Вибір системи електронного документообігу

Отже, у нас є територіально розподілена компанія, у якій кілька офісів, і ми хочемо налаштувати взаємодію за допомогою електронного документообігу. Які варіанти існують?

1. Локальна мережа. Можна нічого і не придумувати, якщо між офісами компанії хороші канали зв`язку і якісно налаштовані VPN-канали.

Цей варіант підходить для компаній, офіси яких знаходяться в одному місті, і кількість людей в офісах не велика (до 100-150 осіб).

2. Робота через веб-доступ. У разі якщо програмний продукт, який ми розглядаємо для створення електронного документообігу, містить повнофункціональний веб-доступ, то цей варіант теж хороший. Але веб-доступ повинен бути повнофункціональним, щоб віддалені офіси могли працювати абсолютно так само, як і в головному офісі.

Для цього варіанту теж варто враховувати швидкість і ширину інтернет-каналів між офісами.

3. Термінальний доступ. Якщо ж між офісами немає локальної мережі, то можна скористатися цим варіантом. Він зручний тим, що співробітник віддаленого офісу, відкривши віддалений робочий стіл (Remote Desktop), потрапляє на звичний для нього робочий стіл, де може працювати без обмежень (ну хіба що надрукувати на принтері складно).

для забезпечення безперебійної роботи необхідний хороший інтернет-канал між офісами та сервер терміналів, характеристики якого будуть залежати від кількості підключаються співробітників.

4. Реплікація. У разі якщо між офісами інтернет-канал нестабільний або його просто немає, то системи електронного документообігу та діловодства повинні містити механізм реплікації.

Механізм влаштований таким чином: у віддаленому офісі є вторинний сервер реплікації, на якому міститься копія інформації, необхідна для співробітників саме цього офісу, без зайвої інформації. При зміні працівниками інформації сервера синхронізуються через заданий інтервал часу і оновлюють змінену інформацію на актуальну. 

Реплікація гарна ще й тим, що співробітники взагалі не будуть здогадуватися про те, що періодично офіси можуть бути недоступні. Це безумовний плюс для системи, тому що не буде негативу з-за постійних збоїв і обривів зв`язку.

Технологія реплікації може бути застосована для компаній, офіси яких знаходяться на досить віддаленій відстані один від одного.

5. Сервіси інтеграції між системами. Всі попередні способи взаємодії мали на увазі використання однієї системи електронного документообігу. У цьому ж варіанті розглянемо варіант взаємодії, коли офіси компанії мають різні системи електронного документообігу та діловодства. Наведемо кілька прикладів.

Є велика холдингова структура, підприємства якої мали можливість автоматизувати документообіг самостійно, а тепер головний організації необхідно забезпечити взаємодію між ними.

Або ось ще один приклад: власник кількох компаній хоче об`єднати свої компанії в єдину інформаційну мережу, при цьому не здійснюючи «революцію» за допомогою зміни системи.

Для забезпечення взаємодії між різними системами і використовується сервіс інтеграції між системами. Система, яка містить цей сервіс взаємодії, повинна вміти синхронізувати деякі довідники, давати можливість обмінюватися документами і дозволяти організовувати наскрізні процеси між системами.

6. Комбінуємо. При виборі варіанту територіально розподіленої роботи допускаються комбінації перерахованих варіантів. Все залежить від того, яка у нас компанія, скільки офісів, як далеко вони знаходяться один від одного і які інтернет-канали використовуються між ними.

Отже, ми розглянули основні варіанти взаємодії між офісами територіально розподіленої компанії. Вибір за вами.

Дамір Мухутдінов, менеджер відділу продажів «DIRECTUM»

"Сучасні технології документообігу і діловодства" - журнал для керівників служб ДОУ, начальників діловодних підрозділів, завідуючих канцеляріями, загальними відділами та архівами про практику управління документами в електронному та паперовому видах.