Делегування повноважень щодо підписання документів

Відео: Олексій Слободянюк Тренінг "Делегування повноважень"

З даної статті ви дізнаєтеся:

• в якому випадку може знадобитися делегування полномочій-
• як оформити делегування повноважень щодо підписання документів.

Відео: Делегування повноважень. Ключові навички ТОПів

До делегування повноважень щодо підписання документів рано чи пізно доводиться вдатися кожному керівнику. При цьому абсолютно неважливо, з яких причин доводиться передати повноваження - порядок оформлення завжди повинен відповідати чинному законодавству.

Випадки, в яких потрібно делегувати повноваження

Існує кілька різних ситуацій, в яких у керівника може виникнути необхідність в делегуванні повноважень щодо підписання документів іншого співробітника. Давайте розглянемо поширені.

Відпустка або відрядження керівника. Найчастіше керівники організацій, вирушаючи у відпустку, нехтують необхідністю делегування повноважень щодо підписання документів. Такий підхід може принести не тільки проблеми і зволікання, пов`язані з підписаними документами, але і збитки, які понесе компанія.

Відрядження співробітника. Даний випадок є найбільш поширеним в практиці передачі повноважень щодо підписання документів. Багато співробітників направляються у відрядження саме з такою метою: для участі в різних заходах від імені компанії, пошуку нових контактів, постачальників, інвесторів і клієнтів. Саме з цієї причини важливо делегувати співробітнику повноваження, щоб відрядження виявилася найбільш продуктивною і корисною для організації.

Поділ повноважень. Деякі керівники прагнуть уникнути великої кількості рутинної роботи, пов`язаної з підписанням різної документації. Одним із зручних виходів з даної ситуації є наділення відповідними повноваженнями співробітника, який прийме на себе відповідальність за підписання ділової документації. Такий захід є ефективною в тому випадку, якщо організація має великий документообіг.

Яким способом директор може давати доручення в СЕД під час відрядження?

Підвідомча мережа. При великій кількості філій компанії або її представництв делегування повноважень дозволяє значно скоротити проблеми, що виникають з підписанням документів. При великих відстанях між підвідомчими філіями досить проблематично організувати швидке повідомлення і оперативне підписання документів. У цьому випадку саме передача повноважень керівникам філій дозволить уникнути тимчасових затримок і неустойок.

Робота з вхідними документами. Також одним з ефективних способів розвантажити керівника організації є делегування повноважень щодо підписання різних вхідних документів. Це необхідно для того, щоб листи після сортування потрапляли до відповідних підрозділів. В цьому випадку необхідно наділити співробітників різних відділів компанії необхідними повноваженнями щодо підписання документів.

Оформлення делегування повноважень

Передача повноважень по роботі з документами може бути оформлена двома способами: оформленням довіреності або локальним нормативним актом. При цьому найбільш поширеним і простим способом передачі повноважень є видання нормативного акта. Довіреність в даному випадку вимагає особливої необхідності і оформляється в тому випадку, коли підписання підлягають особливо важливі документи, а відповідальність співробітника, наділеного повноваженнями, необхідно оформити законно.

Інструкція з діловодства. Розділ «Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів»

Як правило, щоб розподілити обов`язки щодо підписання вхідних документів, досить створити про це особливий розділ в посадовій інструкції. Однак, слід зазначити, що в даному випадку мова йде тільки про роботу з вхідною кореспонденцією. Передача права на підписання таких документів, як бухгалтерська звітність, кадрові та податкові документи вимагає наявності довіреності. Це пов`язано з тим, що робота з такою документацією може торкнутися правову сторону діяльності співробітника, тому і покладена відповідальність повинна бути закріплена відповідним чином.

Відзначимо, що довіреності бувають трьох видів: разова, спеціальна і генеральна. Виходячи з назви стає зрозуміло, що разова довіреність наділяє повноваженнями лише разово або в умовах дії певної угоди або контракту. Спеціальна довіреність наділяє повноваженнями на вчинення однієї дії або декількох, пов`язаних з ним (наприклад, робота з вхідними документами). Генеральна довіреність дозволяє здійснювати різні операції і юридичні дії від імені компанії (якщо вона видана від імені юридичної особи).

Канали доставки кореспонденції одержувачам