Лист-повідомлення

Відео: Листи прийшли на адресу за пропискою потрібно отримувати, що робити, якщо судове лист повернулося

Відео: Як відправити лист по електронній пошті з повідомленням

Призначення листи-повідомлення

Для чого складаються листи-повідомлення, очевидно з назви цього документа. Такий лист складають, коли потрібно проінформувати другу сторону про важливе зміні, майбутню подію, яке цікаво одержувачу. Ділове лист-повідомлення складають у відповідності з усіма канонами листування між бізнес-партнерами. Лист-повідомлення повинно містити повну інформацію про те, що сталося або заплановане подію.

Зміст і складання листа-повідомлення: обов`язкові реквізити

Лист-повідомлення містить такі реквізити:

Відео: Оновлене повідомлення в банк, законно не платити кредит, ТРАСТ

• назва компанії-відправника або ПІБ відправника;
• назва компанії-одержувача або ПІБ одержувача;
• коли лист зареєстрований в журналі вихідної документації та присвоєний йому номер;
• гриф «Повідомлення»;
• тема листа або заголовок;
• звернення;
• виклад суті повідомлення, вступна та змістовна частина;
• підпис відповідальної особи, його посаду.

Компанії складають листи-повідомлення на фірмових бланках компанії. На бланку розміщують логотип і реквізити компанії. Залежно від призначення листи воно може бути персональним, до співробітника або фізособі, а також узагальненим, наприклад, зверненим до компанії-партнеру.

Ділові листи з повідомної інформацією можна скласти в довільній формі з урахуванням ділового етикету. Починається текст зі слів «Повідомляю вас, що ...» і тому подібних.

Можна вказати мотиви для складання листа-повідомлення, вказати додаткові обставини питання. Немає обмежень і за обсягом такого листа.

До листа додається розписка про отримання. У ній ставлять дату і підпис одержувача, його ПІБ.

Рекомендуємо матеріали по темі:

Відео: Якщо БАНК надіслав повідомлення про дострокове виконанні кредитного договору перевір відправника

• Листи - прохання і запити
• Листи інформаційного характеру
• Класифікація ділових листів
• Як скласти лист-пропозицію?
• Лист потенційному партнеру

Реєстрація та зберігання листів-повідомлень: вхідні та вихідні документи

Якщо лист-повідомлення прийшло в організацію, про його отриманні роблять запис в журналі вхідної кореспонденції. Сам лист передають адресату, якщо ж адресат організація, інформацію доводять до відповідальних осіб і передають лист на зберігання. За загальним правилом лист-повідомлення має зберігатися в компанії до 5 років. Можна встановити інші строки зберігання в інструкції з діловодства для листів після присвоєння їм ступенем важливості по потрібним критеріям.

Якщо лист-повідомлення відправляє організація, то відправлення також фіксується в журналі реєстрації, але вихідної документації. Лист дублюється для архіву і зберігається в компанії до 5 років або за тим же правилом, що входить лист-повідомлення.

Важливо зберігати листи-повідомлення від державних органів та фізичних осіб, а також відповіді на них, якщо вони містять претензії і іншу важливу інформацію. Так буде простіше опротестувати бездіяльність компанії на випадок судового розгляду.

Як відповісти на лист-повідомлення

Якщо вам прийшов лист-повідомлення, яке вимагає відповіді, складіть лист-відповідь і надішліть всім зацікавленим особам. Після реєстрації і відправки зберігайте копію за тим же правилом, що і іншу ділову кореспонденцію, в архіві організації, протягом 5 років.

Приклади листів-повідомлень

Лист-повідомлення схоже за призначенням і змістом на лист-повідомлення та лист-повідомлення. Листи-повідомлення можуть бути складені в наступних випадках, наприклад:

• для самовисування кандидата на посаду;
• для взаємозаліку вимог;
• для повідомлення про неповною комплектності пакета документів;
• для повідомлення про відмову в наданні послуги;
• для повідомлення про відмову у порушенні провадження (адміністративного, кримінального і т.д.);
• для запиту необхідної інформації (може бути оформлено у вигляді листа-запиту);
• для повідомлення працівника про необхідність забрати трудову книжку і інших дій.

Як видно з прикладів, не має значення, яким чином ви оформите важливу для другої сторони інформацію, у вигляді повідомлення або повідомлення, але важливо, щоб зміст листа відповідало його призначенню, назві та цілі відправки. У вашій організації може бути прийнята своя класифікація вихідної документації, наприклад, всі листи повідомного характеру оформляються як лист-повідомлення або лист-повідомлення. В окремих випадках, якщо потрібно відповідь одержувача, краще оформити лист-запит, в якому підкреслити важливість відправлення відповіді.