Вхідна кореспонденція в 2017 році

Кожна організація регулярно отримує різного роду кореспонденцію, будь то листи від контролюючих органів або рекламні буклети. Щоб не заплутатися в різноманітності одержуваних документів, рекомендуємо ознайомитися з цією статтею, в якій ми детально розглянемо процес прийняття та реєстрації вхідної кореспонденції в 2017 році.

Відео: Невтішні прогнози: що чекає Росію і ЛДНР в 2017 році? - Громадянська оборона, 10.01.2017

З даної статті ви дізнаєтеся:

різновиди вхідної кореспонденції в 2017 році-
реєстрація вхідних листів.

Найчастіше в багатьох організаціях входять документи не реєструються належним чином, що досить часто призводить до втрати важливих документів. Дуже часто можна спостерігати картину, як вхідна кореспонденція просто складається в якийсь певний ящик, який наповнюється до тих пір, поки працівник не вирішить його розібрати. Такий підхід є в корені неправильним, адже дуже часто входять документи (особливо від контролюючих органів) мають актуальність, втрата якої може завдати чималої шкоди організації. Саме з цієї причини так важливо організувати роботу з вхідною кореспонденцією в 2017 році.

Види вхідної кореспонденції у 2017 році

Як відомо, на даний момент багато організацій вже активно використовують можливості ведення ділової переписки з допомогою електронних повідомлень. Більш того, величезна кількість компаній має свої сайти, на яких будь-який клієнт може звернутися з цікавлять питанням або пропозицією. Тому, виходячи з цього, вхідну кореспонденцію можна систематизувати двома способами: за способом отримання і по адресатам. Вхідна кореспонденція в 2017 році

На даний момент існує три можливих способів отримання ділових листів: за допомогою пошти, електронним способом і кур`єрською доставкою. Зрозуміло, що в даному випадку найважливішими будуть вважатися листи, доставлені за допомогою кур`єра. Таку кореспонденцію необхідно негайно реєструвати і передавати керівнику організації, або співробітнику, який уповноважений в даному питанні.

Листи, отримані стандартній поштовій доставкою, також можуть містити дуже важливу інформацію, тому їх також необхідно реєструвати в день прийняття. Як правило, таким способом доставляються документи, відправлені контролюючими органами. Спам в таких листах зустрічається досить рідко, за винятком листівок і буклетів рекламного змісту.

Електронні листи також необхідно правильно реєструвати, однак, не всі співробітники знають, як це зробити. Якщо електронного листа здобуде важливу інформацію або у вашій організації ведеться ділове листування з партнерами за допомогою електронних листів, то рекомендуємо зберігати копії всіх листів. Для цього можна просто сканувати електронного листа і зберегти в відповідну папку на комп`ютері. Якщо ж у вашій організації все ще діють принципи паперового документообігу, то можна зробити копію листа, яка буде містити позначку про наявність електронного оригіналу.

Реєстрація вхідних листів

Процес роботи з вхідною кореспонденцією, як і будь-який інший бізнес-процес, крім складових його елементів обов`язково описує або регламентує виробничу діяльність його учасників. Для кожного учасника процесу характерна певна роль. В даному випадку ролі можуть бути розподілені так:

Керівник - це керівник організації або підрозділу. Переглядає що надійшли на його ім`я папери і приймає по них рішення. Надалі оцінює виконання.

Відповідальний виконавець - співробітник компанії, вказаний в резолюції керівника (повноважного особи) як «відповідальний виконавець». Отримує документ для його подальшого виконання, організовує виконання і доповідає про хід роботи.

Контролер - співробітник компанії, який за призначенням керівництва повинен здійснювати контроль виконання. Також в його обов`язки входить зняття з контролю та завершення робіт.

Секретар - секретар керівника. Отримує кореспонденцію, відповідає за її сортування, реєстрацію і оформлення. Також вносить в реєстраційну форму відомості про рух документа всередині організації. При наявності в організації служби ДОУ ці функції виконує діловод.

Відео: 15 найбільш ОЧІКУВАНИХ ФІЛЬМІВ У 2017 РОЦІ

Для реєстрації вхідних листів використовують:

паперові носії (журнал вхідної документації або контрольно-реєстраційні картки);
електронний журнал (СЕД або MS Excel).

При реєстрації використовується стандартний набір реквізитів, який містить:

реєстраційний номер вхідного документа;
дата реєстрації (надходження) документа;
відомості про кореспондента (найменування організації - автора документа-посаду та П.І.Б. особи, яка підписала лист);
короткий зміст листа;
спосіб доставки (можна вказати номер поштового відправлення);
кількість примірників листи;
відомості про адресата (П.І.Б. та посада особи, на ім`я якого надійшов лист або найменування організації);
П.І.Б. і посаду співробітника, якому був переданий вхідний документ для прийняття управлінського рішення, ознайомлення або виконання.