Як оформляти спільні документи

Відео: ГОСТ Р 6.30-2003 Реквізит документа «Підпис» - Олена А. Пономарьова

Що таке спільний документ?

Розглядаючи питання, як правильно здійснювати оформлення спільних документів, ми вивчимо такі ситуації.

1. Що таке спільні нормативні акти і коли вони складаються.
2. Рекомендації з оформлення спільних документів.
3. Нюанси оформлення спільних документів.

Під спільним нормативним актом мається на увазі такий документ, який був складений двома і більше відомствами. Такі розпорядження досить часто складаються і в державних відомствах, і в приватних підприємствах.

Як правильно здійснити оформлення спільних документів?

Підхід до оформлення спільних документів повинен здійснюватися дуже уважно, адже замість дотримання звичних стандартів одного підприємства або відомства вам тепер доведеться складати документ з урахуванням двох підприємств, а вимоги, незважаючи на наявність загальноприйнятого стилю ділового листування, у підприємств і у їх керівників можуть бути найрізноманітніші .

Відео: Документи при покупці автомобіля з рук

Як показує практика, спільними найчастіше бувають накази, розпорядження та інші акти імперативного характеру, рідше листи. Однак в залежності від сфери діяльності вашої організації вам можуть знадобитися і інші спільні документи. Необхідно усвідомити для себе раз і назавжди, що неприпустимо оформлення спільних документів однакових по законності та юридичною силою відомств, наприклад, міністерства і міністерства, тобто спільно оформити документи зможуть тільки, скажімо, федеральна служба і міністерство. Якщо розглядати дане питання не з точки зору державних відомств, то такого обмеження не існує.

Окремі нюанси оформлення

1. Зазначення дати. Необхідно відзначити, що при оформленні спільних документів дата складання спільного документа повинна відповідати даті підписання документа останньої організацією, тобто неприпустимо, щоб одна організація склала документ, минув певний час, і інша організація його підписала. Тоді насправді виходить вже не спільний документ, а складений однією організацією, а друга організація лише підтверджує своє з ним згоду. Дата підписання документа оформляється суворо арабськими цифрами, причому дата і місяць у вигляді двох цифр, а рік у вигляді чотирьох. Це робиться з метою виключити можливість підробки документа.
2. Реєстраційний індекс на спільному акті, як правило, доповнюється індексом за номенклатурою справ. Якщо в звичайному випадку це одна кругла печатка з номером, то в даному випадку печаток має бути дві, так як відомства теж два. Припустимо варіант однієї печатки, але з двома реєстраційними індексами, оформленими через косу риску зліва направо.
3. Місце видання. Як правило, в актах, які є наказами або розпорядженнями, вказується точна адреса відділу, організації або відомства, яка здійснила його випуск. В даному випадку, з огляду на, що організацій декілька, адреса організації, яка має більшу юридичну силу або на місці якої підписувався документ, пишеться посередині (замість звичайного правого верхнього кута), нижче вказується адреса другого закладу.
4. Окремо має бути вказаний заголовок. За загальним правилом заголовок пише організація, яка складає акт. Дві організації повинні вирішити, хто саме стане ініціатором оформлення заголовка і проявить ініціативу. У випадку з державними організаціями заголовок диктує вищестояще відомство. Наприклад, в разі оформлення спільних документів між федеральною службою і міністерством заголовок позначає міністерство.

Навіть якщо компанія, в якій ви на сьогоднішній день працюєте, маленька і видає тільки внутрішні локальні акти, які не взаємодіючи з іншими організаціями, це не означає, що дана інформація вам не знадобиться. Кожен досвідчений, кваліфікований фахівець, будь то канцелярист, документознавець або секретар, повинен знати, як відбувається оформлення спільних документів, що істотно підвищить його кваліфікацію та професійну компетенцію.

Отже, можна з упевненістю сказати, що тепер ви обізнані, як оформляти спільні документи, що потрібно знати і враховувати при їх складанні. Більш дрібні нюанси оформлення актів повинні бути узгоджені внутрішніми розпорядженнями вашої організації і повинні враховуватися компетентними фахівцями.

Рекомендуємо статті по темі:

1. Пристрій архіву для забезпечення збереження документів
2. Терміни зберігання вхідної та вихідної документації
3. Реєстрація документів в діловодстві