Види листів

З даної статті ви дізнаєтеся:

• види ділових листів-
• Лист-подяка-
• інформаційний лист-
• службовий лист.

Кожен діловод повинен досконало знати всі види листів, їх відмінності та особливості. Ці знання необхідні для того, щоб не тільки самостійно оформляти листи необхідної тематики, а й розбиратися у визначенні типу вхідної кореспонденції. Саме тому сьогодні ми розглянемо найпопулярніші категорії листів.

Види ділових листів

Ділові листи бувають різних категорій: подячні, інформаційні, службові тощо Також розрізняють види кореспонденції, що містять претензію, запит, відповідь на претензію, поправки, уточнення і т.д. Слід розуміти, що вдячно лист може бути листом-відповіддю на яке-небудь раніше отриманий лист, а інформаційне - відповіддю на запит і т.д. Однак вони також можуть бути самостійними листами, що відправляються поза рамками конкретної теми листування. Давайте розглянемо їх більш конкретно.

Лист-подяка

З назви даного виду листів зрозуміло, що даний лист в обов`язковому порядку містить текст подячного характеру. Як вже говорилося вище, воно може бути відправлений у відповідь на інший лист або бути самостійним об`єктом листування. Лист подяки може бути адресовано як конкретній людині, так і всієї організації (структурному відділенню, філії і т.д.). Такий лист містить ряд реквізитів: найменування (лист подяки), ПІБ адресата (назва компанії), зміст, дату і підпис з розшифровкою особи, що висловила подяку. Відзначимо, що такий лист також може бути підписана від всієї компанії. Наприклад: "Від імені всіх співробітників компанії" Інтера "..." і т.д. В такому випадку підпис відсутній, а замість розшифровки вказується: "співробітники компанії" Інтера "".

Існує ряд фраз, які служать шаблонами для утримання подячного листа:

• "Висловлюємо глибоку вдячність ..."
• "Дозвольте подякувати за ..."
• "На знак подяки за ..."
• "Висловлюємо щиру подяку ..." і т.д.

Інформаційний лист

Як і подяки, інформаційний лист так називається, виходячи з його змісту. Воно також може служити відповіддю або бути ініціативним, відправленим лише з ініціативи автора. Яскравим прикладом інформаційних листів є листи з контролюючих органів, що нагадують про терміни сплати податків, подання звітної документації, розпорядок роботи тощо Більш того, якщо ви відправите клієнтам листи з нагадуванням розрахункового періоду або реквізитів оплати - вони також будуть листами інформаційного характеру.

Відео: Діловий етикет. Лекція 9. Культура ділового листа

Відзначимо, що інформаційний лист не містить будь-якого призову, не вимагає виконання або відповіді.

службове лист

Категорія службових листів являє собою більш 80% всієї кореспонденції організації і є різними документами, службовцями засобами обміну між компаніями. Простіше кажучи, це документи, які були відправлені за допомогою пошти (як звичайної, так і електронної).

Службові листи складаються з різних приводів, які виникають в діяльності організації. Звідси виникає їх змістовне різноманітність.

Види листів:

Відео: Як зробити різні види листів для Л.Д

• листи-прохання;
• листи-підтвердження;
• листи-запити;
• листи-відповіді;
• листи-вимоги;
• гарантійні листи;
• супровідні листи і т.д.

Службові листи оформляються на фірмовому бланку організації, на аркуші формату А4. Допустимо використовувати формат А5, якщо обсяг тексту не перевищує семи рядків (в цьому випадку можна не вказувати заголовок листа).

Реквізити заголовної частини службового листа:

• дата;
• номер;
• посилання на вхідний номер (для листів-відповідей);
• заголовок листа (однією фразою).

У реквізиті «Адресат» повинні бути вказані:

• Назва організації;
• структурний підрозділ;
• посада отримувача;
• прізвище та ініціали одержувача;
• поштову адресу одержувача.

У разі розсилання листа кільком одержувачам, спочатку потрібно вказати основного адресата. Слово «Копія» перед другим, третім, четвертим адресатами не ставиться. Для великої кількості одержувачів (більше 4-х) складаються листи розсилки.

Рекомендуємо матеріали по темі:

Відео: лист види листів реферат

1. Класифікація ділових листів
2. Як скласти лист-пропозицію?
3. Листи - прохання і запити