Перехідні справи в номенклатурі

Перехідні справи в номенклатурі - особливий вид пакетів документів, по відношенню до яких застосовуються особливі правила. Як працювати з перехідними справами секретарю, обговоримо в статті.

В кінці - початку року тема перехідних справ в номенклатурі стає особливо цікавою секретарям. Це пов`язано з тим фактом, що перехідні справи діловоди не закривають в кінці року, що минає, ці справи переходять на наступний рік. Це визначення дане в правилах роботи архівів, схвалених Колегією Росархіву в 2002 році.

Приклади перехідних справ:

особисті справи співробітників,
клієнтські справи,
досьє по виконанню договорів,
юридичні справи,
досьє по проектам,
кредитні дані,
трудові книжки працівників,
наглядові справи джерел комплектування державних і муніципальних архівів,
незакінчені судові справи,
статут,
незакінчена листування з одним з партнерів по конкретному питанню

та інші.

Основне правило роботи з перехідними справами в номенклатурі справ - перенесення їх на наступний рік з тим же номером (індексом).

Іноді діловоди припускаються помилки і відносять перехідні справи до звичайних і навпаки. З досвідом цих проблем вдається уникнути. Ще одна помилка - свідомо надавати статус перехідного справах, які не належать до цієї категорії. Це призведе до скупчення справ в архіві, так як терміни по перехідним справах визначаються особливим способом. Про це поговоримо нижче.

Як оформляти перехідні справи в новому році

Перехідні справи в номенклатурі Дотримуйтесь крок за кроком, щоб не допустити помилки з перехідними справами.

Крок 1. Проаналізувати, які справи в номенклатурі справ, що минає є перехідними. Особливу увагу звернути на листування. Підрахувати їх кількість.

Крок 2. Поставити на перехідні справи позначку «Перехідний справу» в графі з примітками.

Крок 3. Зберегти номери або індекси, які справи отримали при первинній реєстрації. Якщо індекс зберегти не вдалося, потрібно залишити позначку про зміну індексу.

Крок 4. Внести в підсумкову запис про кількість перехідних справ в номенклатурі.

Визначення термінів для зберігання перехідних справ в номенклатурі

Терміни зберігання закритих перехідних справ визначити нескладно. Для цього потрібно визначити, в якому році в справу підшивали останній документ і закрили справу. Неважливо, в якому році справа заведена, термін зберігання починає текти з року, наступного за роком закриття останньої справи. Конкретний термін встановлює інструкція з діловодства у вашій організації.

Оформлення обкладинки переходить справи

Перейдіть на наступний рядок після заголовка справи і дати початку на обкладинці зі зрушенням до правого краю поставте позначку

«Перехідні»

При переході справи на наступний рік в графі «Примітка» поставте:

«Перехідний на ____ рік»

За оцінками проводите підрахунок підсумкового кількості.

Підсумковий запис про перехідні справи в номенклатурі

Інформація про кількість перехідних справ в номенклатурі міститься в третій графі підсумкової записи за категоріями:

постійного зберігання,
тимчасового зберігання більше 10 років,
тимчасового зберігання до 10 років.

Це важливо, щоб номенклатура справ виконувала свою функцію обліку всіх справ в організації.

Співробітники відділу діловодства та архіву роблять наступне:

отримують підсумкові записи до номенклатурам справ структурних підрозділів,
складають графік перевірки забезпечення схоронності документів на наступний рік,
перевіряють підрозділи раз в квартал підрозділу, де занадто багато перехідних справ.

Відео: Номенклатура справ кадрової служби

Як уникнути помилок при роботі з перехідними справами в номенклатурі

Отже, які помилки можна зробити при роботі з перехідними справами і як їх уникнути.

Помилка	Як її уникнути
Закриття справи, яке відноситься до перехідних, в кінці року	Вивчіть, які справи відносяться до перехідних і своєчасно аналізуйте, які з них є у вашій номенклатурі справ. Поспіх в кінці року може призвести до помилок. Слідкуйте за незавершеним листуванням та іншими важливими особливостями справ, які в кінці року стануть причиною переходу в новий рік справи з тим же індексом.
Переклад в категорію перехідних справ, які до них не належать	Не створюйте проблеми свого архіву, привласнюючи категорію переходить всіх справах поспіль, звичайні справи потрібно закрити в кінці року, інакше в архіві збереться їх велика кількість.
Зміна індексу переходить справи	Намагайтеся зберігати індекси при переході справи в новий рік
Неправильний підрахунок і внесення невірних даних в підсумкову запис	Ретельно поставтеся до заповнення третьої графи підсумкового запису Відео: Внутрішні документи. номенклатура справ
Контроль і облік числа перехідних справ всіх категорій зберігання в кінці року	Відстежуйте, щоб все перехідні справи потрапили в нову номенклатуру