Як вести журнал обліку приходу і відходу співробітників

Стаття 91 Трудового кодексу зобов`язує роботодавців вести облік робочого часу співробітників. Для цього існує табель форми Т-12. Однак ця форма не відображає всю інформацію про робочий час співробітників, яка може бути цікава керівнику. З цією метою багато організацій використовують електронні пропускні системи. Але їх використання не завжди доцільно, тому в деяких (невеликих) компаніях використовують журнали обліку приходу і відходу співробітників. Як вести такий журнал, розповімо в цій статті.

З цієї статті дізнаєтеся:

  • хто може вести журнал приходу і відходу співробітників
  • як вести журнал обліку приходу і відходу співробітників
  • зразок журналу для роздруківки

Як вести журнал обліку приходу і відходу співробітників

Журнал обліку приходу і відходу співробітників, на відміну від табеля, не обов`язковий для роботодавця. Але для його ведення є дві основні причини. По-перше, на підставі даних журналу співробітники відділу кадрів або бухгалтерії зможуть оптимізувати заповнення табелів. А по-друге, керівник отримає достовірні відомості про трудову дисципліну працівників. Для сумлінних співробітників така система обліку робочого часу теж вигідна, адже в журналі фіксуються не тільки запізнення і прогули, а й понаднормові години.

Відео: Воркер - Сервіс автоматичного обліку і контролю робочого часу співробітників

Хто може вести журнал приходу і відходу співробітників

Кожна організація має право самостійно визначати особу, відповідальну за ведення журналу. Для такого призначення досить видати спеціальний наказ або внести відомості до Положення про діловодство. У другому випадку обов`язки працівника по веденню журналу необхідно прописати в його посадовій інструкції або трудовому договорі.

Рекомендуємо матеріали по темі:

  • Кадрові документи в системі електронного документообігу
  • Особливості роботи вахтовим методом          
  • Відповідь на домашнє завдання з № 10 від наукового редактора журналу В.І. Андрєєвої

Як вести журнал обліку приходу і відходу співробітників




Залежно від встановлених в організації графіків роботи, відомості в журнал вносяться з такою періодичністю:

  • щодня - при стандартній робочому тижні;
  • щотижня - у випадках, коли робочий графік співробітників не має на увазі щоденне відвідування;
  • підсумований метод - при гнучкому або змінному графіку роботи співробітників дані вносяться з періодичністю, встановленої в Положенні про діловодство (навіть раз на півроку, якщо це доцільно).

Журнал приходу і відходу співробітників не має регламентованої форми, тому ви можете розробити свою форму, яка містить ті відомості, які необхідні для обліку відвідуваності. Журнал може існувати як в паперовому вигляді, так і в електронному. У будь-якому випадку він являє собою таблицю, в якій зазвичай містяться графи:

  • номер запису;
  • П.І.Б. співробітника;
  • дата;
  • час приходу співробітника;
  • час звільнення працівника;
  • примітки (коментарі про запізнення, причини відсутності на робочому місці і т. д.);
  • підпис особи, відповідальної за ведення журналу.

У спеціалізованих магазинах ви можете придбати готовий журнал, віддрукований типографським способом, які має на увазі прошивку і заповнення титульного аркуша із зазначенням назви організації, періоду ведення журналу та П.І.Б. відповідальної особи.

Відео: Використання телефону / смартфона для обліку робочого часу співробітників




На розсуд керівництва в журнал можуть бути додані графи для відомостей про обідніх перервах. І в цьому випадку краще скористатися електронними таблицями, які ви зможете роздрукувати для самостійного заповнення співробітниками, або ж вести журнал в електронному вигляді протягом року. Терміни зберігання журналу приходу і відходу - 1 рік після закінчення.

Зверніть увагу! Для обліку робочих виїздів співробітників протягом робочого дня доцільно вести окремий журнал (зошит). Традиційно його називають «Журналом реєстрації місцевих відряджень». Такий журнал дозволить керівникові і колегам завжди бути в курсі місцезнаходження співробітників.

Паперова форма журналу обліку приходу і відходу співробітників на увазі власноручний підпис співробітника. Найчастіше в організаціях співробітники самостійно заповнюють журнал, який просто лежить на столі вахтера або секретаря. Однак, оскільки ведення цього журналу не регламентоване законодавством, і метою його ведення є не підтвердження внесених відомостей співробітником, а перш за все - інформація, рекомендуємо вести журнал в електронному вигляді.

Проста таблиця в Excel дозволить автоматично розраховувати кількість відпрацьованих годин. Також ви зможете формувати індивідуальні листи по кожному співробітнику, застосовуючи просту сортування на прізвище.

Зразок журналу для роздруківки

Як вести журнал обліку приходу і відходу співробітників

Рекомендуємо матеріали по темі:

  • Тривалість робочого часу для працівників-жінок
  • Трудові відносини з сумісниками
  • Корисні опції MS Excel 2013 для зручної роботи з даними

вкладені файли

  • Журнал обліку приходу і відходу сотрудніков.doc

Відео: Програма обліку робочого часу і відвідуваності



ІНШЕ

Реєстрація документів фото

Реєстрація документів

У будь-якій організації існує ряд документів, які, так чи інакше, мають відношення до роботи самого підприємства. А щоб…

Авансовий звіт фото

Авансовий звіт

Багато секретарі стикаються з необхідністю видачі підзвітних коштів співробітникам. Про те, як це зробити і як…

Вихідні документи фото

Вихідні документи

Дізнайтеся, як відрізнити вихідні документи від вхідних і внутрішніх, в якому порядку здійснюється реєстрація вихідних…

Види первинних документів фото

Види первинних документів

Діяльність будь-якого підприємства пов`язана з оформленням самих різних видів первинних документів, які…

Вхідна кореспонденція фото

Вхідна кореспонденція

Кожен секретар повинен вміти працювати не лише з внутрішньою документацією в організації, але і з вхідною…

Вхідні документи фото

Вхідні документи

Дізнайтеся, як відбувається обробка вхідних документів в 2016 році, які існують види вхідних документів, чому…

Як навчитися працювати в 1с? фото

Як навчитися працювати в 1с?

1C - це програма для ведення бухгалтерії. Вона широко використовується в кожній сфері господарського дії. Тому ті, хто…

» » Як вести журнал обліку приходу і відходу співробітників