Реєстрація листів в організації

Всі вхідні та вихідні листи секретар реєструє з присвоєнням унікального номера, заносить в базу. Як правильно реєструвати листи, розповімо в матеріалі.

Реєстрація листи - це збереження даних про нього в обліковій програмі або базі даних, які підтверджують факт створення і шлях до організації або з неї. База даних організації з обліковими даними по всіх листів та інших документів використовується для контролю і виконання. Реєструють листи, які вимагають відповіді або з відміткою «до виконання».

Список листів, які реєструє секретар

Реєстрація листів в організаціїДіловод розробляє і потім регулярно переглядає (актуалізує) перелік вхідних і вихідних документів, в тому числі листів, які підлягають реєстрації. Список стверджує керівник. Найчастіше реєструються всі листи, за винятком:

Відео: Вчимося оформляти документи по госту

  • рекламних,
  • інформаційних (до відома),
  • вітальні,
  • запрошення,
  • книговидавнича продукція і журнали,
  • особисті

та інші.

Способи реєстрації вхідних і вихідних листів в організації

Розрізняють три види реєстрації листів:

  • журнальну (за допомогою журналу обліку),
  • карткову (за допомогою картотеки),
  • автоматизовану (за допомогою спеціального програмного забезпечення).

Третя найбільш зручна і поширена зараз.




Отже, реєструються листи централізовано, наприклад, в канцелярії або на ресепшн. Найчастіше це робить секретар або інший призначений працівник відділу діловодства.

Для реєстрації листа не має значення спосіб, яким воно було доставлено.

  • коли воно отримано організацією або передається кур`єру (на пошту) з організації,
  • реєстраційний номер або індекс, присвоєний листа вами,
  • відправник листа,
  • дата написання листа,
  • реєстраційний номер або індекс відправника (для вхідних листів),
  • заголовок листа,
  • резолюція (після винесення),
  • термін виконання (якщо є),
  • виконавець,
  • хід виконання,
  • номер справи, куди буде відправлено лист після виконання.



Як видно зі змісту реєстраційної картки, заповнити всі поля відразу неможливо. Вони заповнюються поступово в міру виконання листа. Автоматизована реєстрація зручна тим, що діловод може передбачити і інші поля, якщо це необхідно:

Відео: WEB-доступ. Реєстрація вхідного документа від сторонньої організації

  • Тип документа,
  • адреса автора,
  • кількість листків

та інші.

Вимоги до реєстрації листів в організації

Провести реєстрацію секретар повинен у той же день, що отримав кореспонденцію. Не можна заповнювати реєстраційну картку неактуальними даними, а тільки за фактом, наприклад, якщо лист отримано 1 січня 2017 року, в картці повинна бути заведена та ж дата.

Два різних листи не можуть мати однаковий реєстраційний індекс, це числове або буквено-числове значення унікально і не повторюється з року в рік. Це найпростіше досягається за рахунок кодування в індексі поточної дати. Наприклад, третій входить листа 1 січня 2017 року може бути присвоєно такий індекс: «01-01-2017 / 003 / вх».

Проблеми при неправильній реєстрації вхідних листів

Якщо при отриманні або відправці ділової кореспонденції порушені вимоги до реєстрації листів в організації, можуть виникнути такі проблеми:

  • втрата важливої інформації від партнерів, клієнтів, працівників, державних органів;
  • відсутність доказової бази з приводу входить або виходить інформації;
  • претензії наглядових органів щодо невиконання вимог і попереджень, переданих в формі ділового листа;
  • претензії працівників, в тому числі судові, з приводу невидачі трудової книжки, кваліфікації причин відсутності і так далі;
  • відсутність можливості провести внутрішнє розслідування сумлінності виконання обов`язків та з інших причин.

Найнеприємніші наслідки через не реєстрованих листів очікують організацію, якщо буде судовий розгляд з наглядовими органами або працівниками. В цьому випадку довести, наприклад, що терміни не порушені або, навпаки, пройшли, що роботодавець належним чином поінформував працівника про зміни або про необхідність забрати трудову книжку, організація не зможе, тому що не буде мати документальних підтверджень дій. Також якщо виявиться, що є розбіжності між зазначеним в вихідному документі індексі з даними в базі організації, можуть знайтися підстави для підозр у фальсифікації документів.



Увага, тільки СЬОГОДНІ!

ІНШЕ

Види листів фото

Види листів

За службовим обов`язком секретарю доводиться мати справу з різними листами: як вхідними, так і вихідними. З цієї…

Лист-повідомлення фото

Лист-повідомлення

Відео: Листи прийшли на адресу за пропискою потрібно отримувати, що робити, якщо судове лист повернулосяОдне з важливих…

Службове лист фото

Службове лист

Найчастіше багато секретарі в своїй роботі стикаються з необхідністю роботи зі службовими листами. Більш того, в…

Види ділової кореспонденції фото

Види ділової кореспонденції

Будь-яка організація постійно отримує кореспонденцію, робота з якої входить в посадові обов`язки секретаря. Від того,…

Оформлення листів в 2017 році фото

Оформлення листів в 2017 році

Лист - це документ, що пересилається поштою і службовець засобом спілкування між людьми і організаціями. Основою…

Реєстрація документів фото

Реєстрація документів

У будь-якій організації існує ряд документів, які, так чи інакше, мають відношення до роботи самого підприємства. А щоб…

Вхідна кореспонденція фото

Вхідна кореспонденція

Кожен секретар повинен вміти працювати не лише з внутрішньою документацією в організації, але і з вхідною…

Документи діловодства фото

Документи діловодства

Стаття присвячена особливостям роботи з документами на різних етапах діловодства. Дізнайтеся, які існують види…

» » Реєстрація листів в організації