Реєстрація документів організації
Відео: Документообіг в діловодствіОрганізація діловодства - Реєстрація документівПриблизний перелік документів, що не…
З цієї статті дізнаєтеся:
Журнал обліку приходу і відходу співробітників, на відміну від табеля, не обов`язковий для роботодавця. Але для його ведення є дві основні причини. По-перше, на підставі даних журналу співробітники відділу кадрів або бухгалтерії зможуть оптимізувати заповнення табелів. А по-друге, керівник отримає достовірні відомості про трудову дисципліну працівників. Для сумлінних співробітників така система обліку робочого часу теж вигідна, адже в журналі фіксуються не тільки запізнення і прогули, а й понаднормові години.
Кожна організація має право самостійно визначати особу, відповідальну за ведення журналу. Для такого призначення досить видати спеціальний наказ або внести відомості до Положення про діловодство. У другому випадку обов`язки працівника по веденню журналу необхідно прописати в його посадовій інструкції або трудовому договорі.
Рекомендуємо матеріали по темі:
Залежно від встановлених в організації графіків роботи, відомості в журнал вносяться з такою періодичністю:
Журнал приходу і відходу співробітників не має регламентованої форми, тому ви можете розробити свою форму, яка містить ті відомості, які необхідні для обліку відвідуваності. Журнал може існувати як в паперовому вигляді, так і в електронному. У будь-якому випадку він являє собою таблицю, в якій зазвичай містяться графи:
У спеціалізованих магазинах ви можете придбати готовий журнал, віддрукований типографським способом, які має на увазі прошивку і заповнення титульного аркуша із зазначенням назви організації, періоду ведення журналу та П.І.Б. відповідальної особи.
На розсуд керівництва в журнал можуть бути додані графи для відомостей про обідніх перервах. І в цьому випадку краще скористатися електронними таблицями, які ви зможете роздрукувати для самостійного заповнення співробітниками, або ж вести журнал в електронному вигляді протягом року. Терміни зберігання журналу приходу і відходу - 1 рік після закінчення.
Зверніть увагу! Для обліку робочих виїздів співробітників протягом робочого дня доцільно вести окремий журнал (зошит). Традиційно його називають «Журналом реєстрації місцевих відряджень». Такий журнал дозволить керівникові і колегам завжди бути в курсі місцезнаходження співробітників.
Паперова форма журналу обліку приходу і відходу співробітників на увазі власноручний підпис співробітника. Найчастіше в організаціях співробітники самостійно заповнюють журнал, який просто лежить на столі вахтера або секретаря. Однак, оскільки ведення цього журналу не регламентоване законодавством, і метою його ведення є не підтвердження внесених відомостей співробітником, а перш за все - інформація, рекомендуємо вести журнал в електронному вигляді.
Проста таблиця в Excel дозволить автоматично розраховувати кількість відпрацьованих годин. Також ви зможете формувати індивідуальні листи по кожному співробітнику, застосовуючи просту сортування на прізвище.
Рекомендуємо матеріали по темі:
Відео: Документообіг в діловодствіОрганізація діловодства - Реєстрація документівПриблизний перелік документів, що не…
Відео: Оформлення особової справиЯк засвідчуються записи, внесені до трудових книжок працівників при звільненні? Яку…
У кожного секретаря в процесі роботи з`являються десятки всіляких журналів реєстрації. Деякі скрупульозно ведуться з…
За матеріалами форуму.- Добрий день, шановні колеги! Я новенька в цій професії. Є питання!!! Як правильно написати…
Співробітники підприємства мають можливість зворотного зв`язку з роботодавцем, яка здійснюється за допомогою подачі…
У будь-яку організацію надходить безліч вхідних документів - листи, преса, рекламні листівки та буклети, і т.д. Щоб…
Кожна організація часто отримує вхідні документи з інших компаній або від контролюючих органів. Для того, щоб в…
У будь-якій організації існує ряд документів, які, так чи інакше, мають відношення до роботи самого підприємства. А щоб…
Багато секретарі стикаються з необхідністю видачі підзвітних коштів співробітникам. Про те, як це зробити і як…
Дізнайтеся, як відрізнити вихідні документи від вхідних і внутрішніх, в якому порядку здійснюється реєстрація вихідних…
Знання основних видів документації організації є обов`язковим для кожного секретаря, адже саме з такими документами…
Діяльність будь-якого підприємства пов`язана з оформленням самих різних видів первинних документів, які…
Контроль виконання документів - один з найважливіших етапів роботи будь-якої організації. З даного матеріалу ви зможете…
Діяльність будь-якої організації повинна здійснюватися відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку. Вони…
Кожен секретар повинен вміти працювати не лише з внутрішньою документацією в організації, але і з вхідною…
Зміна умов праці - процедура, строго регламентована Трудовим кодексом. З огляду на це повинен бути складений і наказ…
Оформлення особової справи співробітника не є обов`язковою для роботодавця процедурою. Виняток становлять державні…
Раціональна організація документообігу - гарантія ефективної участі компанії у зовнішньому економічному житті і…
Дізнайтеся, як відбувається обробка вхідних документів в 2016 році, які існують види вхідних документів, чому…
У деяких організаціях документи повторно реєструють під час їх передачі між підрозділами. Повторна реєстрація документа…
1C - це програма для ведення бухгалтерії. Вона широко використовується в кожній сфері господарського дії. Тому ті, хто…