Види ділової кореспонденції

З даного матеріалу ви дізнаєтеся:

• що має на увазі поняття ділова корреспонденція-
• які існують види ділової корреспонденціі-
• правила роботи з діловою кореспонденцією.

У будь-якій компанії обробка вхідних документів входить в посадові обов`язки секретаря. При цьому мова йде не тільки про паперову кореспонденції, а й про електронні листи. Тому дуже важливо вміти розбиратися у всіх тонкощах роботи з кореспонденцією, а також вміти розрізняти її за важливістю. Давайте розглянемо це питання більш детально.

Що має на увазі ділова кореспонденція

Як правило, до ділової кореспонденції відносяться всі листи, що надійшли на адресу компанії. Це може бути як електронну адресу, так і звичайну поштову. Головним завданням секретаря в роботі з вхідною кореспонденцією є необхідність вміти правильно розсортувати кореспонденцію, виходячи з важливості інформації. Наприклад, до вхідної кореспонденції відносяться як листи від контролюючих органів, так і новини від ваших партнерів про знижки та спеціальні пропозиції. Не виключено, що другий лист в певних випадках буде містити більш цікаву інформацію і навіть певну вигоду, проте, саме лист з контролюючих органів буде більш пріоритетним. Воно може містити інформацію про зміну в термінах надання звітної документації, що є, по суті своїй, дуже важливою інформацією, нехай і не примітною на перший погляд. З цього випливає необхідність вміти розбиратися в видах ділової кореспонденції.

Відео: Business Correspondence

Види ділової кореспонденції

Вступники листи можна класифікувати за змістом:

• листи, що містять будь-яка вимога, прохання, пропозиція, скаргу, тобто листи-запити, що вимагають будь-яких дій або прийняття рішень;
• листи-відповіді на направлені вами ініціативні документи;
• довідково-інформаційні листи.

На даний момент існує три можливих способів отримання ділових листів: за допомогою пошти, електронним способом і кур`єрською доставкою. Зрозуміло, що в даному випадку найважливішими будуть вважатися листи, доставлені за допомогою кур`єра. Таку кореспонденцію необхідно негайно реєструвати і передавати керівнику організації, або співробітнику, який уповноважений в даному питанні.

Чи потрібно реєструвати особисту кореспонденцію?

Листи, отримані стандартній поштовій доставкою, також можуть містити дуже важливу інформацію, тому їх також необхідно реєструвати в день прийняття. Як правило, таким способом доставляються документи, відправлені контролюючими органами. Спам в таких листах зустрічається досить рідко, за винятком листівок і буклетів рекламного змісту.

Електронні листи також необхідно правильно реєструвати, однак, не всі співробітники знають, як це зробити. Якщо електронного листа здобуде важливу інформацію або у вашій організації ведеться ділове листування з партнерами за допомогою електронних листів, то рекомендуємо зберігати копії всіх листів. Для цього можна просто сканувати електронного листа і зберегти в відповідну папку на комп`ютері. Якщо ж у вашій організації все ще діють принципи паперового документообігу, то можна зробити копію листа, яка буде містити позначку про наявність електронного оригіналу.

Як правильно підшивати документи по папках?

Правила роботи з діловою кореспонденцією

Основним правилом у роботі з кореспонденцією є необхідність обробки її в день надходження. Дане нехитре правило дозволить вам оперативно обробляти документи, вчасно їх реєструвати і передавати за призначенням і не допустить пропажі важливих ділових паперів.

Крім того, якщо щодня здійснювати роботу з кореспонденцією за графіком і в певний час, то це дозволить правильно організувати робочий процес. Наприклад, якщо ви будете здійснювати обробку ділових листів до обідньої перерви, то після можна зайнятися передачею листів за призначенням і їх узгодженням. Таким чином, співробітники компанії, які отримали документи на узгодження вже будуть знати, в який час їм чекати документи.

Інструкція з діловодства. Розділ «Робота з надходить кореспонденцією»

Відео: Types of Business Correspondence

Наступне важливе правило полягає в обов`язковій реєстрації ділової кореспонденції, що містить важливу інформацію. Після того, як ви відберете важливі листи, їх слід зареєструвати в журналі обліку вхідної кореспонденції або за допомогою РКК (реєстраційно-контрольна картка). Більш того, на даний момент існують різні електронні програми, які використовуються для реєстрації вхідної кореспонденції.