Узгодження документів в організації

Одним з найбільш складно розв`язуваних питань в роботі з документами є їх узгодження. Створення єдиного регламенту або порядку погодження документів являє собою довгий і складний процес, особливо якщо дана робота ведеться в рамках великої компанії. У даній статті ми розповімо, як вирішити питання з узгодженням.

З даної статті ви дізнаєтеся:

що таке узгодження документів-
регламент за погодженням документів.

Узгодження документів в організації є складним і тривалим процесом. Він вимагає не тільки наявності мінімальних знань про оформлення документів у всіх співробітників організації (або хоча б у тих, хто працює з документами), а й єдності в дотриманні оздоблювальні частини. Як відомо, навіть у багатьох ГОСТах існують різні варіанти оформлення документів (взяти той же розташування реквізитів). Тому рекомендуємо ознайомитися з правилами узгодження документів, щоб в подальшому їх можна було застосувати в роботі вашої організації.

Узгодження документів

Перш за все слід зазначити, що узгодження документів буває двох видів: внутрішнім і зовнішнім. Внутрішнє узгодження проводиться серед зацікавлених співробітників компанії, коли документ знаходиться на стадії проекту. Зовнішнє узгодження означає ознайомлення з документом співробітників сторонньої компанії. У цьому матеріалі ми розглянемо переважно внутрішнє погодження.

Читайте по темі в електронному журналі

Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
Контроль виконання документів

Внутрішнє узгодження документів також носить назву візування. Дана процедура передбачає ознайомлення з документом до того моменту, як він буде затверджений і підписаний (тобто введений в дію). При цьому сама позначка про узгодження називається візою. Цей реквізит ставиться після ознайомлення безпосередньо на документі або на аркуші погодження.

Узгодження документів виконується усіма зацікавленими співробітниками, які так чи інакше мають відношення до документа або до діяльності, в рамках якої видається документ. Така міра необхідна для підвищення якості прийнятих рішень, мінімізації числа помилок при прийнятті управлінських рішень та підвищення відповідальності співробітників.

Візуванню підлягають всі документи, що містять управлінські рішення і прийняті керівником організації. До таких документів можна віднести правила, інструкції, графіки, акти, договори (трудові та цивільно-правові), розпорядження, накази і т.д. Узгодження не проводиться щодо документів, що відображають колегіальну діяльність.

Відео: DeskWork: Узгодження документів

Як правильно узгоджувати документи?

Регламент за погодженням документів

Як вже було написано вище, відмітка про погодження документа може бути проставлена як на самому листі документа, як і на аркуші погодження. Якщо відмітка ставиться на документі, то вона повинна розташовуватися під підписом особи, яка склала документ, або на зворотному боці. Якщо мова йде про узгодження розпорядчого документа, то в даному випадку віза ставиться на зворотному боці або на аркуші погодження.

Відео: SharePoint: Узгодження Картки документа (workflow deal card)

Лист узгодження оформляється наступним чином:

ЛИСТ УЗГОДЖЕННЯ

Відео: Узгодження - Електронний документообіг iTs-Office

проекту наказу "Про ..."

Найменування посади особи Підпис, дата І.О. Прізвище

...

Виконавець - І.О. Прізвище, посада, підрозділ, телефон

Які види узгодження документів існують в СЕД? Які особливості є при переході з західної на вітчизняну СЕД?

Також, якщо необхідно, то дані про розсилку документа вказуються на даному аркуші після рядка виконавця. Оформляється розсилка наступним чином:

Розіслав: (або: РОЗСИЛКА)

Посада, прізвище працівника, при необхідності - кількість примірників.

Слід розуміти, що лист погодження є частиною документа і при передачі на архівне зберігання він повинен бути поміщений в справу разом з документом.

Також відзначимо, що найчастіше документи, що підлягають узгодженню, мають додатки. В даному випадку потрібна наявність візи на кожному аркуші додатка. Додатки узгоджуються керівником підрозділу-виконавця.

Відзначимо, що ГОСТ Р 6.30-2003 містить вимоги, згідно з якими повинна бути оформлена відмітка про погодження. Вона повинна містити підпис та посаду співробітника, візує документ, розшифровку підпису і дату підписання.

Технологія роботи з документами. документообіг

У разі, якщо співробітник, який візує документ, має зауваження або просто не згоден з текстом документа, то віза повинна мати такий вигляд:

зауваження додаються

Начальник комерційного відділу

В.А. Сидоров

25.08.2017

або: