Реєстрація документів організації
Відео: Документообіг в діловодствіОрганізація діловодства - Реєстрація документівПриблизний перелік документів, що не…
Реєстрація листи - це збереження даних про нього в обліковій програмі або базі даних, які підтверджують факт створення і шлях до організації або з неї. База даних організації з обліковими даними по всіх листів та інших документів використовується для контролю і виконання. Реєструють листи, які вимагають відповіді або з відміткою «до виконання».
Діловод розробляє і потім регулярно переглядає (актуалізує) перелік вхідних і вихідних документів, в тому числі листів, які підлягають реєстрації. Список стверджує керівник. Найчастіше реєструються всі листи, за винятком:
та інші.
Розрізняють три види реєстрації листів:
Третя найбільш зручна і поширена зараз.
Отже, реєструються листи централізовано, наприклад, в канцелярії або на ресепшн. Найчастіше це робить секретар або інший призначений працівник відділу діловодства.
Для реєстрації листа не має значення спосіб, яким воно було доставлено.
Як видно зі змісту реєстраційної картки, заповнити всі поля відразу неможливо. Вони заповнюються поступово в міру виконання листа. Автоматизована реєстрація зручна тим, що діловод може передбачити і інші поля, якщо це необхідно:
та інші.
Провести реєстрацію секретар повинен у той же день, що отримав кореспонденцію. Не можна заповнювати реєстраційну картку неактуальними даними, а тільки за фактом, наприклад, якщо лист отримано 1 січня 2017 року, в картці повинна бути заведена та ж дата.
Два різних листи не можуть мати однаковий реєстраційний індекс, це числове або буквено-числове значення унікально і не повторюється з року в рік. Це найпростіше досягається за рахунок кодування в індексі поточної дати. Наприклад, третій входить листа 1 січня 2017 року може бути присвоєно такий індекс: «01-01-2017 / 003 / вх».
Проблеми при неправильній реєстрації вхідних листів
Якщо при отриманні або відправці ділової кореспонденції порушені вимоги до реєстрації листів в організації, можуть виникнути такі проблеми:
Найнеприємніші наслідки через не реєстрованих листів очікують організацію, якщо буде судовий розгляд з наглядовими органами або працівниками. В цьому випадку довести, наприклад, що терміни не порушені або, навпаки, пройшли, що роботодавець належним чином поінформував працівника про зміни або про необхідність забрати трудову книжку, організація не зможе, тому що не буде мати документальних підтверджень дій. Також якщо виявиться, що є розбіжності між зазначеним в вихідному документі індексі з даними в базі організації, можуть знайтися підстави для підозр у фальсифікації документів.
Відео: Документообіг в діловодствіОрганізація діловодства - Реєстрація документівПриблизний перелік документів, що не…
Відео: Організація діловодстваорганізація діловодстваУ новому розділі сайту "організація діловодства" ми зібрали для…
Як скласти лист - відповідь на претензію (скаргу)? Цей лист є ознакою дотримання ділової етики, і від нього багато в…
У кожного секретаря в процесі роботи з`являються десятки всіляких журналів реєстрації. Деякі скрупульозно ведуться з…
Термін зберігання вхідної та вихідної документації закріплюється в інструкції з діловодства. Як врахувати вимоги…
За матеріалами форуму.- Доброго дня колеги! Я секретарем працюю зовсім недавно, підкажіть, будь ласка, як мені почати…
Робота з вхідними документами може стати сущим кошмаром для будь-якого секретаря, якщо вона не організована і не…
За службовим обов`язком секретарю доводиться мати справу з різними листами: як вхідними, так і вихідними. З цієї…
Відео: Листи прийшли на адресу за пропискою потрібно отримувати, що робити, якщо судове лист повернулосяОдне з важливих…
Найчастіше багато секретарі в своїй роботі стикаються з необхідністю роботи зі службовими листами. Більш того, в…
У будь-яку організацію надходить безліч вхідних документів - листи, преса, рекламні листівки та буклети, і т.д. Щоб…
Кожна організація регулярно отримує різного роду кореспонденцію, будь то листи від контролюючих органів або рекламні…
Будь-яка організація постійно отримує кореспонденцію, робота з якої входить в посадові обов`язки секретаря. Від того,…
Кожна організація часто отримує вхідні документи з інших компаній або від контролюючих органів. Для того, щоб в…
У посадові обов`язки кожного секретаря входить робота з вхідною кореспонденцією. Крім того, що її слід передати…
Лист - це документ, що пересилається поштою і службовець засобом спілкування між людьми і організаціями. Основою…
У будь-якій організації існує ряд документів, які, так чи інакше, мають відношення до роботи самого підприємства. А щоб…
Реєстрація документів в діловодстві - важлива процедура, яка фіксує факт постановки документа на облік, що надає йому…
Кожен секретар повинен вміти працювати не лише з внутрішньою документацією в організації, але і з вхідною…
Раціональна організація документообігу - гарантія ефективної участі компанії у зовнішньому економічному житті і…
Стаття присвячена особливостям роботи з документами на різних етапах діловодства. Дізнайтеся, які існують види…