Журнал реєстрації вхідних листів: як вести нумерацію і обнулити її з нового року

У будь-яку організацію надходить безліч вхідних документів - листи, преса, рекламні листівки та буклети, і т.д. Щоб робота з цими документами була ефективною, повинна бути налагоджена система реєстрації вхідної кореспонденції, в якій кожному документу присвоюється унікальний номер.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

навіщо потрібна реєстрація і нумерація вхідних листів
як правильно реєструвати вхідні листи
як вести нумерацію вхідних листів і обнулити її з нового року

Навіщо входити в систему і нумерація вхідних листів

Журнал реєстрації вхідних листів: як вести нумерацію і обнулити її з нового року По-перше, реєстрація надходження документа підтверджує факт його отримання організацією. Для цього отриманому документу привласнюють свій номер і вносять основні дані про нього в журнал реєстрації.

Відео: Як правильно прошивати документи?

По-друге, нумерація використовується для пошуку і відстеження виконання документа, а також для посилань в наступних в документах (наприклад, в листуванні, або в наказах).

Зверніть увагу! Нагадаємо, що для реєстрації не обов`язкові такі види вхідної кореспонденції:

вітальні листи та телеграми, запрошення, пресса-
рекламні матеріали (листівки, програми, проспекти) -
документи первинної бухгалтерської звітності, договори і т.д. якщо вони надійшли без супровідного листа (якщо з листом - то реєструється безпосередньо лист) -
інформаційні матеріали, надіслані у вигляді копій для ознайомлення.

Як правило, список нерегістріруемих надходжень регламентується в Інструкції з діловодства організації.

Як правильно реєструвати вхідні листи

Для реєстрації вхідних листів в будь-якій організації ведеться журнал обліку вхідних документів. Затвердженої форми для нього немає, але є якийсь єдиний стандарт, до якого ви вільні додати при необхідності нові графи

Вх. N	Дата надходження	Від кого отримано	Короткий зміст	резолюція	Кому направлений	розписка в отриманні
1	2	3	4	5	6	7
1-17	09.01.2017	ВАТ «Альфа» м Іжевськ	Пропозиція по оренді обладнані	Підготувати запит комерційної пропозиції	Е.А. Іванової	Іванова

На самому листі необхідно поставити позначку про надходження. Як правило, для оцінки використовується штамп, графи якого заповнюються від руки. У позначці повинні міститися такі відомості:

Назва організації;
присвоєний номер;
дата реєстрації (отримання).

Важливо! Вхідний документ реєструється в організації один раз - в день отримання.

Відео: Як правильно прошити і опечатати документ

Щоб уникнути подвійної реєстрації одного і того ж листа (наприклад, спочатку його надіслали факсом, а потім оригінал з кур`єром), відстежуйте вихідний номер відправника. Цей реквізит ви можете додати в форму реєстрації вхідної кореспонденції.

Рекомендуємо матеріали по темі:

Повторна реєстрація документа в організації: основна причина і спосіб усунення
Ведення журналу реєстрації кореспонденції в MS Office Excel 2010
Чи необхідно зберігати принципи реєстрації паперового діловодства в роботі з електронними документами?

Як вести нумерацію вхідних листів і обнулити її з нового року

У невеликих організаціях, як правило, всієї кореспонденцією - вихідної і вхідної - займається одна людина, зазвичай секретар або офіс-менеджер. У великих же компаніях з великою кількістю підрозділів потік документації може бути дуже великим і різнорідним, тому часто кожен підрозділ має свій журнал реєстрації пошти з власною нумерацією - така система реєстрації називається децентралізованою.

Рекомендуємо матеріали по темі:

Журнал реєстрації вхідних документів
Чи потрібно реєструвати особисту кореспонденцію?
Інструкція по діловодства. Розділ «Робота з що надходить кореспонденцією »

Формат нумерації вхідних листів не регламентований, і кожна організація може використовувати на свій розсуд цифрові і буквені позначення - коди підрозділів, номенклатури справ і т.д. Єдина вимога - номер кожного, хто входить документа повинен бути унікальним. Це в інтересах, перш за все, самій організації - її співробітників: як уже говорилося вище, так забезпечується можливість роботи з документом в подальшому.

Нумерація може бути проста, валова, 1, 2, 3 ... або містити індекси (що важливо при децентралізованій системі).

Відео: Як ІП прошити документи

Нумерація ведеться протягом календарного року, а з першого робочого дня нового року починається заново. Тому іноді при нумерації листів в якості індексу використовується рік: Вх. № 154/2016, Вх. № 2/17. При цьому оформляти новий журнал реєстрації вхідних листів не обов`язково. Досить провести в журналі рису і почати новий рік з одиниці.

Зверніть увагу! Якщо помилково ви продовжили нумерацію минулого року, не потрібно вносити виправлення. Просто з таким листом почніть нову нумерацію.

Юридичний