Як залучити керівника компанії в процес впровадження сед?

Відео: Впровадження системи електронного документообігу в НАО "Національна супутникова компанія"

Відео: Поствнедреніе: що на десерт? Practicum DIRECTUM

Звичайно, коли перша особа компанії зацікавлене в успіху проекту, виступає спонсором або керівником керуючого комітету, всі питання по проекту впровадження, вирішуються легко і ефективно. Але не варто залучати керівника до вирішення проектних питань занадто часто, створюючи у нього відчуття, що система настільки складна і не продумана, що без його щоденної участі вона не зможе продовжувати успішно впроваджуватися.

Якщо ваш керівник не володіє будь-якими знаннями про документообіг або діловодстві, ви можете зробити наступне:

• підготуйте необхідні матеріали по тематиці,
• розкажіть керівникові про документообіг та діловодстві,
• приведіть аргументи, як впровадження СЕД дозволить підвищити ефективність документообігу в компанії,
• розкажіть про функціональні можливості обраної вами СЕД керівнику,
• зробіть акценти на найбільш важливих і значимих моментах.

Спробуйте зрозуміти причини, що спонукали керівника почати впровадження СЕД.

Найкраще обговоріть це на особистій зустрічі, задавши йому запитання про причини впровадження системи, яких результатів він хотів домогтися цим, за якими критеріями буде оцінювати успіх впровадження, в якій проектної ролі він бачить себе в команді проекту, право вирішення яких проектних завдань він би хотів залишити за собою, а рішення по яким делегувати членам команди проекту, своєчасно отримуючи інформацію про статус вирішених завдань. За підсумками зустрічі ви краще зможете зрозуміти інтерес і очікування вашого керівника і спільно з ним виробити загальну стратегію роботи.

Постарайтеся перевести вигоди для організації з абстрактних понять в конкретні цілі і цифри. Маючи конкретну мету, з допомогою аналітиків-консультантів можна сформулювати вимоги до системи і скласти план впровадження і подальшого розвитку.

Відео: Впровадження СЕД: правила хорошого тону. Practicum DIRECTUM

На жаль, універсальних методів залучення керівника, на відміну від залучення співробітників, не існує. Вам необхідно зрозуміти, який ефект від впровадження може бути досягнутий, що з цього співвідноситься з вищими пріоритетами керівника, і робити акцент саме на ці доводи.

важливо:

1. Починати впровадження СЕД можна тільки після того, як ви визначилися з роллю генерального директора в проекті.

Залучення керівника не повинно бути формальним. Керівник повинен ставити цілі і знати, для чого впроваджується система і який ефект від її впровадження отримають співробітники підприємства, сам керівник і компанія в цілому.

2. Також важливо визначитися зі ступенем залученості керівництва в проект. Найкращий варіант - "не заважати" команді у виконанні завдань.

Нехай керівник підключається тільки в разі, коли повноважень членів команди проекту недостатньо для оперативного вирішення питання. Або якщо він бачить, що проект розвивається не в тому руслі, в якому він би хотів, щоб проект розвивався. У такій ситуації немає постійного тиску з боку, і команда проекту може реалізувати весь свій потенціал, не озираючись і не чекаючи рішення керівника з кожного питання.

3. Найбільшу ефективність проекту принесе той керівник, який здатний швидко реагувати на потреби проекту, пов`язані з проведенням організаційних і операційних змін, допомагати в подоланні опору новим процесам і правилам з боку співробітників компанії - це керівник, готовий зустрічатися зі співробітниками і пояснювати, для чого вводиться в дію нова система, яку мету переслідує її впровадження і які позитивні моменти з цього зможуть витягти співробітники. Керівник, готовий на своєму прикладі продемонструвати співробітникам важливість роботи в системі, ставши її користувачем, здатний домогтися залучення співробітників підприємства в роботу з новою системою, використовуючи свій вплив на колектив. Адже без зацікавленості та узгодженої роботи людей СЕД не більше ніж комбінація з програмного забезпечення і «заліза», в яку потрібно «вдихнути життя» і постійно підтримувати в актуальному стані відповідно до потреб мінливого бізнесу.

Андрій Хізев, керівник Департаменту впровадження компанії «Логіка бізнесу 2.0»

Відео: "Електронний офіс" для Керівників. Готове рішення системи електронного документообігу (СЕД)

"Сучасні технології документообігу і діловодства" - журнал для керівників служб ДОУ, начальників діловодних підрозділів, завідуючих канцеляріями, загальними відділами та архівами про практику управління документами в електронному та паперовому видах.