Реєстрація документів організації
Відео: Документообіг в діловодствіОрганізація діловодства - Реєстрація документівПриблизний перелік документів, що не…
З даної статті ви дізнаєтеся:
Чим більше організація і кількість її співробітників, тим вище обсяг що надходить кореспонденції. Щоб навчитися з нею правильно працювати, необхідно освоїти кілька простих правил, які допоможуть організувати прийом, реєстрацію і подальший розподіл вхідних листів в короткі терміни.
Перш ніж перейти до порад щодо поліпшення обробки вхідних листів, давайте розберемо, які етапи проходить лист, потрапляючи в вашу організацію. Це потрібно, щоб в подальшому виявити місця, які потребують поліпшень.
Поштова скринька. Найперший етап являє собою вхідну скриньку. Вхідний лист надходить в вашу організацію через поштову скриньку (у тому числі електронний) або кур`єрською доставкою. Саме з цього починається подорож листи по вашій організації.
Відповідальний за реєстрацію листів. Після отримання листа потрапляє в руки співробітникові, відповідальному за реєстрацію вхідних листів. Саме він повинен вирішити подальшу долю листа: буде воно зареєстровано і відправлено на наступний стіл або відразу відправиться в корзину. Слід розуміти, що реєстрація листів також може бути організована децентралізовано, тобто безпосередньо в підрозділах після розподілу листів.
Документообіг. Це і є найбільша подорож: рух листи всередині організації до потрібного співробітника. Від того, як добре організований документообіг у вашій організації залежить тривалість подорожі. Відзначимо, що чим довше шлях, тим більша ймовірність втратити лист.
Відповідальна особа. Лист потрапляє на стіл співробітникові, якому призначалося. Надалі він повинен визначити, чи потрібно відправити цей лист виконавцю, відповісти на нього або відразу оформити в справу. Ми не будемо далі розглядати можливі варіанти, так як вони багато в чому залежать від виду листи.
Як ви можете побачити, робота з вхідними документами не становить особливих труднощів, якщо все розкладено по поличках. Однак на кожній поличці можуть виникнути різні проблеми, так чи інакше впливають на роботу. Давайте розглянемо поради, які допоможуть їх уникнути.
Відповідальний за прийом листів. Найголовнішим і важливим кроком є наділення певного співробітника необхідними повноваженнями з прийому та розподілу листів. А тут якраз і для цього підійде створення пункту в переліку обов`язків в посадовій інструкції. Найкраще, якщо цей обов`язок буде покладено на секретаря організації. Саме на його стіл повинні стікатися всі вхідні листи.
Вибір способу реєстрації. Якщо реєстрація листів ведеться централізовано одним співробітником, то рекомендуємо ретельно поставитися до вибору способу реєстрації. Відмінним варіантом стане той спосіб, який вимагає найменше часу і зусиль. Дозвольте співробітнику самостійно визначити, якими засобами необхідно користуватися для реєстрації листи.
Нагадаємо, що якщо у вашій компанії використовується журнал реєстрації документів, то терміни зберігання вихідної і вхідної кореспонденції дорівнюватимуть терміну зберігання журналу. Тобто мінімальний термін згідно з Типовим переліком складе 3 роки.
Документообіг. Час руху документа в організації повинно бути мінімальним, тому радимо не просити передати лист через першого зустрічного співробітника організації. Зрозумійте, що це не входить в його обов`язки, тому краще не ризикувати важливими документами, за втрату яких відповідальність ляже на вас. Тому рекомендуємо самостійно розподіляти листи по підрозділах. Це не відніме у вас більше 15 хвилин.
Рекомендуємо матеріали по темі:
Відео: Документообіг в діловодствіОрганізація діловодства - Реєстрація документівПриблизний перелік документів, що не…
Відео: Організація діловодстваорганізація діловодстваУ новому розділі сайту "організація діловодства" ми зібрали для…
Термін зберігання вхідної та вихідної документації закріплюється в інструкції з діловодства. Як врахувати вимоги…
За матеріалами форуму.- Доброго дня колеги! Я секретарем працюю зовсім недавно, підкажіть, будь ласка, як мені почати…
Всі вхідні та вихідні листи секретар реєструє з присвоєнням унікального номера, заносить в базу. Як правильно…
За службовим обов`язком секретарю доводиться мати справу з різними листами: як вхідними, так і вихідними. З цієї…
Відео: Листи прийшли на адресу за пропискою потрібно отримувати, що робити, якщо судове лист повернулосяОдне з важливих…
Найчастіше багато секретарі в своїй роботі стикаються з необхідністю роботи зі службовими листами. Більш того, в…
У будь-яку організацію надходить безліч вхідних документів - листи, преса, рекламні листівки та буклети, і т.д. Щоб…
Успішна організація ефективного документообігу в будь-якій компанії є мрією кожного керівника. Правильно організований…
Кожна організація регулярно отримує різного роду кореспонденцію, будь то листи від контролюючих органів або рекламні…
У багатьох організаціях з плином часу змінюється вартість послуг або вартості оренди. Незалежно від того, в який бік…
Багатьох керівників часто відвідує необхідність делегувати повноваження щодо підписання документів іншого…
Будь-яка організація постійно отримує кореспонденцію, робота з якої входить в посадові обов`язки секретаря. Від того,…
Кожна організація часто отримує вхідні документи з інших компаній або від контролюючих органів. Для того, щоб в…
Організація документообігу всередині компанії грає одну з найважливіших ролей і допомагає значно підвищити швидкість…
У посадові обов`язки кожного секретаря входить робота з вхідною кореспонденцією. Крім того, що її слід передати…
Відео: ЮД # 3 Види документівУ посадові обов`язки кожного секретаря входить робота з великим об`ємом різних документів.…
У будь-якій організації існує ряд документів, які, так чи інакше, мають відношення до роботи самого підприємства. А щоб…
Кожен секретар повинен вміти працювати не лише з внутрішньою документацією в організації, але і з вхідною…
Раціональна організація документообігу - гарантія ефективної участі компанії у зовнішньому економічному житті і…