Службове лист

З даної статті ви дізнаєтеся:

• який лист називається служебним-
• різновиди службових листів-
• оформлення службових листів.

Кожен секретар (особливо початківець) зазнає великих труднощів при роботі зі службовими листами. Як правило це пов`язано з тим, що не всі можуть з першого погляду визначити службовий лист. Ускладнює завдання і їх велика різноманітність. У даній статті ми постараємося розповісти, як можна більше важливої інформації про службові листах.

Що таке службовий лист

Для початку зазначимо, що поняття службового листа не має відношення до будь-якого конкретного виду листи. Службовим листом називаються різні документи, які об`єднує спосіб їх пересилання - пошта. Відзначимо, що документи, надіслані за допомогою електронної пошти, також будуть вважатися службовими листами.

Залежно від виду зміст такого листа може бути простим або складним. Проста схема листи є текст, розбитий на 2 частини: вступ і висновок. Складна частина має додатково основну частину, яка містить докази (нижче ми розглянемо листи, в яких потрібна наявність даної частини). Розмір простого листа не повинен бути більше 2 сторінок тексту. Обсяг складних може досягати до 5 сторінок машинописного тексту.

Відзначимо, що в службових листах допускається 3 форми викладу тексту:

• від першої особи множини ( "просимо виділити ...", "доводимо до відома ...");
• від третьої особи однини ( "керівництво компанії схвалює ...");
• від першої особи однини ( "схвалюю ...", "приймаю ...").

Слід зауважити, що виклад від першої особи однини ведеться тільки в тому випадку, коли для оформлення службового листа використовується спеціальний посадовий бланк, лист носить конфіденційний характер або автор в лист персонально звертається до адресата. Незважаючи на це, велика частина ділового листування ведеться від першої особи множини.

Службове лист може бути оформлено як на аркуші формату А4, так і на форматі А5. В останньому випадку допускається використання такого банку при обсязі тексту листа не перевищує 7 рядків. В даному випадку заголовок документа опускається.

Різновиди службових листів

За своїм змістом службові листи можуть ділитися на наступні категорії:

• листи-прохання;
• листи-підтвердження;
• листи-запити;
• листи-відповіді;
• листи-вимоги;
• гарантійні листи;
• супровідні листи і т.д.

Кожна з цих різновидів має свої особливості, але всі вони мають загальні риси і вимоги до оформлення.

Оформлення службових листів

Службові листи оформляються на фірмовому бланку організації, на аркуші формату А4. Допустимо використовувати формат А5, якщо обсяг тексту не перевищує семи рядків (в цьому випадку можна не вказувати заголовок листа).

Реквізити заголовної частини службового листа:

• дата;
• номер;
• посилання на вхідний номер (для листів-відповідей);
• заголовок листа (однією фразою).

У реквізиті «Адресат» повинні бути вказані:

• Назва організації;
• структурний підрозділ;
• посада отримувача;
• прізвище та ініціали одержувача;
• поштову адресу одержувача.

Відео: Службова перевірка показала - лист йшло 12 років (12.02.2013)

У разі розсилання листа кільком одержувачам, спочатку потрібно вказати основний адресата. Слово «Копія» перед другим, третім, четвертим адресатами не ставиться. Для великої кількості одержувачів (більше чотирьох) складаються листи розсилки.

Підписує службовий лист керівник організації, або уповноважений довіреністю заступник або керівник підрозділу-автора листа. Дата підписання є датою листи.

Службове лист повинен мати позначку про виконавця, вона розташовується в нижньому лівому кутку, під підписом керівника.

Для складання деяких службових листів потрібне узгодження з керівником зацікавленого відділу. В такому випадку віза ставиться на копії (або другому екземплярі) листи, що йде в підшивку, або - при факсимільному або електронному способі відправки - на зворотному боці документа.

Рекомендуємо матеріали по темі:

1. Класифікація ділових листів
2. Листи інформаційного характеру
3. Листи - прохання і запити

Відео: Службові собаки в Підмосков`ї виснажені через дешевий корм