Основні вимоги до документів

З даної статті ви дізнаєтеся:

• основні вимоги до документам-
• найбільш часті помилки в документах-
• зразки документів.

Будь-який документ повинен містити певні реквізити, які і роблять зі звичайного аркуша паперу документ, що має юридичну силу. Різні категорії документів відрізняються набором реквізитів. Однак, все ділові папери мають щось спільне. Саме ці основні вимоги до всіх видів документів ми і розглянемо далі.

Основні вимоги до документів

Мабуть, найвідомішим і головною вимогою до документів є формат паперу. Як відомо, найпопулярніший формат, який застосовується повсюдно, - це А4. Більше половини документів організації видаються саме на аркушах такого формату. Але є винятки.

Відео: SEO для розробника сайту

Наприклад, бухгалтерська документація рясніє розмаїттям документації різних форматів. Як правило, багато організацій в наш час користуються різними бланками, які заповнюються вручну. До них можна віднести рахунки-фактури, товарні чеки, зарплатні відомості і так далі. Дані бланки відрізняються меншим розміром листа (як правило, А5) і мають яскраво виражений жовтуватий відтінок паперу. Однак, це анітрохи не знижує цінності самого документа, навпаки, бухгалтерська документація має більший термін зберігання, ніж багато інших документів в організації.

Відзначимо, що проектна та кошторисна документація також може бути видана на папері інших форматів. Як правило, для документів, що містять креслення і графіки, використовується папір форматів А3 і А2.

Також існують певні реквізити, наявність яких на будь-якому документі є обов`язковим. Так, до них відносяться найменування та назва організації, адреса, найменування документа, підпис і дата. Наявність кожного з цих реквізитів цілком обгрунтовано і є запорукою того, що не виникне ніяких проблем при необхідності підтвердження юридичної сили документа.

Інструкція з діловодства. Розділ «Оформлення і відправка вихідних документів»

Відео: 02 Предмет перевірки основні вимоги до локальних документів підприємства при проведенні перевірки

Нагадаємо, що багато співробітників донині припускаються помилки при проставленні реквізиту "Дата". Кожен документ повинен датуватися тим числом, коли він був підписаний, а не датою його складання. Як правило, дату ставить відповідальна особа, яка підписала документ.

Поширені помилки в документах

Найпоширенішою помилкою є підписання документа невстановленою особою. Зазвичай співробітники служб діловодства не перевіряють, хто конкретно підписав документи. Так робити не можна. Необхідно до документа, наприклад договором, акцепту оферти, акту, докласти наказ, який підтверджує повноваження підписанта, або довіреність. Інакше може виникнути судовий спір, який закінчиться не на користь вашої компанії. Так, акт звірки, підписаний невстановленою особою, яка не є належним документом, що свідчить про визнання контрагентом боргу.

Інструкція з діловодства. Розділ «Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів»

Документ повинен мати своє найменування, яке дозволяє його ідентифікувати, знайти серед інших документів, дати йому правову оцінку. Якщо компанія довільно назвала документ, наприклад, замість подорожнього листа довідкою або актом, така помилка не є критичною, оскільки суть документа залишилася. Однак подібна помилка може призвести до судових спорів.

Назву організації повинно бути вказано максимально повним чином. Крім того, воно повинно відповідати установчим документам. Важливо перевірити не тільки власні реквізити, а й правильність реквізитів в документах від контрагентів. Адже помилки в документах контрагентів свідчать про те, що компанія не виявила належної обачності.

Бланки документів

Якщо у вас виникають певні труднощі при складанні документів, то рекомендуємо обзавестися бланками документів, які допоможуть мінімізувати можливі помилки. Бланки документів можуть бути як для певних документів (бланк листа, бланк договору, бланк наказу і т.д.), так і загальними, які підійдуть для оформлення різної документації.

Відео: Актуальна первинка 2014: вимоги законодавства, податкові ризики і судова практика

Як правильно підшивати документи по папках?

Безсумнівною перевагою бланків є наявність обов`язкових реквізитів. Так, використання бланка не тільки скоротить кількість помилок при його заповненні, а й зменшить час, необхідний для цього. Більш того, бланки документів допомагають у створенні позитивної репутації організації, так як є істотною деталлю фірмового стилю

Відео: відеосемінари з Охорони праці