Контроль виконання документів у 2017 році

З даної статті ви дізнаєтеся:

• для чого потрібен контроль виконання документів-
• як правильно організувати контроль виконання документів в 2017 році-
• різновиди контролю виконання документів.

Найчастіше багато рішень і розпорядження, прийняті в ході засідань або зборів в компанії, виконуються в повному обсязі або з порушенням тимчасових термінів. Дані проблеми призводять до великих витрат і помітно знижують ефективність всієї компанії. Більш того, це може привести до зіпсованої репутації і невдоволення клієнтів і ділових партнерів. Щоб уникнути подібних проблем і помітно підвищити ефективність всієї компанії, рекомендуємо ввести контроль виконання документів в 2017 році.

Цілі контролю виконання документів

Контроль виконання документів дозволяє оперативно відслідковувати хід виконання прийнятих доручень. З його допомогою можна виявити проблеми і помилки в роботі організації, а також вжити заходів щодо їх усунення.

Відео: Контроль виконання документів і доручень в СЕД «ДЕЛО»

Наприклад, однією з найпоширеніших проблем, помітно впливають на швидкість виконання документів, є організація документообігу. Для того, щоб доручення виконувалися оперативно необхідно, щоб їх шлях від керівництва до виконавця займав якомога менше часу. Правильно організований документообіг не допустить затримок документів на чиєму-небудь столі і дозволить швидко проінформувати виконавця про наявної для нього роботі. При виявленні затримок слід задуматися над реорганізацією або створенням більш ефективної схеми документообігу.

Контроль виконання документів

Також контроль виконання документів покликаний зменшити кількість документів, що знаходяться на поточному зберіганні. Кожен документ, що містить наказ або доручення, повинен бути підписаний виконавцем по завершенню роботи, а також прийнятий безпосереднім начальством або керівником організації. Це дозволяє швидше оформляти документи по завершеним справах для подальшої передачі в архів.

Також контроль виконання документів значно підвищує дисципліну в компанії і відповідальність співробітників. Більш того, за допомогою даної процедури можна виявити працівників, чия ефективність помітно нижче, ніж у інших або навпаки. У будь-якому випадку, контроль виконання дозволяє сформувати цілісну картину про діяльність кожного окремо взятого співробітника або підрозділу в цілому.

Інструкція з діловодства. Розділ «Організація виконання документів та доручень»

За допомогою контролю виконання документів керівник організації може отримати дані про тимчасові витрати, які потрібні для виконання конкретного доручення. Подібна інформація дозволяє в подальшому планувати діяльність організації, а також розраховувати і прогнозувати обсяги робіт і прибуток компанії.

Організація контролю за виконанням документів у 2017 році

Для якісної організації контролю виконання слід скласти чітку послідовність дій. для Спершу необхідно поставити на контроль документи, що вимагають виконання. Далі необхідно упевнитися в обізнаності виконавців про отримання доручень. На цьому етапі дуже важливо своєчасне доведення відомостей, інакше затримки можуть виникнути вже на цьому етапі. За фактом виконання документ знімається з контролю і направляється в справу. Остаточним етапом стає аналіз результатів, збір статистики та інформування керівництва. Саме така послідовність дозволить організувати чіткий контроль за виконанням документів 2017 року.

Відео: 3 Контроль виконання документів Практичне завдання

Види контролю виконання документів

Існують різні види контролю виконання документів в 2016 році. Його можна здійснювати за допомогою електронних журналів (наприклад, MS Excel) або реєстраційно-контрольних карток, що входять в картотеку. У будь-яку реєстраційну форму вводяться необхідні відомості про документ (автор, назва структурного, дата і реєстраційний номер (індекс), заголовок до тексту, резолюція, терміни виконання, відмітка про виконання і номер справи, в якій буде зберігатися документ).

Відео: Швеція скасувала паспортний контроль і посилила контроль на кордонах (новини)

Діловодство в компанії: як взяти під свій контроль. 7 головних кроків

У службі ДОП повинна бути сформована загальна контрольно-довідкова картотека, в підрозділі - контрольно-довідкова картотека підрозділу.

Відео: реєстрація документів і контроль виконання документів реферат

Для збору даних про контроль виконання документів використовуються різні форми зведень (довідок, звітів), в яких вказується загальна кількість доручень і наказів, які перебувають на виконанні, кількість виконаних в строк, кількість невиконаних або виконаних з перевищенням терміну, причини затримок виконання.