Правила ділового листування

З даної статті ви дізнаєтеся:

• які бувають різновиди ділової перепіскі-
• основні правила ведення ділової перепіскі-
• особливості ведення електронного листування.

Ділове листування, як правило, необхідна в тому випадку, якщо партнери компанії (або можливі партнери) не мають можливості регулярно спілкуватися наживо або по телефону або таке спілкування недоцільно. В основному такі проблеми можуть виникнути через розміщення компаній в різних містах (країнах), що говорить про різницю в часі і дорожнечі безпосереднього спілкування. Саме тому ділове листування повинна бути побудована таким чином, щоб повністю відповідати всім вимогам і не завдавати незручностей обом сторонам. Давайте розглянемо, як слід її організовувати.

Різновиди ділової переписки

Як уже зрозуміло, ділове листування буває двох видів: електронна та традиційна паперова. Електронна ділове листування має ряд незаперечних переваг, головним з яких є можливість ведення її в режимі онлайн. Тобто, на відміну від традиційних листів, електронні листи доставляються протягом лічених хвилин адресату, що дозволяє оперативно отримати відповідь на питання, що цікавить або вирішити будь-яку проблему. Однак, разом з цим, електронна ділова переписка менш надійна, так як відомі випадки злому корпоративної електронної пошти і, відповідно, втрати важливої інформації.

Відео: Норми і правила електронного листа. Тамара Воротинцева. Тренінг Ділове листування

Також подібна проблема може стати причиною розголошення матеріалів, не призначених для цього, що також може призвести до втрати прибутку або репутації. Тому, якщо ділове листування містить важливі відомості або документи, то рекомендуємо використовувати для цього звичайні паперові носії і скористатися послугами кур`єрської доставки.

Візовий збір: правила оформлення і порядок роботи

Відео: Правила ділового листування по електронній пошті

Незважаючи на велику популярність електронної переписки, не можна повністю виключити традиційні паперові листи. Як правило, багато компаній регулярно отримують за допомогою звичайної пошти листи від контролюючих органів і різних інстанцій. Більш того, доставка таких документів здійснюється за допомогою кур`єра або першим класом. Це гарантує доставку листів до адресата, що є важливим фактором для даної категорії ділових листів. Більш того, найчастіше потрібна відповідь підтвердження про отримання документа.

Основні правила ділового листування

Слід знати, що кожен лист має бути оформлено належним чином, незалежно від того, оформляється воно в електронному вигляді або на папері. Найкращим варіантом стане розробка єдиного фірмового бланка для письма. Такий захід дозволить уникнути помилок і помилок в ході оформлення листа власноручно, а також дозволить вашим партнерам по листуванню виділяти і незмінно дізнаватися листи з вашої організації. Даний бланк повинен містити такі реквізити, як найменування вашої організації, логотип, контакти і інші дані за бажанням. Як правило, багато компаній також вказують такі реквізити, як ІПН / ОГРН, БИК і ОКПО на випадок, якщо листування має на увазі грошові перекази.

Відео: Правила етикету: ділове листування, електронна пошта

Класифікація ділових листів

Слід зазначити, що кожне ділове лист повинен ставитися тільки до одного питання, або до кількох взаємозалежним. Кожен окремий питання краще оформити на окремому листі, щоб організація, яка отримала листа, могла передати відповідні питання компетентним працівникам. Такий спосіб ведення ділової переписки обгрунтований не тільки практичністю, але і тим, що у вашій компанії складається образ компетентних професіоналів.

Відео: Електронне листування

Особливості електронного листування

Кожен сучасний офісний працівник зобов`язаний вміти вести ділову електронну переписку. Спосіб подачі інформації, формулювання думки і оформлення повідомлення дозволяє зробити висновок про компетентність і рівень загальної культури співробітника. Більш того, неправильне ведення електронного листування від імені компанії може зіпсувати діловий імідж організації або навіть стати причиною втрати ділових партнерів.

Зберігання електронної пошти

Подача інформації в діловому листуванні підпорядковується певним правилам, перше з яких жорстко обмежує обсяг електронного повідомлення. Думка повинна бути викладена максимально коротко, чітко і послідовно. Лаконічність і доступність інформації при мінімальному обсязі листи - не просто правило хорошого тону. Такий спосіб подачі інформації найбільш ефективний. Адресат з більшою ймовірністю уважно прочитає лист, вкладається в сторінку формату А4, ніж буде розбиратися в багатосторінковому документі.