5 Головних складових успішного документообігу

Успішна організація ефективного документообігу в будь-якій компанії є мрією кожного керівника. Правильно організований документообіг дозволяє значно збільшити діяльність компанії, продуктивність співробітників і, відповідно, прибуток. У даній статті ми розповімо про головні складові ефективного документообігу.

З даного матеріалу ви дізнаєтеся:

відповідальні за документообіг в організації-
посадові інструкції-
єдиний регламент оформлення і складання документів-
підпис документів-
робота з вхідною кореспонденцією.

Отже, перш ніж зайнятися безпосередньою організацією документообігу, давайте розглянемо 5 основних складових, які в значній мірі впливають на рух документів всередині компанії.

Співробітники, відповідальні за документообіг

У великих компаніях за документообіг організації відповідає служба ДОУ (документаційного забезпечення управління). В її обов`язки входить контроль, аналіз всіх рухів документів, оптимізація та зміни в роботі з документами. Більш того, ряд внутрішніх документів, що регламентують процес роботи з документами, також видається в даній службі. При цьому вона може називатися по-іншому: від цього її призначення не зміниться.

Читайте по темі в електронному журналі

Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
Контроль виконання документів

Якщо служба ДОУ в компанії відсутній, то необхідно чітко визначити співробітника, в посадові обов`язки якого увійде документообіг (найчастіше їм стає секретар). Крім того, рекомендуємо визначити відповідальних співробітників в кожному підрозділі.

Посадові інструкції

Слід розуміти, що наявність посадових інструкцій не тільки визначає коло обов`язків кожного працівника, а й позначає ступінь відповідальності. У зв`язку з цим необхідно чітко прописати в посадових інструкціях обов`язок ведення документообігу та процедур, так чи інакше пов`язаних з ним. Крім того, необхідно розуміти, що ведення документообігу має входити в обов`язки співробітника, що займається аналогічною роботою. Простіше кажучи, такий обов`язок не можна прописати в інструкції для бухгалтера або менеджера з продажу.

Єдиний регламент оформлення документів

Слід розуміти, що навіть найважливіший ГОСТ Р 6.30-2003 має кілька способів оформлення одного і того ж документа, тому так важливо визначити в організації єдиний порядок оформлення документів. Даний етап необхідно регламентувати всередині організації створенням нормативних документів. Це дозволить значно зменшити кількість помилок при оформленні, тимчасові витрати на їх виправлення і швидкість руху документів. Зниження кількості помилок також значно підвищує швидкість документообігу, тому що не доводиться відправляти зайвий раз документи на виправлення і доопрацювання.

Відео: Як інвестувати в нерухомість: 7 правил успішного інвестора

Підпис документів

Щоб зробити документообіг більш ефективним, рекомендуємо розподілити обов`язки щодо підписання документів. Дана міра покликана розділити обов`язок затвердження документів між декількома відповідальними особами. Це дозволить уникнути застоїв документів і освіти великих кип непідписаних паперів на столі керівника. Відзначимо, що для розподілу цього обов`язку необхідно видання внутрішніх документів або видача довіреностей.

Робота з вхідною кореспонденцією

Найголовнішим і важливим кроком є наділення певного співробітника необхідними повноваженнями з прийому та розподілу листів. А тут якраз і для цього підійде створення пункту в переліку обов`язків в 5 складових ефективного документообігу посадової інструкції. Найкраще, якщо цей обов`язок буде покладено на секретаря організації. Саме на його стіл повинні стікатися всі вхідні листи.

Якщо реєстрація листів ведеться централізовано одним співробітником, то рекомендуємо ретельно поставитися до вибору способу реєстрації. Відмінним варіантом стане той спосіб, який вимагає найменше часу і зусиль. Дозвольте співробітнику самостійно визначити, якими засобами необхідно користуватися для реєстрації листи.

Час руху документа в організації повинно бути мінімальним, тому радимо не просити передати лист через першого зустрічного співробітника організації. Зрозумійте, що це не входить в його обов`язки, тому краще не ризикувати важливими документами, за втрату яких відповідальність ляже на вас. Тому рекомендуємо самостійно розподіляти листи по підрозділах. Це не відніме у вас більше 15 хвилин.

Рекомендуємо матеріали по темі: