відео: Система електронного документообігу iTs-Office HD

відсутні альбоми форм документів;
не розроблений табель форм документів;
відсутні локальні нормативні акти, що регламентують роботу з документами, в т. ч. описують терміни, маршрути руху в процесі створення, узгодження та затвердження, а також зони відповідальності при роботі з документами;
не розроблена номенклатура справ підприємства і т. д.

У зв`язку з цим майже в кожній організації доречно ставити питання про розробку стратегії документування управлінської діяльності, яка повинна визначити, які документи будуть включені в систему управління, в т. Ч. З урахуванням впровадження СЕД. При цьому особливо важливо врахувати думку працівників організації, в першу чергу представників служб ДОУ, які забезпечують і підтримують процеси руху управлінської документації.

Читайте по темі в електронному журналі

Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
Контроль виконання документів

В окремих випадках однією з серйозних причин появи проблем в процесі проведення передпроектного обстеження організації перед впровадженням СЕД є недостатня кваліфікація фахівців, що займаються діловодством.

Досвідчені секретарі, керівники відділів ДОУ з багаторічним стажем роботи, але не мають базової освіти, часто не мають змоги (в силу завантаження, відсутність запланованих коштів) регулярно підвищувати свій Передпроектна обстеження організації перед впровадженням СЕД професійний рівень, що не може не позначитися на загальній постановці діловодства в організації. Навіть регулярно займаючись самопідготовкою, вони не застраховані від помилок. Прочитавши, наприклад, в інтернеті рекомендації з організації діловодства, що спираються невідомо на яку нормативну та методологічну базу, вони поспішають їх тут же реалізувати на практиці.

У нас в Росії є чудові фахівці в області діловодства: Андрєєва В.І., Янкова В.Ф., Храмцовскій Н.А., Варламова Л.Н. і багато інших, яким треба довіряти в першу чергу. Але, на жаль, про них не завжди знають працівники служб ДОУ, т. К. Керівництво навіть не вважає за необхідне оформити підписку на відповідні журнали, де можна ознайомитися з публікаціями цих авторів.

При відсутності в компанії, яка впроваджує СЕД, працівників відповідної кваліфікації в області діловодства розробники замість того, щоб надати в ході передпроектного обстеження допомогу в нормалізації процесів ДОУ, змушені адаптувати програму під особливості конкретної організації в частині роботи з документами, можливо поставленої неграмотно.

Важливо знати!

Відео: Е1 Євфрат

Реалізація функцій і завдань управління здійснюється найбільш ефективно при наявності табеля і альбому форм документів. І це стає очевидно саме в ході проведення передпроектного обстеження.

З чим ми перш за все стикаємося, приїжджаючи в організацію, керівництво якої висловило бажання впровадити у себе електронний документообіг, припускаючи таким чином вирішити всі проблеми роботи з інформацією і виключити ризики в роботі з документами?