Ведення ділового листування

Відео: 5 Етикет ділового листування

З даної статті ви дізнаєтеся:

• основи ведення ділової перепіскі-
• діловий етикет в перепіске-
• особливості ведення листування із зарубіжними партнерами.

Сучасний бізнес передбачає встановлення ділових відносин з партнерами з різних міст і країн. Часом великі відстані не дозволяють зустрітися з представниками іншої організації, для того, щоб вирішити будь-які актуальні питання. Тому дуже важливо знати, як здійснюється ведення ділової переписки, адже саме з її допомогою можна уникнути витратних відряджень і непорозуміння.

Основи ділового листування

Слід знати, що кожен лист має бути оформлено належним чином, незалежно від того, оформляється воно в електронному вигляді або на папері. Найкращим варіантом стане розробка єдиного фірмового бланка для письма. Такий захід дозволить уникнути помилок і помилок в ході оформлення листа власноручно, а також дозволить вашим партнерам по листуванню виділяти і незмінно дізнаватися листи з вашої організації. Даний бланк повинен містити такі реквізити, як найменування вашої організації, логотип, контакти і інші дані за бажанням. Як правило, багато компаній також вказують такі реквізити, як ІПН / ОГРН, БИК і ОКПО на випадок, якщо листування має на увазі грошові перекази.

Класифікація ділових листів

Слід зазначити, що кожне ділове лист повинен ставитися тільки до одного питання, або до кількох взаємозалежним. Кожен окремий питання краще оформити на окремому листі, щоб організація, яка отримала листа, могла передати відповідні питання компетентним працівникам. Такий спосіб ведення ділової переписки обгрунтований не тільки практичністю, але і тим, що у вашій компанії складається образ компетентних професіоналів.

Діловий етикет в листуванні

Перш ніж почати вести ділову переписку слід зрозуміти, що незалежно від того, з ким вона ведеться, правила її ведення залишаються незмінними. Будь це великий закордонний партнер або клієнт компанії - мова спілкування в обох випадках повинен бути поважним і загальнодоступним. Також не допускається використовувати зайву емоційність при веденні листування. Тон повідомлення (незалежно від інформації, що міститься в листі) повинен бути максимально нейтральним. Це посприяє встановленню вашій репутації, як професійну людину, яка знає свою роботу і не допускає емоцій на робочому місці. Повірте, вам вдасться швидше досягти бажаної мети, якщо лист буде містити обгрунтовані аргументи, а не критику або вимоги.

Зберігання електронної пошти

Не всі ділові листи є офіційними документами. При необхідності написання тексту особистісного характеру до людини переважно звертатися по імені-по батькові. Прізвище завжди додає офіційності, робить звернення більш ввічливим і формальним.

Відео: Електронне листування - правила етикету

Ведення листування із зарубіжними партнерами

Лист-пропозиція про зустріч відправляється з метою проінформувати одержувача про те, що деякий посадова особа має намір і можливість зустрітися і обговорити виниклі питання або плани. У більшості випадків основна частина (т.зв. «тіло листа») складається з трьох частин:

• Введення, в якому повідомляється причина написання листа.
• Основна інформація листи.
• Висновок, що містить передбачувані / очікувані дії / інформацію.

Другу і третю частини іноді поєднують.

Візовий збір: правила оформлення і порядок роботи

Введення листи-пропозиції про зустріч може:

Відео: Переписка на німецькій мові

• містити посилання на ініціює подія для даного листа: лист, телефонний дзвінок, повідомлення електронної пошти, попередню домовленість (скажімо, на виставці) і т.п.
• бути первинним, який ініціює зустріч і містить причину, по якій співробітнику вашої компанії потрібно зустрітися з представником компанії-одержувача. Такі листи можуть бути адресовані як тим компаніям, з якими вже існують які-небудь взаємини, так і тим, з якими потрібно встановити контакти.

У першому випадку у введенні можуть використовуватися такі фрази:

Якщо потрібно ініціювати зустріч, не маючи попередніх домовленостей у вигляді усних угод, листів або повідомлень, можна використовувати наступні варіанти вступної частини:

Прикінцеві фрази можуть містити інформацію як загального характеру, тобто формальні фрази типу «Якщо потрібна додаткова інформація, будь ласка, звертайтеся ...», так і більш конкретного, тобто можуть уточнювати, що і коли буде або має бути зроблено, наприклад: «Наш співробітник зв`яжеться з Вами для уточнення деталей ». Для завершення листи можна використовувати наступні варіанти: